acompanhar de perto os gerentes, todas as horas do dia, para entender desde o
princípio as tarefas administrativas e as necessidades informacionais (DAVENPORT,
1998, p.177-178).
Para Ballestero-Alvarez (1997, p. 68), no momento em que se estuda o fluxo
de informações, algumas divisões conceituais se fazem necessárias para que o
objetivo seja mais facilmente alcançado. Conforme se demonstra no Quadro 2, de
acordo com a autora, para se conseguir melhores resultados, o estudo precisa ser
dividido e independente do método que seja usado para a análise do fluxo de
informação, é imprescindível manter em mente algumas observações importantes.
DIVISÃO OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
departamento: é a mais óbvia, ela
proporciona uma visão completa das
operações desenvolvidas por um
departamento em especial. Porém, é
preciso estar atento à forma como uma
informação passa de um departamento
para outro, as interligações na
informação nem sempre são claramente
evidentes;
entrada: uma forma de eliminar a
dificuldade anterior é acompanhando
uma determinada entrada (por exemplo,
fatura do fornecedor) e seguindo seu
trajeto até o término. Nesta alternativa,
deve-se ter certeza de que cada uma e
todas as entradas, tanto internas como
externas, estão contempladas e saber
qual, ou quais ações são geradas dentro
da empresa;
atividade: pode ser usado em conjunto
com qualquer um dos métodos anteriores
e consiste em estudar a informação
necessária para iniciar ou controlar uma
única atividade (por exemplo, emissão
de pedido de matéria-prima);
objeto: consiste em estudar um objeto
específico produzido ou controlado (por
exemplo, atendimento ao cliente);
saída: consiste em estudar os processos
no sentido inverso, pelas suas saídas
(internas ou externas). Percorre-se, em
retrocesso, os documentos, arquivos e
processos intermediários dos dados até
chegar à criação dos documentos
Todos os documentos coletados
devem ser avaliados de acordo com
seu conteúdo e utilidade.
Registrar todas as duplicações,
discrepâncias ou soluções
inadequadas que sejam detectadas.
Verificar se as respostas, quanto ao
uso das informações, são confirmadas
por componentes hierarquicamente
inferiores que aqueles que a
forneceram, para confirmação de
respostas.
Estabelecer a responsabilidade
funcional sobre a informação para
cada usuário pesquisado.
Observar se as datas de recebimento
das informações são coerentes com
aquelas de preparação ou
consistência.
Verificar, efetivamente, quantos
objetivos primários ou secundários são
contemplados pela informação.
Observar que muitas vezes a
informação acaba ajudando na tomada
de decisões que, aparentemente, nada
tem a ver com a produção da
informação, propriamente dita.
Verificar se algum relatório após o
recebimento é conferido, ou verificado
se está correto; observe que não
podem pairar dúvidas quanto à
veracidade da informação que está
sendo veiculada, se isto ocorrer, algo
não está corretamente definido.
Registrar se a informação é usada de