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Dentre as áreas de aplicação de workflow incluem-se aquelas com base na ordenação
e controle de atividades as quais podem ser automatizadas, tais como processos
industriais, manufatura, processos jurídicos, ensino à distância e controle de licitações,
entre outros. A gestão por processos associada à tecnologia de workflow pode trazer
diversos benefícios à organização, tais como: (a) descrição precisa e não ambígua dos
processos de negócio existentes; (b) melhoria na definição de novos processos; (c)
maior eficácia na coordenação do trabalho entre diferentes agentes; (d) obtenção, em
tempo real, de informações precisas sobre o andamento dos processos e; (e)
padronização dos processos executados, de forma manual ou automatizada, pela
organização (THOM, 2007a).
Muitas vezes, diferentes passos de um processo de negócio podem estar sendo
executados redundantemente ou de forma ineficiente. A tecnologia de workflow, através
da automação dos processos de negócio, contribui para a redução de custos, tempo de
execução, erros, bem como redundâncias na execução dos processos. Ao mesmo tempo,
ela aumenta o controle sobre eles levando ao incremento da qualidade dos processos,
dos seus resultados e da organização como um todo (IOCHPE, 2001), (MUEHLEN,
2004), (THOM, 2007b).
Workflow está intimamente associado à reengenharia de processos de negócio,
preocupando-se com a análise, modelagem, definição e subsequente implementação do
núcleo de um processo de negócio de uma organização, ou outra entidade de negócios
(LOPES, 2003). Apesar de nem todas as atividades de reengenharia de processos
resultarem em implementações de workflow, tal tecnologia é muito apropriada, pois
permite uma separação entre a lógica do processo de negócio e seu suporte operacional,
facilitando a incorporação de mudanças futuras nas regras procedurais que definem os
processos de negócio. Alternativamente, nem todo workflow é fruto de uma
reengenharia de processos, visto que pode ser resultado de uma implementação
automatizada de um processo de negócio pré-existente (WORKFLOW
MANAGEMENT COALITION, 1995).
Os Sistemas de gerenciamento de workflow (WfMS – Workflow Management
System) são sistemas de software que interpretam a definição formal de um processo de
negócio, a qual é especificada através de uma linguagem de execução de processos de
negócio (OWEN, 2003). Além disso, controlam o andamento deste de acordo com a sua
definição, interagem com os participantes e invocam os aplicativos externos. São eles os
responsáveis pela definição, criação e gerenciamento da execução do workflow,
fornecendo, inclusive, funções administrativas e de supervisão para permitir a re-
atribuição e escalonamento de tarefas, realização de auditorias e gerenciamento de
informações (WORKFLOW MANAGEMENT COALITION, 1998a), (WORKFLOW
MANAGEMENT COALITION, 1998b). Com o desenvolvimento deste tipo de
aplicativo ao longo dos últimos anos, não mais apenas o trabalho pode ser realizado
automaticamente pelos computadores, mas a sua gerência também (PLESUMS, 2002).
Dentre alguns sistemas existentes, pode-se citar Staffware, FileNet Visual WorkFlo,
MQ Series Workflow, SAP R/3 Workflow, Fujitsu´s i-Flow, Verve, Forte Conductor,
HP Changengine, entre outros (KIEPUSZEWSKI, 2003).
Os sistemas de gerenciamento de workflow estão para a lógica dos processos assim
como os sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBDs) estão para os dados em
relação à aplicação. Como se observa na Figura 2.1, enquanto estes separam o
gerenciamento dos dados dos problemas relativos à aplicação, aqueles isolam a lógica
dos processos da lógica da aplicação (SCHOOL OF INFORMATION TECHNOLOGY