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SADY DARCY DA SILVA JUNIOR
RELAÇÕES ENTRE OS FATORES CRÍTICOS
PARA A MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS E
A GESTÃO ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL
Porto Alegre
Março 2009
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2
SADY DARCY DA SILVA JUNIOR
RELAÇÕES ENTRE OS FATORES CRÍTICOS
PARA A MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS E
A GESTÃO ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL
Dissertação apresentada como requisito parcial
para a obtenção do grau de Mestre em
Administração, pelo Mestrado em Administração e
Negócios da Faculdade de Administração,
Contabilidade e Economia da Pontifícia
Universidade Católica do Rio Grande do Sul.
Orientadora Prof
a
. Dr
a
. Edimara Mezzomo Luciano
Porto Alegre
Março 2009
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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação ( CIP )
S586r Silva Junior, Sady Darcy da
Relações entre os fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional / Sady Darcy da Silva Junior. – Porto Alegre,
2009.
178 f. : il.
Diss. (Mestrado em Administração e Negócios) – Fac.
de Administração, Contabilidade e Economia, PUCRS.
Orientação: Profª. Drª. Edimara Mezzomo Luciano.
1. Administração de Empresas. 2. Administração de
Projetos. 3. Administração – Estratégias. I. Título. II.
Luciano, Edimara Mezzomo.
CDD 658.404
.
Ficha Catalográfica elaborada por
Vanessa Pinent
CRB 10/1297
3
Sady Darcy da Silva Junior
RELAÇÕES ENTRE OS FATORES CRÍTICOS
PARA A MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS E
A GESTÃO ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL
Dissertação apresentada como requisito parcial
para a obtenção do grau de Mestre em
Administração, pelo Mestrado em Administração e
Negócios da Faculdade de Administração,
Contabilidade e Economia da Pontifícia
Universidade Católica do Rio Grande do Sul.
Aprovada em 31 de março de 2009, pela Banca Examinadora.
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________________
Prof. Dr. Leonardo Rocha De Oliveira
______________________________________________________
Prof. Dr. Maurício Gregianin Testa
______________________________________________________
Prof. Dr. Antônio Carlos Gastaud Maçada
______________________________________________________
Prof
a
. Dr
a
. Edimara Mezzomo Luciano
(Orientadora)
4
Dedico este trabalho à Alice, minha fantástica
companheira de vida, e também ao Pedro, brotinho
mágico do nosso amor que está em seu ventre, que
chegará ao mundo, se Deus quiser, no final
do mês de setembro deste ano.
Dedico também à minha Vó Mary, minha segunda
mãe, que deixou esta dimensão há poucos dias, em
13/mar/2009, no auge dos seus 88 anos. Gatinha,
graças a Deus aproveitei a única oportunidade que
tive para lhe dizer que serias bisavó mais uma vez.
Por tudo que fizestes por mim e por tudo o que lhe
devo pelo que sou, estarás viva para sempre, com
muito amor e carinho, dentro do meu coração...
5
AGRADECIMENTOS
Agradeço, sobretudo, a Deus, ser supremo que me permitiu vencer mais esta
importante jornada, de trajetória nada simples, tampouco fácil. Para sempre me lembrarei do
primeiro semestre de 2007: casei, comprei casa, me mudei, entrei no mestrado (cursando
cinco disciplinas), comecei a dar aula na Unisinos (disciplina nova, sendo que já lecionava
em outra universidade em Santa Cruz do Sul), e tocava dois grandes projetos no papel de
gerente de projetos. É isso mesmo: três CLT’s e mais o que foi dito, tudo junto... Só com a
ajuda de Deus para manter tudo isso mais o casamento funcionando por cinco meses...
Por falar em casamento, registro agradecimento especial à minha maravilhosa
esposa Alice, cujo amor, compreenssão e companheirismo foram muito além do que eu
poderia esperar, sobretudo nas tardes ensolaradas de domingo, me ajudando a transcrever
artigos em inglês, enquanto poderíamos estar passeando e tomando chimarrão no parque.
Sem ela, com certeza, eu não teria forças para superar todos os obstáculos que apareceram
pelo caminho neste período de dois anos.
Agradeço à minha mãe, Marietinha, que me deu a vida e que se desdobrou em dois
papéis desde a partida precoce do Sady Pai. Neste período ela soube entender, igualmente
com muito amor e carinho, todos os momentos em que precisei deixar de exercer o papel de
filho presente, em nome desta empreitada.
Por falar nisso, agradeço aos entes queridos que já se foram: meu pai, com quem
tão pouco convivi, e que dizem que sou absolutamente igual a ele em todos os sentidos, o
que me orgulha muito; à minha irmã, com quem tive pouco tempo para aprender a ser irmão
e a meu fantático avô, o “Gageirão”, cuja postura correta de vida e seriedade moldaram
muito do caráter que tenho. E, claro, à minha querida vó Mary, que partiu há poucos dias...
É vô, a “gatinha” foi ao seu encontro novamente... Tenho certeza de que todos vocês estão
sempre comigo, de uma forma muito especial...
Não poderia esquecer de meus estimados amigos e demais familiares, pelos dois
anos em que tanto neguei convites a encontros, aniversários e happy hours. Neguei tanto,
que no momento nem me convidam mais. A todos vocês, o aviso de que estou voltando.
Não poderia faltar o Spyke e a Penélope, meus cachorros, que por vários finais de
semana ficaram me olhando da rua, com a cabeça torta para o lado, não entendendo
porque eu não pegava as coleiras e os levava para passear. No entanto, como sempre,
mantiveram em todos os momentos o seu amor incondicional pelo dono. Amigões, está
decretada nova temporada de passeios pelo Bairro Guarujá, na zona sul de Porto Alegre.
6
A todos os demais, sem desmerecer destaque, que incentivaram a conclusão deste
estudo e contribuíram com tempo, reflexões, habilidades e apoio, manifesto meus
agradecimentos especiais:
• À Profa. Edimara Mezzomo Luciano, pelo companheirismo, compreensão e
cobranças que tornaram esta dissertação possível. Mais do que uma
orientadora, ganhei uma amiga;
• Aos meus colegas de mestrado. Com certeza, muitos deles serão grandes
amigos para toda a vida;
• Aos profissionais do caso em estudo, por me emprestarem um pouco do seu
valioso tempo em uma etapa crucial para esta pesquisa;
• Aos integrantes do Grupo de Pesquisa sobre Gestão e Governança de TI da
PUCRS, pela excelente contribuição no pré-teste;
• Aos especialistas que validaram o roteiro de entrevistas e as relações
propostas, em especial, dentre eles, ao amigo de longa data e doutorando
Fabrício Sobrosa Affeldt, cujo destino nos fez companheiros de faculdade, de
emprego por duas vezes, e agora, de academia;
• Aos professores do MAN, que contribuíram na minha formação acadêmica;
• Aos professores da banca examinadora, em especial ao Prof.
Antônio
Maçada, que aceitou o convite de participação como membro externo;
• E, finalmente, aos funcionários do MAN, pela boa vontade e simpatia que
sempre a mim ofereceram.
7
“Sou uma coisa que pensa, isto é, que duvida, que afirma, que nega, que conhece
poucas coisas, que ignora muitas, que ama, que odeia, que quer
e não quer, que também imagina e que sente.”
René Descartes
8
RESUMO
Gerenciamento de projetos e gestão estratégia organizacional tornaram-se assuntos
comuns e de relevância no ambiente corporativo. Guias de melhores práticas e modelos são
lançados, empresas de consultoria são contratadas visando uma efetiva utilização dos
mesmos, enquanto as organizações destinam boa parte de seus orçamentos para manter
este mercado ativo e crescente. Porém, pouco se fala das relações entre essas duas áreas,
uma vez que normalmente este esforço de utilização se dá de forma isolada. No estudo
preliminar deste trabalho, verificou-se que estas relações são um grande desafio para as
organizações, uma vez que o que se busca é exatamente a sintonia entre os projetos e as
estratégias organizacionais. Também se verificou um forte elo de ligação entre a estratégia
e a área de gerenciamento de projetos através da maturidade em gerenciamento de
projetos. No entanto, obter maturidade em gerenciamento de projetos leva tempo e tem
reflexos em toda a organização, além de ser necessário decidir por uma série de ações
consistentes, que podem ser caracterizadas como fatores críticos, tais como cultura e
estrutura organizacional e patrocínio dos níveis estratégico e tático, dentre outros. Neste
sentido, esta pesquisa de abordagem qualitativa e natureza exploratória têm como tema o
gerenciamento de projetos, delimitado aos fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos, com foco na gestão estratégica organizacional. Tendo em vista
a delimitação do tema e o foco apresentados, a questão de pesquisa consiste em estudar as
relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a
gestão estratégica organizacional. Sendo assim, propor estas relações é o objetivo deste
trabalho. Em relação aos procedimentos metodológicos, inicialmente foi elaborado um
modelo teórico proposto, a partir de 19 fatores críticos para a maturidade em gerenciamento
de projetos, identificados com base no referencial teórico. Paralelamente, foram criados
roteiros semi-estruturados de entrevistas validados por especialistas, visando à aplicação
destes roteiros em um estudo de caso, juntamente com a análise documental e observação
direta, a fim de identificar a aplicabilidade e a contribuição das relações propostas no
contexto do caso analisado. Como conclusões, verificou-se que o estudo agregou
conhecimento para as áreas de gestão estratégica e gerenciamento de projetos,
contribuindo efetivamente no sentido de sugerir novas formas de relações entre as mesmas,
e também que a questão de pesquisa foi respondida e que os objetivos do estudo foram
plenamente atingidos.
Palavras-chave: Gerenciamento de projetos. Maturidade. Gestão Estratégica.
Balanced Scorecard.
9
ABSTRACT
Project management and organizational strategic management became regular
subjects with considerable importance at the companies’ environment. Best practices guides
and models are launched; consultants are hired based on an effective utilization of them;
while the corporations reserve a considerable part of their budgets to maintain this market
active and growing. However, the relationship between these two areas has received few
comments, because the utilization effort normally is isolated. In a preliminary study, it was
noticed that these relations are a big challenge for the organizations, because what is being
searched is an alignment between the organization strategies and projects. A strong link
between strategy and project management area was also observed through the project
management maturity. Nevertheless, a long time is needed to reach maturity in project
management and it reflects in whole organization. Beyond this fact, it is necessary to take a
series of consistent actions, which can be characterized as critical factors, such as culture,
organization structure and strategic and tactical level sponsorship. Seeking this goal, this
qualitative approach research with exploratory nature has the project management as the
main teme, delimitated in the critical factors to reach project management maturity, focalizing
the organizational strategic management. Based on the theme delimitation and focus
presented, the main point in this research is to study the relationship between the maturity
critical factors in project management and the organizational strategic management. Based
on that, to propose this relationship is the objective of this job. As a methodology, initially was
prepared a theoretical model based on nineteen maturity critical factors in project
management, identified from theoretical references. At the same time, semi-structured
interview roadmaps validated by experts were created, aiming the application of these
roadmaps in a case study, including the content analysis and direct observation techniques,
and the identification of the applicability and contribution of the relations in the case study
scenario. As a conclusion, it was noticed that the study aggregated knowledge to the
strategic and project management areas, contributing effectively with suggestions about new
relationship ways between them, the research question was answered and the study
objective was completely reached.
Key words: Project management. Maturity. Strategic Management. Balanced Scorecard.
10
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Tema/Delimitação do tema e foco da pesquisa............................................ 19
Figura 2 - Estrutura do Balanced Scorecard.................................................................. 43
Figura 3 - Exemplo de relações de causa e efeito entre objetivos................................
.
48
Figura 4 - Modelo teórico proposto - Etapa 1................................................................
.
70
Figura 5 - Modelo teórico proposto - Etapa 2................................................................
.
70
Figura 6 - Modelo teórico proposto - Etapa 3................................................................
.
71
Figura 7 - Modelo teórico proposto - Etapa 4................................................................
.
72
Figura 8 - Modelo teórico proposto - Mapa estratégico dos fatores críticos.................. 76
Figura 9 - Modelo teórico proposto - Etapa 5................................................................
.
78
Figura 10 - Modelo teórico proposto - Etapa 6................................................................
.
79
Figura 11 - Desenho de pesquisa.................................................................................... 83
Figura 12 - Mapa estratégico validado pelo especialista GP1......................................... 86
Figura 13 - Mapa estratégico validado pelo especialista GP2......................................... 87
Figura 14 - Mapa estratégico validado pelo especialista GP3......................................... 88
Figura 15 - Seqüência de etapas validada pelos especialistas.......................................
.
90
Figura 16 - Mapa estratégico validado pelos especialistas.............................................
.
91
Figura 17 - Versão final das relações – Seqüência de etapas validada pelo
s
especialistas................................................................................................
.
143
Figura 18 - Versão final das relações - Mapa estratégico validado pelo
s
especialistas................................................................................................
.
143
11
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Modelos e assuntos de referência para os fatores críticos identificados... 54
Quadro 2 - Fatores críticos para a maturidade organizacional em gerenciamento
de projetos................................................................................................... 59
Quadro 3 - Perfis e especialidades dos especialistas................................................... 84
Quadro 4 - Quadro de dimensões e variáveis............................................................... 93
Quadro 5 - Quadro de dimensões, variáveis e fatores críticos..................................... 94
Quadro 6 - Tipos de questões – Roteiro de entrevistas para gerentes de projetos...... 96
Quadro 7 - Tipos de questões – Roteiro de entrevistas para dirigentes.......................
.
96
Quadro 8 - Tipos de questões – Roteiro de entrevistas para gerentes funcionais........ 97
Quadro 9 - Pré-teste com grupo de pesquisa – Parte I - Identificação das questões...
.
98
Quadro 10 - Pré-teste com grupo de pesquisa – Parte II - Análise das questões........... 98
Quadro 11 - Sugestões de melhorias dos especialistas nos roteiros para gerentes
de projetos................................................................................................. 103
Quadro 12 - Sugestões de melhorias dos especialistas nos roteiros para dirigentes
e gerentes funcionais................................................................................. 107
Quadro 13 - Resumo geral das sugestões de melhorias dos especialistas
nos roteiros................................................................................................ 108
Quadro 14 - Tempo de duração das entrevistas...........................................................
.
112
Quadro 15 - Consolidação da análise dos fatores críticos............................................
.
142
Quadro 16 - Gestão estratégica – Fator crítico x Roteiro x Questões........................... 166
Quadro 17 - Gerenciamento de projetos – Fator crítico x Roteiro x Questões.............. 168
Quadro 18 - Cultura Organizacional – Fator crítico x Roteiro x Questões..................... 170
12
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
BSC Balanced Scorecard
CEO Chief Executive Officer
CMM Capability Maturity Model
COBIT Control Objectives for Information and Related Technology
GPD Gerenciamento pelas Diretrizes
ISACA Information Systems Audit and Control Association
IT Information Technology
ITGI IT Governance Institute
MMGP Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos
OPM3 Organizational Project Management Maturity Model
PMBOK Project Management Body of Knowledge
PMI Project Management institute
PMMM Project Management Maturity Model
PMO Project Management Office
PMP Project Management Professional
SEI Software Engineering Institute
TI Tecnologia da Informação
TQM Total Quality Management
13
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO...................................................................................................15
1.1 IMPORTÂNCIA E JUSTIFICATIVA DO TEMA ...........................................17
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA E QUESTÃO DE PESQUISA ...........................19
1.3 OBJETIVOS DO ESTUDO..........................................................................21
1.3.1 Objetivo Geral......................................................................................21
1.3.2 Objetivos Específicos...........................................................................21
1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO ...................................................................22
2 REFERENCIAL TEÓRICO.................................................................................23
2.1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS..........................................................23
2.1.1 Gerenciamento por Projetos................................................................25
2.1.2 Relações entre Projetos e Estratégia Organizacional..........................25
2.1.3 Gerenciamento de Programas.............................................................26
2.1.4 Gerenciamento de Portfolio .................................................................27
2.1.5 Influências Organizacionais.................................................................28
2.2 MODELOS DE MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS ..30
2.2.1 A origem dos Modelos de Maturidade .................................................30
2.2.2 OPM3 – Organizational Project Management Maturity Model .............32
2.2.3 PMMM - Project Management Maturity Model.....................................34
2.2.4 MMGP – Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos........35
2.2.5 COBIT - Control Objectives for Information and Related
Technology/Processo PO10...............................................................................36
2.3 GESTÃO ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL..........................................38
2.3.1 Formulação da Estratégia....................................................................40
2.3.2 Implementação da Estratégia ..............................................................41
2.4 MODELOS DE GESTÃO ESTRATÉGICA..................................................42
2.4.1 Balanced Scorecard - BSC..................................................................42
2.4.1.1 As perspectivas do Balanced Scorecard ......................................44
2.4.1.2 Objetivos Estratégicos..................................................................46
2.4.1.3 Mapas Estratégicos ......................................................................47
2.4.1.4 Relação entre Balanced Scorecard e Formulação da Estratégia .48
2.4.1.5 Críticas ao Balanced Scorecard ...................................................49
2.4.2 Gerenciamento pelas Diretrizes - GPD................................................51
2.4.2.1 GPD através do Gerenciamento por Projetos...............................52
2.5 FATORES CRÍTICOS PARA A MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE
PROJETOS IDENTIFICADOS A PARTIR DO REFERENCIAL TEÓRICO............53
2.6 MODELO TEÓRICO PROPOSTO..............................................................69
2.6.1 Relações Identificadas a partir do Referencial Teórico (Versão 1)......69
3 MÉTODO DE PESQUISA..................................................................................80
3.1 CARACTERIZAÇÃO DO MÉTODO............................................................80
3.2 DESENHO DE PESQUISA.........................................................................82
3.3 VALIDAÇÃO DA VERSÃO INICIAL DAS RELAÇÕES POR
ESPECIALISTAS...................................................................................................83
3.3.1 Relações Validadas por Especialistas (Versão 2)................................89
3.4 PREPARAÇÃO DA COLETA DE DADOS..................................................91
3.4.1 Elaboração do Protocolo de Pesquisa.................................................92
3.4.2 Dimensões e Variáveis da Pesquisa....................................................92
3.4.3 Elaboração dos Instrumentos de Pesquisa..........................................95
14
3.4.4 Pré-Teste com Grupo de Pesquisa......................................................97
3.4.5 Validação com Especialistas..............................................................100
3.5 COLETA DE DADOS................................................................................108
3.5.1 Aplicação das Entrevistas..................................................................111
3.5.2 Coleta de Documentos e Observação Direta.....................................112
4 ANÁLISE DOS DADOS....................................................................................114
4.1 ANÁLISE DAS ENTREVISTAS.................................................................114
4.2 ANÁLISE DOCUMENTAL.........................................................................136
4.3 OBSERVAÇÃO DIRETA...........................................................................138
4.4 PROPOSTA DE RELAÇÕES (VERSÃO FINAL) ......................................140
4.5 APLICABILIDADE E CONTRIBUIÇÃO DAS RELAÇÕES PROPOSTAS .144
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS.............................................................................149
5.1 CONCLUSÕES.........................................................................................150
5.2 CONTRIBUIÇÕES DO ESTUDO..............................................................152
5.3 LIMITAÇÕES DO ESTUDO......................................................................153
5.4 SUGESTÕES PARA CONTINUIDADE DA PESQUISA............................154
APÊNDICE A – Protocolo de Pesquisa...................................................................160
APÊNDICE B – Roteiro de Entrevistas – Gerentes de Projetos..............................171
APÊNDICE C – Roteiro de Entrevistas – Dirigentes ...............................................174
APÊNDICE D – Roteiro de Entrevistas – Gerentes Funcionais ..............................177
15
1 INTRODUÇÃO
O conceito de estratégia passou a fazer parte do vocabulário das empresas na
década de 50, na medida em que a resposta a mudanças no ambiente externo começou a
se tornar importante (ANSOFF e MCDONNEL, 1993). Em função disso, foi nessa época que
surgiu a área de gestão estratégica nas universidades americanas. Com o passar dos anos,
a gestão estratégica tornou-se uma nova e importante disciplina no estudo de negócios, com
o objetivo de assegurar o êxito das organizações no complexo ambiente de negócios
(HERRERO, 2005).
Para Mintzberg e Quinn (2001), boa parte do que foi publicado sobre o assunto, até a
década de 90, trata de como a estratégia deve ser desenvolvida ou formulada. Entretanto,
atualmente vem crescendo, dentro da disciplina de estratégia, a busca pelo conhecimento
sobre a gestão estratégica, observando-se o surgimento de uma variedade de modelos
focalizados neste propósito, cujos benefícios e características são destacados na literatura
especializada.
Dentre os modelos de gestão estratégica desenvolvidos, merece destaque o
Balanced Scorecard (BSC), proposto em 1992 por Robert S. Kaplan e David A. Norton. Os
autores verificaram um crescimento do uso do Balanced Scorecard no primeiro conjunto de
empresas adeptas, desde 1996, que utilizaram a nova ferramenta como elemento central de
sistemas e processos gerenciais, citando que hoje muitas outras organizações adotaram o
Balanced Scorecard e obtiveram bons resultados (KAPLAN e NORTON, 2000).
No Brasil, um modelo de gestão estratégica amplamente utilizado desde 1996 é o
Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) (CAMPOS, 2002). Para o autor, o principal objetivo
do modelo é transformar as estratégias da organização em realidade, e uma das formas de
se conseguir isso é através do gerenciamento por projetos, o que corrobora com o
pensamento de Mullaly (2006), quando afirma que uma das formas de implementar a
estratégia é através da execução de projetos.
Neste sentido, Oliveira (2005) ressalta que a utilização de projetos proporciona ao
executivo condições de identificar e operacionalizar os planos de ação que a empresa irá
desenvolver, com a finalidade de alcançar os resultados esperados com foco nas
estratégias empresariais.
No que se refere ao gerenciamento e execução de projetos, existem guias
especializados abordando as melhores práticas sobre o tema. Em âmbito nacional destaca-
se o guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), desenvolvido pelo PMI
(Project Management Institute), associação profissional reconhecida internacionalmente,
16
que visa identificar e disseminar os conhecimentos e as melhores práticas identificadas na
área de gerenciamento de projetos.
Uma forma de avaliação dos resultados obtidos com o uso destes guias é através da
medição da maturidade em gerenciamento de projetos. Ibbs e Kwak (2000) definem
maturidade em gerenciamento de projetos como a medição ou mensuração da habilidade da
organização no uso de projetos para diferentes propósitos. Já Kerzner (2006) define
maturidade em gerenciamento de projetos como o desenvolvimento de sistemas e
processos que são por natureza repetitivos e que garantem uma alta probabilidade de que
cada um dos projetos seja bem executado.
Para que seja possível esta medição de maturidade, foram criados modelos de
maturidade específicos para este fim, sendo destacados neste estudo três deles: OPM3 –
Organizational Project Management Maturity Model, PMMM - Project Management Maturity
Model e MMGP – Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos. Apesar de tratar-
se de um framework específico para processos estratégicos de tecnologia da informação, o
COBIT - Control Objectives for Information and Related Technology é também considerado
neste estudo, pelo fato de contemplar um processo para medição de maturidade no
gerenciamento de projetos, o “PO10”, que auxilia no alcance dos objetivos desta pesquisa.
Após esta introdução sobre o assunto deste estudo, na próxima seção serão
abordadas a importância e a justificativa do tema desta pesquisa.
17
1.1 IMPORTÂNCIA E JUSTIFICATIVA DO TEMA
As relações entre gerenciamento de projetos e estratégia organizacional são um
assunto em pauta no ambiente empresarial, visto que as empresas precisam desenvolver e
executar estratégias inovadoras a fim de permanecerem competitivas. Por outro lado, a falta
dessas relações pode causar uma perda quase irreversível de oportunidades de mercado à
organização. Desta forma, compreender estas relações torna-se um dos grandes desafios
para as organizações. Em função disso, as empresas devem buscar garantir que seus
projetos estejam plenamente em sintonia com suas estratégias (SRIVANNABOON e
MILOSEVIC, 2006).
Entretanto, nem todas as organizações são bem sucedidas na busca do
relacionamento entre projetos e estratégia (AUBRY, HOBBS e THUILLIER, 2007). Para
Marinho, Campos e Selig (2007), as causas para esse insucesso pode ser uma elevada
quantidade de níveis hierárquicos ou ineficientes canais de comunicação interna, colocando
em risco tudo que foi planejado. Na verdade, o que parece existir é um paradoxo entre o
desejo das organizações e as ações concretas que elas fazem (VAN DEN BROECKE, DE
HERTOGH e VEREECKE, 2005), uma vez que, curiosamente, embora os projetos
caracterizem-se como bases da estratégia organizacional em muitas empresas, o
gerenciamento de projetos raramente é visto como uma função estratégia (CLELAND,
1999).
A respeito desta distância entre objetivos estratégicos e ações, Valeriano (2001)
afirma que projetos sem embasamento na estratégia parecem ser frutos de geração
espontânea, sem nexo nem raízes, e quase sempre falhos e conflitantes. Como resposta ao
problema, Jiang e Klein (1999) citam que um correto planejamento organizacional envolve a
seleção dos melhores projetos a serem executados, normalmente dentre vários. Para isso, é
crucial a definição de critérios baseados nos objetivos estratégicos organizacionais. Outra
forma de tratar o problema de projetos sem valor estratégico e sem grande contribuição para
o desempenho organizacional é através da utilização do Balanced Scorecard como
ferramenta de auxílio para a integração com a estratégia organizacional (BROCK et al.,
2003). Schreiber et al. (2002) afirmam que as iniciativas estratégicas, em ferramentas como
o Balanced Scorecard, são as ações que uma organização pretende realizar para alcançar
seus objetivos estratégicos, principalmente através da utilização de projetos.
Entretanto, Lima e Ponte (2006) afirmam que a literatura disponível sobre modelos
de gestão estratégica não discorre com profundidade sobre os fatores-chave essenciais à
eficácia da implementação dos mesmos no ambiente empresarial, tampouco sobre como se
18
traduz a estratégia em termos de gerenciamento de projetos (AUBRY, HOBBS e
THUILLIER, 2007). Na mesma linha, Srivannaboon e Milosevic (2006) afirmam que as
pesquisas sobre as relações entre gerenciamento de projetos e estratégia organizacional é
recente, e que a literatura existente é muito vaga e escassa, não explicando efetivamente
como ocorrem estas relações, gerando uma necessidade de mais investigação nesta área.
Já Avison et al. (2004) afirmam não existir um debate claro na literatura sobre o conceito,
importância e utilização destas relações, caracterizando uma escassez de estudos nesse
sentido.
Por outro lado, Westphal et al. (2008) citam que um forte elo de ligação entre a
estratégia e a área de gerenciamento de projetos se dá através da maturidade em
gerenciamento de projetos, o que também é evidenciado por Rabechini Jr. e Pessoa (2005),
ao afirmarem que investir na adoção de maturidade em gerenciamento de projetos está
sendo uma preocupação estratégica para as organizações. No entanto, Ibbs e Kwak (2000)
ressaltam que alguns trabalhos sobre maturidade em gerenciamento de projetos têm foco
mais operacional do que estratégico, o que Cooke-Davies (2004) caracteriza como uma
tendência em relação à evolução da maturidade em gerenciamento de projetos.
Em termos de obtenção da maturidade em gerenciamento de projetos, Rabechini Jr.
e Pessoa (2005) afirmam que isso leva tempo e tem reflexos em toda a organização, além
de ser necessário decidir por uma série de ações consistentes, envolvendo desenvolvimento
de competências em várias instâncias, que podem ser caracterizadas como fatores críticos.
Na mesma linha, Silva Jr. et al. (2008) também identificaram fatores críticos fortemente
relacionados à maturidade organizacional em gerenciamento de projetos, tais como cultura
e estrutura organizacional e patrocínio dos níveis estratégico e tático, dentre outros.
Desta forma, justifica-se o desenvolvimento de um estudo sobre as relações entre os
fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional, cuja delimitação do tema e foco serão demonstrados na próxima seção.
19
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA E QUESTÃO DE PESQUISA
Dado este contexto, faz-se necessária a delimitação do tema e o estabelecimento do
foco desta pesquisa, que se busca retratar na Figura 1:
Figura 1 – Tema/Delimitação do tema e foco da pesquisa
Fonte: Elaborado pelo autor
A gestão estratégica organizacional inicia com um processo de formulação da
estratégia, nos padrões tradicionais de planejamento estratégico. O passo seguinte é a
implementação da estratégia, com foco na estratégia formulada anteriormente. A fim de
facilitar a gestão estratégica organizacional foram criados modelos específicos para este fim,
com estruturas voltadas para este propósito (KAPLAN e NORTON, 1997).
Uma das formas de implementar a estratégia organizacional é através da execução
de projetos, que devem ser gerenciados a fim de se obter resultados efetivos com esta
execução (CAMPOS, 2002). Para que fosse possível obter estes resultados, foram criados
guias de melhores práticas no gerenciamento não somente de projetos, mas também,
expandindo os domínios do gerenciamento de projetos, de programas (que se caracterizam
por grupos de projetos) e do portfolio corporativo, que representa o conjunto de projetos,
programas e demais atividades rotineiras de uma organização.
Procurando também auxiliar na busca de resultados efetivos com o uso de projetos,
foram criados modelos voltados para a medição da habilidade da organização neste uso,
denominados modelos de maturidade organizacional em gerenciamento de projetos (IBBS e
KWAK, 2000).
Estes modelos, em sua estrutura, sugerem fatores críticos para o aumento desta
maturidade (RABECHINI JR. e PESSOA, 2005), que podem contribuir, conseqüentemente,
20
para um bom resultado em termos de retorno obtido com a gestão estratégica
organizacional.
Neste cenário, para fins de obtenção do conhecimento necessário para o alcance
dos objetivos propostos nesta pesquisa, o tema caracteriza-se pelo contexto do
gerenciamento de projetos nas organizações. Entretanto, neste estudo, ele será delimitado
aos fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos, com foco na gestão
estratégica organizacional, considerando os modelos criados especificamente para este fim.
Neste sentido, sugere-se que, além do nível de maturidade propriamente dito, obtido
através da aplicação destes modelos (que não é foco desta pesquisa), é de extrema
importância para as organizações terem claro entendimento das relações entre os fatores
críticos para o alcance desta maturidade, levantados nesta pesquisa a partir dos modelos
analisados, e a gestão estratégica organizacional.
Tendo em vista a delimitação do tema e o foco apresentados, a questão de pesquisa
formulada para este trabalho é a seguinte: quais são as relações entre os fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional?
A partir da questão de pesquisa elaborada, a seção a seguir apresenta o objetivo
geral e os objetivos específicos deste trabalho.
21
1.3 OBJETIVOS DO ESTUDO
O presente trabalho visa atender aos objetivos apresentados a seguir:
1.3.1 Objetivo Geral
Propor relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de
projetos e a gestão estratégica organizacional.
1.3.2 Objetivos Específicos
O presente projeto de pesquisa tem como objetivos específicos:
a) Identificar fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos a
partir da análise dos modelos e demais assuntos estudados;
b) Identificar relações entre os fatores críticos identificados e a gestão estratégica
organizacional;
c) Avaliar a aplicabilidade e a contribuição das relações identificadas no contexto do
caso analisado.
22
1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO
A partir do conhecimento teórico adquirido na revisão de literatura, visando o
desenvolvimento em relação ao tema e foco definidos, o presente trabalho está organizado
em cinco capítulos principais, conforme demonstrado a seguir:
a) Capítulo 1 – Introdução: este capítulo contém a parte introdutória do trabalho, a
importância e justificativa para a realização da pesquisa, a delimitação do tema, a
questão de pesquisa, o objetivo geral, os objetivos específicos e a estrutura do
trabalho;
b) Capítulo 2 – Referencial Teórico: neste capítulo são abordados tópicos relacionados
à revisão de literatura sobre gerenciamento de projetos, modelos de maturidade em
gerenciamento de projetos, gestão estratégica organizacional e modelos de gestão
estratégica, além dos fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de
projetos identificados a partir do referencial teórico, bem como o modelo teórico
proposto;
c) Capítulo 3 – Método de Pesquisa: apresenta o detalhamento do método de pesquisa,
sua caracterização, o desenho de pesquisa, a validação da versão inicial das
relações por especialistas e a preparação da coleta de dados, bem como a coleta de
dados em si;
d) Capítulo 4 – Análise de dados: apresenta a análise das entrevistas, a análise
documental, a observação direta, a proposta de relações (versão final) e a
aplicabilidade e contribuição das mesmas;
e) Capítulo 5 – Considerações finais: apresenta as conclusões do estudo, suas
contribuições, limitações e sugestões para continuidade da pesquisa.
23
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Este capítulo apresenta a revisão da literatura que norteia o tema e o foco desta
pesquisa, com ênfase em bibliografias sobre gerenciamento de projetos, modelos de
maturidade em gerenciamento de projetos, gestão estratégica organizacional e modelos de
gestão estratégica.
2.1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Para Kerzner (2006), antes de entender o que é gerenciamento de projetos é
necessário saber reconhecer o que é um projeto. Trata-se de um empreendimento com
objetivo bem definido, que consome recursos e opera sob pressões de prazos, custos e
qualidade, considerados geralmente atividades exclusivas em uma empresa. Já o PMBOK
(PMI, 2004, p. 05) define projeto como ”um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado específico”. Valeriano (2001) cita que um projeto compreende
ações não rotineiras e não repetitivas, que visam a criação de bens ou serviços únicos, uma
vez que cada projeto consiste em um pacote de trabalho distinto dos demais.
Campos (2002) define projetos como temas especiais que visam o atendimento de
medidas do corpo diretivo de uma empresa e que devem ser atacados de forma prioritária e
concentrada, citando como exemplos um novo negócio, um novo produto, um novo
mercado, uma nova tecnologia ou um novo investimento de grande porte.
Para o PMI (2004), gerenciamento de projetos pode ser entendido como a aplicação
de conhecimento, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus
requisitos. No entanto, Rabechini Jr. e Pessoa (2005) afirmam que obter sucesso com
gerenciamento de projetos não tem sido uma prática constante, pelo fato disso ser muito
mais do que simplesmente adotar um guia referencial ou um software de apoio.
Oliveira (2005) define projeto como um plano de trabalho com datas de início e
término previamente estabelecidas, coordenador responsável, resultado final
predeterminado e no qual são alocados os recursos necessários a seu desenvolvimento.
Segundo o autor, para facilitar o entendimento, devem ser conhecidas mais algumas
definições básicas, a saber:
a) Atividade é a menor unidade ou parte administrável dentro de um projeto;
b) Programa é o conjunto de projetos homogêneos quanto a seu objetivo maior;
24
c) Administração de projeto é o esforço no sentido de melhor alocar os recursos,
tendo em vista alcançar os objetivos estabelecidos.
O gerenciamento de projetos pode ser também definido como o planejamento, a
programação e o controle de uma série de tarefas integradas, de forma a atingir os objetivos
com êxito, beneficiando os participantes do projeto (KERZNER, 2006). Para isso, um
gerenciamento de projetos bem sucedido exige planejamento e coordenação extensivos,
bem como uma administração horizontal do fluxo de trabalho e da coordenação do projeto,
ao contrário da administração vertical, como ocorre nos padrões de gerência tradicionais.
Entretando, o autor questiona por que as empresas que iniciam a adoção do
gerenciamento de projetos continuam o utilizando, sem abandoná-lo. A resposta, segundo
ele mesmo, é que simplesmente o gerenciamento de projetos dá bons resultados. Após o
início da utilização, a dúvida principal é quando a empresa chegará à obtenção dos
benefícios plenos desta abordagem. Para se alcançar esta excelência, no entanto, existem
alguns imperativos estratégicos, ou seja, fatores estratégicos que levam as empresas a
implementar o gerenciamento de projetos. Segundo o autor, tanto pressões internas como a
necessidade de melhoria na eficiência e eficácia de determinados processos, como
pressões externas (concorrência, elevação dos padrões de qualidade dos produtos,
preocupações sociais) tornam-se alguns dos imperativos estratégicos para a implementação
do gerenciamento de projetos (KERZNER, 2006).
Valeriano (2001) cita o que denomina moderno gerenciamento de projetos, onde as
técnicas e os processos de gerenciamento de projeto passaram a ser usados no tratamento
de problemas organizacionais diversos, como alterações organizacionais, nos recursos
humanos, no desenvolvimento de novos produtos e processos e nas mudanças da
estratégia da organização.
Kerzner (2006) salienta que até mesmo a existência ou não de um plano de carreira
para os gerentes de projeto pode ser, em uma visão mais abrangente, um fator importante
na definição se a empresa atingirá um resultado excelente ou fraco em gerenciamento de
projetos. Isto provavelmente colabore para o crescimento de interessados em entender e se
profissionalizar em gerenciamento de projetos. Mundialmente, instituições surgem
preocupadas em disseminar a disciplina de gerenciamento de projetos e promover a
profissão do gerente de projetos.
O gerenciamento de projetos conduziu a uma forma de gestão denominada
gerenciamento por projetos, assunto que será abordado no próximo item deste estudo.
25
2.1.1 Gerenciamento por Projetos
Segundo Dinsmore (1999), os objetivos da gestão por projetos são baseados nos
princípios sagrados do gerenciamento de projetos: prazo, custo, qualidade e satisfação dos
stakeholders , bem como também são coerentes com os objetivos globais das empresas.
O gerenciamento por projetos deriva do gerenciamento de projetos, quando usado
como uma abordagem organizacional ou gerencial, em conjunto com algumas operações já
em andamento que poderiam ser redefinidas como projetos (PMI, 2004). No entanto, isso
não significa dizer que todas as operações possam ou devam ser organizadas como
projetos. Na verdade, a adoção do gerenciamento por projetos está relacionada à adoção de
uma cultura organizacional voltada ao gerenciamento de projetos.
Para Valeriano (2001), administração por projetos consiste na identificação dos
problemas organizacionais como passíveis de serem resolvidos na forma de projetos, sendo
possível, desta forma, o uso de todas as ferramentas e processos desenvolvidos, de
eficiência comprovada, em projetos de extrema complexidade. Seguindo o raciocínio, o
autor afirma que, em face às necessidades de mudanças estratégicas nas organizações, a
administração por projetos, em associação ao moderno gerenciamento de projetos, torna-se
um instrumento de crescente importância e de larga adoção, tendo-se demonstrado como
um excelente meio de implementar os planos estratégicos organizacionais.
No entanto, para se implementar os planos estratégicos organizacionais através de
projetos, é importante que se considere a questão das relações entre projetos e estratégia,
assunto que será tratado no próximo item deste estudo.
2.1.2 Relações entre Projetos e Estratégia Organizacional
Para Srivannaboon e Milosevic (2006), as relações entre gerenciamento de projetos
e estratégia organizacional é um assunto em pauta no ambiente empresarial, visto que as
empresas precisam desenvolver e executar estratégias inovadoras a fim de permanecerem
competitivas. Por outro lado, a falta dessas relações pode causar uma perda quase
irreversível de oportunidades de mercado à organização. Desta forma, compreender estas
relações torna-se um dos grandes desafios para as organizações, e por este motivo elas
devem buscar garantir que seus projetos estejam em plena sintonia com suas estratégias.
Na mesma linha de pensamento, Norrie e Walker (2004) afirmam que é essencial o
relacionamento de resultados de projetos à estratégia da corporação. Neste sentido, o PMI
(2004) afirma que projetos são frequentemente utilizados como um meio de atingir o plano
26
estratégico de uma organização, visto que são normalmente autorizados como um resultado
de uma ou mais das seguintes considerações estratégicas:
a) Uma demanda de mercado;
b) Uma necessidade organizacional;
c) Uma solicitação de um cliente;
d) Um avanço tecnológico;
e) Um requisito legal.
Do ponto de vista do projeto, Artto et al. (2008) sugerem que ele pode ter uma
estratégia própria, agindo como uma direção que contribui para o sucesso do projeto no seu
ambiente, considerando a própria necessidade de se atingir as metas dos objetivos
estratégicos. Por outro lado, Ansoff e McDonnel (1993) citam que a estratégia deve ser
usada para gerar projetos estratégicos, focados em áreas por ela definidas, buscando
eliminar possibilidades de existência de projetos incompatíveis com a estratégia.
Em termos de posicionamento dos executivos organizacionais sobre esta questão,
Oliveira (2005) afirma que os mesmos devem considerar o processo de interligação dos
diversos projetos existentes com as estratégias empresariais. Neste sentido, o autor destaca
o papel do gerenciamento de projetos na estratégia organizacional, afirmando que um
executivo ter um número reduzido de projetos efetivamente gerenciados é mais importante
do que um grande número de projetos que podem ser gerados com base em uma
estratégia, o que pode até mesmo tornar-se ingerenciável. Em outras palavras, mais
importante do que a quantidade de projetos oriundos da estratégia é a seleção destes
projetos, em uma visão mais qualitativa do que quantitativa.
Uma outra forma de alinhar as ações implementadas pela organização à estratégia
organizacional é através de programas estratégicos. Segundo Quinn (2001), os programas
estratégicos estabelecem a sequência passo-a-passo das ações necessárias para que a
empresa atinja seus principais objetivos. Dentro dos limites estabelecidos pela política da
empresa, são os programas que expressam como os objetivos serão alcançados,
asseguram que os recursos estão comprometidos com este alcance, propiciando um
traçado dinâmico contra o qual o progresso pode ser mensurado.
Uma vez que foi abordado o conceito de programas neste estudo, no próximo item
será abordado o conceito de gerenciamento de programas.
2.1.3 Gerenciamento de Programas
Para Kerzner (2006), os projetos estão cada vez maiores e mais complexos. Desta
forma, devem ser definidos como atividades multifuncionais, uma vez que o papel do
27
gerente de projeto, nos dias de hoje, tornou-se mais o de integrador do que de analista
técnico. Este aumento de complexidade, no entanto, faz com que a visão sobre o
gerenciamento de projetos, que na maioria das literaturas inclui conjuntos de teorias e
metodologias aplicadas apenas a projetos isolados, passe a abranger múltiplos projetos, em
diversas áreas da empresa (DINSMORE, 1999).
É é exatamente neste ponto que surge o conceito de programa, que pode ser
definido como um grupo de projetos relacionados, gerenciados de forma coordenada,
visando a obtenção de benefícios e controles que não estariam disponíveis caso eles
fossem gerenciados individualmente. O gerenciamento de programas, ao contrário do
gerenciamento de projetos, centraliza e coordena o gerenciamento de um grupo de projetos,
visando atingir os objetivos e benefícios estratégicos do programa (PMI, 2004).
Valeriano (2001) define programas como subdivisões do plano estratégico
organizacional, onde é possível se agrupar as decisões e ações por áreas afins, por
objetivos setoriais ou ainda por objetivos relacionados entre si. Estes programas abrangem
um conjunto de projetos e atividades inter-relacionados, de forma a constituir um
empreendimento de razoável porte, geralmente compreendendo um sistema formado por
um produto e seus serviços associados. No entanto, é ressaltado que todas as ações de um
programa devem ser criteriosamente planejadas, coordenadas e controladas por uma
gerência de programas, cabendo a esta gerência a coordenação e integração de todas as
áreas ou organizações envolvidas.
Além do gerenciamento de programas, em um nível mais estratégico encontra-se o
gerenciamento de portfolio, assunto referente ao próximo item deste estudo.
2.1.4 Gerenciamento de Portfolio
Um portfolio pode ser definido como um conjunto de projetos, programas e outros
trabalhos, agrupados para facilitar a eficácia no gerenciamento dos mesmos, visando o
atendimento dos objetivos estratégicos do negócio. Não necessariamente deve haver
interdependência ou relação direta entre os projetos e programas do portfolio. Normalmente
as organizações gerenciam seu portfolio baseadas em metas específicas, que podem ser,
por exemplo, maximizar o valor do portfolio ou então buscar o equilíbrio do portfolio em
termos de uso eficiente dos recursos. Normalmente a responsabilidade por gerenciar o
portfolio de uma organização é do corpo diretivo e gerencial (PMI, 2004).
Para Kerzner (2006), o gerenciamento de portfolio de projetos ajuda a determinar a
melhor combinação de projetos, bem como o nível correto de investimento para cada
projeto. O autor afirma que (2006, p. 244),
28
o resultado disso é um maior equilíbrio entre projetos em andamento e
novas iniciativas estratégicas. O gerenciamento de portfolio não significa
realizar uma série de cálculos específicos de projetos, tais como RSI
(Retorno Sobre Investimento), VPL (Valor Presente Líquido), TIR (Taxa
Interna de Retorno), período de retorno financeiro e fluxo de caixa, e depois
fazer os ajustes necessários para compensar os riscos. Ao contrário,
significa um processo de tomada de decisões buscando o que é melhor
para a organização como um todo.
Segundo Kerzner (2006), as decisões referentes ao gerenciamento de portfolio não
são tomadas sem critérios, pois geralmente estão relacionadas com outros projetos e com
diversos fatores, tais como reservas financeiras disponíveis e alocação de recursos. Além
disso, o projeto deve alinhar-se com os outros projetos e com o plano estratégico da
organização, o que faz que seja necessária alguma forma de processo de gerenciamento de
portfolio, bem como é imprescindível o envolvimento da alta administração, que
basicamente é a responsável pela definição e comunicação clara das metas e dos objetivos
do portfolio, bem como dos critérios e condições para a seleção dos projetos que o
integrarão.
Outro fator importante é que se necessita de uma visão mais holística considerando
o alinhamento estratégico de projetos e, nesse sentido, o gerenciamento de portfólio de
projetos apresenta-se como uma das soluções para ligar projetos à estratégia de negócio,
gerenciar mudanças rápidas e aumentar a probabilidade de obtenção dos resultados
esperados (SHENHAR et al., 1997 apud ARTTO; DIETRICH, 2004).
Outro fator importante para o sucesso em gerenciamento de projetos, que por este
motivo requer muita atenção por parte das organizações, são as influências que as
organizações exercem sobre os projetos, assunto que será abordado a seguir.
2.1.5 Influências Organizacionais
Kerzner (2006) relata que as mudanças no estilo de gerenciamento e na cultura
corporativa ocorre lentamente em épocas de economia favorável. No entanto, passado o
período de estabilidade econômica, o tempo decorrido entre a identificação da necessidade
de mudança e o acréscimo das estruturas e capacidades necessárias para enfrentar estas
mudanças não é instantâneo, sendo medido em anos. Uma velocidade maior de
implementação de mudanças é possível proporcionalmente à piora das condições
econômicas. É normal que os gerentes seniores sintam-se obrigados a admitir que os seus
conhecimentos em gerenciamento de projetos não são necessários o bastante em períodos
de recessão, e é exatamente nestes momentos que os sistemas de gerenciamento de
projetos ganham importância.
29
Saindo do ambiente externo e avaliando a situação dentro da organização, projetos
normalmente fazem parte de uma organização que geralmente é maior do que eles
mesmos. Desta forma, é inevitável que esta organização exerça influência sobre os projetos.
Segundo o PMI, no guia PMBOK (2004, p. 27),
a maturidade da organização em relação ao seu sistema de gerenciamento
de projetos, sua cultura, seu estilo, sua estrutura organizacional e seu
escritório de projetos também pode influenciar o projeto.
As principais influências que uma organização pode exercer sobre um projeto,
segundo o PMBOK, são as seguintes (PMI, 2004):
a) Sistemas organizacionais: é normal que empresas baseadas em projetos, cujas
operações consistam basicamente em projetos, possuam sistemas de gerenciamento
voltados ao suporte às necessidades dos projetos de forma eficaz e eficiente. Empresas não
baseadas em projetos tendem a não utilizarem estes tipos de sistemas, o que normalmente
dificulta o gerenciamento de projetos;
b) Culturas e estilos organizacionais: a maioria das organizações desenvolve
culturas exclusivas e descritíveis que refletem diversos fatores, como normas, crenças e
valores compartilhados, políticas e procedimentos, visão das relações de autoridade e ética
do trabalho. Estas culturas organizacionais geralmente possuem influência direta no projeto;
c) Estrutura organizacional: a estrutura da organização que executa o projeto
geralmente define a disponibilidade de recursos para o projeto, variando em um espectro
que vai desde uma estrutura funcional, departamental e hierarquizada, até uma estrutura por
projetos, apresentando estruturas matriciais intermediárias;
d) PMO (Project Management Office): muitas organizações enxergam os benefícios
de desenvolver e implementar um PMO, sendo que isso é mais fácil em empresas matriciais
em direção à estrutura por projetos. A função do PMO pode ser de assessoria ou de
concessão formal de autoridade, referente às políticas e procedimentos específicos sobre os
projetos da organização;
e) Sistema de Gerenciamento de Projetos: é o conjunto de ferramentas, técnicas,
metodologias, recursos e procedimentos usados para gerenciar um projeto, podendo ser
formal ou informal, e ajudando o gerente de projetos a conduzir um projeto ao seu término,
de modo eficaz.
Seguindo o referencial teórico deste estudo, na próxima seção serão abordados os
modelos de maturidade em gerenciamento de projetos.
30
2.2 MODELOS DE MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Esta seção do referencial teórico abordará três modelos de maturidade em
gerenciamento de projetos: OPM3 – Organizational Project Management Maturity Model,
PMMM - Project Management Maturity Model e MMGP – Modelo de Maturidade em
Gerenciamento de Projetos.
Além destes três modelos de maturidade em gerenciamento de projetos, será
considerado um framework de medição de maturidade específico para processos
estratégicos de tecnologia da informação (TI), denomimado COBIT - Control Objectives for
Information and Related Technology. Apesar de não ser específico para gerenciamento de
projetos, este framework apresenta, na sua área de alinhamento estratégico, um processo
denominado “PO10”, que trata da medição da maturidade no processo de gerenciar
projetos. Por este motivo, o referido processo deste framework foi considerado neste estudo,
ressaltando, mais uma vez, que o COBIT não se enquadra na categoria de modelo de
maturidade em gerenciamento de projetos, como os três modelos citados no parágrafo
anterior.
2.2.1 A origem dos Modelos de Maturidade
O conceito de maturidade ganhou força em 1990, através do Instituto de Engenharia
de Software (SEI – Software Engineering Institute) da Universidade Carnegie Mellon,
refletindo o melhor das práticas realizadas para a evolução contínua dos processos de
desenvolvimento de software. Isso aconteceu através da criação do CMM - Capability
Maturity Model (SEI, 1995), que define cinco níveis de maturidade para o desenvolvimento
de software: Inicial, Repetível, Definido, Gerenciado e Otimizado. Pelo modelo, é através
destes níveis que as organizações conseguem acompanhar a evolução do ciclo de
desenvolvimento de software e incrementar o seu nível de maturidade, por meio de ações
corretivas e de melhorias contínuas do processo de desenvolvimento, com base em práticas
tidas como ideais.
O CMM também auxiliou os criadores de software a identificar melhorias específicas
que lhes permitiriam tornarem-se mais competitivos em um setor já altamente competitivo
(KERZNER, 2006). Para o autor, é no êxito do CMM que surgiu a origem dos modelos de
maturidade atuais, visto que neste período a indústria de software explorava maneiras
formais de melhor avaliar e mensurar a qualidade e a confiabilidade dos processos usados
para o desenvolvimento de software. A indústria reconheceu o valor da aplicação de
conceitos de gestão de qualidade total (TQM - Total Quality Management) e de melhorias
31
contínuas aos processos de desenvolvimento de software. O interessante é que o próprio
CMM utiliza o gerenciamento de projetos em sua estrutura para atingir um processo que
possa ser repetitivo e procurar obter resultados previsíveis, a partir dos esforços de trabalho
(CLELAND e IRELAND, 2002).
No entanto, a aplicação de modelos de maturidade específicos para gerenciamento
de projetos é relativamente recente. Os modelos desenvolvidos em geral se baseiam na
idéia da estrutura originalmente estabelecida pelo CMM, com cinco níveis e um número de
áreas de capacitação, com foco na avaliação do nível de maturidade. Para utilização do
padrão de maturidade do CMM em outros setores, os instrumentos são combinados com
seus respectivos indicadores e padrões.
No caso do gerenciamento de projetos, o padrão mais utilizado e aceito é o PMBOK
(Project Management Body of Knowledge), que serve de base para muitos dos modelos de
maturidade em gerenciamento de projetos que atualmente se encontram no mercado
(KERZNER, 2006). Por este motivo, Silva Jr. et al. (2008) reforçam a importância do
conhecimento de frameworks e metodologias voltadas às melhores práticas em
gerenciamento de projetos, como o PMBOK, por exemplo, para fins de obtenção de graus
mais elevados de maturidade em gerenciamento de projetos. Além disso, os autores
destacam a importância do papel dos modelos de maturidade em gerenciamento de projetos
para as organizações, ao afirmarem que,
Foram também identificadas algumas variáveis fortemente relacionadas
com o nível de maturidade em gerenciamento de projetos da organização,
que por este motivo caracterizam-se como fatores críticos de sucesso,
sendo assim capazes de provocar questionamentos que de outra forma
dificilmente viriam à tona, referentes à cultura e estrutura organizacional, ao
patrocínio dos níveis estratégico e tático, além da importância do
relacionamento e comunicação entre as pessoas (Silva Jr. et al., 2008, p.
14).
Dentre os modelos de maturidade em gerenciamento de projetos existentes, para
análise desta pesquisa foram selecionados os seguintes, que serão detalhados nas
próximas seções:
a) OPM3 – Organizational Project Management Maturity Model;
b) PMMM - Project Management Maturity Model;
c) MMGP – Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos.
Além destes três modelos, conforme citado anteriormente, será considerado nesta
pesquisa o framework COBIT - Control Objectives for Information and Related Technology
que, apesar de não ser específico para gerenciamento de projetos, apresenta na sua área
de alinhamento estratégico um processo denominado “PO10”, que trata da medição da
maturidade no processo de gerenciar projetos.
32
No próximo item será demonstrado o primeiro modelo de maturidade em
gerenciamento de projetos analisado neste estudo, o OPM3 – Organizational Project
Management Maturity Model.
2.2.2 OPM3 – Organizational Project Management Maturity Model
A proposta do modelo OPM3 é prover um framework para as organizações
entenderem o gerenciamento de projetos organizacionais e medirem a sua maturidade,
mediante um amplo e abrangente conjunto de melhores práticas, que possibilitem um
reexame da busca organizacional por objetivos estratégicos (PMI, 2003).
A idéia de criar um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos que fosse o
padrão do Project Management Institute (PMI) ocorreu em maio de 1998, quando foi
idealizado o OPM3. Conforme Santos (2003), neste ano foi formado pelo PMI um time de
projeto composto por diversos profissionais da área, que iniciou algumas pesquisas com
gerentes de projetos em organizações de diversas categorias e tamanhos, alguns com e
outros sem o conhecimento das práticas sugeridas pelo PMBOK, e também com ou sem a
certificação PMP (Project Management Professional). O foco era caracterizar os aspectos
comuns aos projetos que haviam finalizado com sucesso, e não o que faltava para melhorar
o desempenho das práticas de gerenciamento de projetos.
As organizações, segundo as pesquisas realizadas pelo time de projeto responsável
pelo desenvolvimento do OPM3, falham em questões chave quanto aos critérios de seleção
e no alinhamento de projetos às estratégias corporativas. Neste âmbito, podem ser
consideradas como falhas o alinhamento com a alta direção somente na fase inicial do
projeto, as falhas na comunicação de mudanças de metas corporativas, falta de fundos
financeiros, desvalorização do gerenciamento de projetos pela alta direção, a enorme
pressão de grandes projetos em detrimento dos menores, bem como o compromisso dos
stakeholders somente na fase de criação do projeto.
A partir das conclusões deste estudo originou-se o OPM3, cuja organização é
semelhante à de um livro (PMI, 2003), contendo uma explanação sobre o modelo, uma lista
das melhores práticas mais relevantes, um glossário e métodos de auto-análise quanto à
maturidade organizacional em termos de gerenciamento de projetos, tendo como premissa
os conhecimentos e práticas do guia PMBOK, do PMI.
Considerando os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos definidos
pelo PMBOK (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento),
os estágios a serem ultrapassados para se obter o melhoramento dos processos, do mais
33
básico para o mais avançado, são os seguintes (PMI, 2003): padronização, medição,
controle, e melhoria contínua.
O OPM3 trabalha em três domínios: projetos, programas e portfolio. Projeto pode ser
entendido como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou
resultado” (PMI, 2004, p. 374). Programa significa um grupo de projetos relacionados, onde
se obtém melhores benefícios e controle quando gerenciados de modo coordenado, que
não seriam possíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Já portfolio pode ser
definido como um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados, visando
facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos estratégicos
do negócio. Os projetos ou programas do portfolio podem não ser necessariamente
interdependentes ou diretamente relacionados (PMI, 2004).
Os estágios de padronização, medição, controle e melhoramento contínuo deverão
ser atingidos se a seqüência de domínios de gerenciamento de projetos, programas e
portfolio estiver implantada. Os mesmos cinco grupos de processos de gerenciamento de
projetos citados anteriormente se aplicam ao gerenciamento de programas e de portfolio.
Locados no contexto dos três domínios de gerenciamento, os processos ganham uma
dimensão estratégica em termos organizacionais.
Em resumo, a estrutura do modelo de maturidade OPM3 pode ser entendida a partir
da combinação dos cinco grupos de processos de gerenciamento do PMBOK (iniciação,
planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento) nos três domínios de
gerenciamento (projetos, programas e portfolio), considerando a interação e o progresso
através de quatro estágios de melhoramento dos processos: padronização, medição,
controle e melhoria contínua (PMI, 2003).
Adicionalmente a esta estrutura, conforme dito anteriormente, as empresas medem a
sua maturidade mediante um amplo e abrangente conjunto de melhores práticas. Entende-
se melhor prática, segundo o PMI (2003), como a forma ideal atualmente reconhecida pelo
mercado para alcançar um objetivo definido.
Dentro do modelo OPM3, cada melhor prática é mapeada em uma ou mais
localizações, ou seja, o modelo informa onde ela se encontra dentro dos domínios de
gerenciamento de projeto, programa ou portfolio, bem como em qual estágio de
melhoramento se enquadra, se como padrão, medido, controlado ou em melhoramento
contínuo. Isto parece sugerir uma altíssima complexidade de interdependências do modelo
OPM3, porém, por outro lado, demonstra também sua grande abrangência sobre o conteúdo
dos processos de gerenciamento de projetos, de uma forma completa.
No próximo item será demonstrado outro modelo de maturidade em gerenciamento
de projetos, o PMMM (Project Management Maturity Model).
34
2.2.3 PMMM - Project Management Maturity Model
Kerzner (2006) criou o PMMM, sugerindo que, para uma empresa alcançar a
excelência em gerenciamento de projetos, é necessário galgar cinco níveis, semelhantes ao
CMM (SEI, 1997), onde cada nível representa um grau diferente de maturidade, conforme
demonstrado a seguir (KERZNER, 2006):
a) O primeiro nível – linguagem comum – é o nível em que a organização
reconhece a importância do gerenciamento de projetos como metodologia útil para atingir
sucesso em projetos. Neste nível, em geral a organização sente a necessidade de ter um
bom entendimento e conhecimento básico da disciplina, com condições, ao menos, para
estabelecer uma terminologia padronizada;
b) O segundo nível – processos comuns – refere-se ao reconhecimento da
organização da necessidade de estabelecimento de processos comuns para projetos. Os
processos comuns visam repetir o sucesso obtido em um projeto para todos os outros na
organização;
c) O nível três – metodologia única – é quando a organização reconhece a
possibilidade de obter sinergia, dada a combinação de várias metodologias dentro de uma
única, sendo que seu eixo central é o gerenciamento de projetos;
d) O quarto nível – benchmarking – é formado por um processo contínuo de
comparação das práticas de gerenciamento de projetos desenvolvidas por uma organização
com outras. O objetivo desta fase é a obtenção de informações que ajudem a organização a
melhorar seu desempenho;
e) No último nível – quinto, da melhoria contínua – é aproveitada a informação
aprendida, advinda do nível anterior (benchmarking), para implementar as mudanças
necessárias visando o melhoramento contínuo nos processos de gerenciamento de projetos.
Em relação à importância do aspecto de benchmarking na maturidade em
gerenciamento de projetos, ressaltado nos níveis quatro e cinco do modelo PMMM, Silva Jr.
et al. (2008) concordam neste aspecto, ressaltando que existe um consenso sobre a
importância do uso de escalas de maturidade nas organizações, através da possibilidade de
ações de melhoria contínua nos processos de gerenciamento de projetos, de uma forma
geral, incluindo a utilização de avaliações através de benchmarking.
Quanto ao tempo em que uma empresa fica em cada um dos níveis do modelo
PMMM, Kerzner (2006) afirma que pode ser afetado pela cultura da organização e pela
natureza do negócio, além de ser necessário um planejamento estratégico para
gerenciamento de projetos. Da mesma forma, são importantes e requerem bastante atenção
35
fatores como a descentralização de autoridade e de tomada de decisões, fundamentais para
o sucesso na busca da excelência em gerenciamento de projetos.
Outro modelo existente de maturidade em gerenciamento de projetos é o MMGP –
Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos, que será demonstrado no próximo
item deste estudo.
2.2.4 MMGP – Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos
O modelo MMGP, Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos (PRADO,
2004), é baseado na experiência do autor na implantação de gerenciamento de projetos em
organizações brasileiras. O conceito de maturidade do modelo se refere aos setores que se
envolvem no gerenciamento de projetos nas organizações. O modelo pode ser aplicado em
toda organização ou em um determinado setor, sendo que as avaliações podem apresentar
níveis de maturidade distintos.
O modelo trata das seguintes dimensões da maturidade:
a) Conhecimentos de gerenciamento (de projetos e de outras práticas gerais);
b) Uso prático de metodologias;
c) Informatização;
d) Estrutura organizacional;
e) Relacionamentos humanos;
f) Alinhamento com os negócios da organização.
Estas dimensões agrupam uma série de passos, que, quando aplicados, farão com
que a organização melhore o seu nível de maturidade. Os cinco níveis de maturidade do
modelo são os seguintes (PRADO, 2004):
a) Nível 1: inicial ou embrionário. Os projetos são executados na base do “melhor
esforço individual” ou da “boa vontade”. Nem sempre há planejamento, o controle é fraco,
não existem procedimentos padronizados (ou são mal definidos), não se faz avaliação de
riscos e as lições aprendidas não são arquivadas. Ou seja, os projetos têm grande
possibilidade de sofrer atrasos, estourar o orçamento e não atender às especificações
técnicas. Existência de conflitos e improdutividades oriundos de relacionamentos humanos;
b) Nível 2: repetível ou conhecido. A organização investiu em treinamento e adquiriu
softwares de gerenciamento de projetos. Pode haver iniciativas isoladas de padronização de
procedimentos, mas seu uso ainda é restrito. Alguma melhoria ocorre, mas o índice de
fracassos dos projetos ainda é grande;
c) Nível 3: definido ou padronizado. Há procedimentos padronizados, difundidos e
utilizados em todos os projetos. Uma metodologia está disponível e é utilizada por todos.
36
Uma estrutura organizacional para gerenciamento de projetos foi implantada e existe
comprometimento dos principais envolvidos. Os processos de planejamento e controle
começam a dar resultado;
d) Nível 4: gerenciado. Os dados de execução, as lições aprendidas e a avaliação do
atingimento dos objetivos do projeto estão sendo coletados e armazenados em um banco de
dados. É feita uma avaliação das causas dos desvios dos projetos, que estão alinhados com
os negócios da empresa. Os gerentes estão se aperfeiçoando ainda mais em aspectos
críticos da gestão, como na questão dos relacionamentos humanos. O fluxo de informações
é melhor e os projetos são executados com alto nível de sucesso. Neste nível, a prática de
benchmarking em organizações mais evoluídas no uso do gerenciamento de projetos é
estimulada;
e) Nível 5: otimizado. É possível aperfeiçoar os projetos com base na disciplina,
liderança, experiência e dados históricos armazenados em bancos de dados, bem como
escolher as melhores práticas a serem utilizadas. O nível de sucesso dos projetos é próximo
de 100%. Com isso, a organização tem alta confiança em seus profissionais e em seus
processos, sentindo-se mais preparada para aceitar desafios de alto risco.
Conforme Prado (2004), o modelo MMGP destaca também a importância de um
escritório de gerenciamento de projetos que legitime os gerentes de projeto, bem como a
questão orçamentária dos projetos, a capacidade de tratar o gerenciamento de programas e
o envolvimento da alta gerência e dos stakeholders organizacionais.
No próximo item deste estudo será abordado o framework COBIT - Control
Objectives for Information and Related Technology.
2.2.5 COBIT - Control Objectives for Information and Related Technology/Processo
PO10
Conforme citado anteriormente, o COBIT não é um framework específico para
gerenciamento de projetos, porém apresenta, na sua área de alinhamento estratégico, um
processo denominado “PO10”, que trata da medição da maturidade no processo de
gerenciar projetos. Por este motivo, o referido processo deste framework foi considerado
neste estudo.
O COBIT é um framework que busca obter níveis de maturidade para os processos
estratégicos de tecnologia da informação (TI), cuja missão é,
pesquisar, desenvolver, publicar e promover uma estrutura oficial, atual e
internacionalmente aceita de objetivos de controle para governança de TI,
para adoção pelas organizações e uso diário por gerentes de negócio e
profissionais da TI e da área de segurança (ITGI, 2007, p. 9).
37
O objetivo é compreender a responsabilidade e o processo estratégico que envolve a
TI na organização e, por meio da busca pela melhoria contínua, atingir um grau de
excelência que conduza à gestão estratégica da organização (SALLÉ, 2004). A primeira
versão do framework foi liberada em 1996, com base nos objetivos de controle do
Information Systems Audit and Control Association (ISACA).
A versão utilizada como base neste estudo é a 4.1, que já é uma publicação do ITGI
- IT Governance Institute, que se tornou o principal editor do COBIT a partir de sua terceira
versão, no ano 2000. O ITGI é uma entidade sem fins lucrativos, criada em 1998, que tem
como missão desenvolver um entendimento avançado, promover boas práticas e influenciar
positivamente a governança de TI, da alta administração até o nível técnico. O COBIT é a
estrutura que apóia esse conceito e que viabiliza a implementação de um modelo de
governança de TI.
Para atender as necessidades de alinhamento entre objetivos de negócio e a
utilização da TI, o COBIT especifica alguns domínios que servem de guia para atender aos
objetivos específicos da organização, que são (ITGI, 2007):
a) Planejamento e Organização: fornece direcionamento para entregas de soluções e
serviços;
b) Aquisição e Implementação: fornece as soluções e os caminhos necessários para
transformar as entregas em serviços;
c) Entrega e Suporte: recebe as soluções e torna-as usáveis para os usuários finais;
d) Monitoramento e Avaliação: monitora todos os processos para assegurar que o
direcionamento que foi definido está sendo seguido.
Cada um dos quatro domínios possui um conjunto de processos e controles
necessários para a garantia dos objetivos. Ao todo são 34 processos distribuídos nos quatro
domínios. Cada um dos 34 processos do COBIT possui níveis de maturidade que variam de
0 a 5, conforme segue:
a) Nível 0 – Inexistente;
b) Nível 1 – Inicial / Ad hoc;
c) Nível 2 – Repetível, porém intuitivo;
d) Nível 3 – Definido;
e) Nível 4 – Gerenciado e mensurável;
f) Nível 5 – Otimizado.
Pelo exposto acima, percebe-se que os níveis de maturidade do COBIT seguem os
padrões definidos pelo modelo CMM, com acréscimo do “Nível 0 - Inexistente”.
Um dos processos do domínio Planejamento e Organização é o “PO10 – Gerenciar
Projetos”, situado na área de alinhamento estratégico do framework e cuja gestão visa
38
garantir a conformidade das entregas de projetos em termos de orçamento, prazo e
qualidade.
Conforme o ITGI (2007), dentre os objetivos de controle do processo PO10,
merecem destaque o uso de frameworks de gerenciamento de programas e de projetos
como um todo, compondo um portfolio, além do interesse e participação dos stakeholders.
Convém ressaltar que os demais objetivos de controle do processo PO10 já estão
enquadrados dentro dos processos definidos pelo guia PMBOK, e por este motivo não foram
destacados neste estudo.
Em relação ao conteúdo dos demais objetivos de controle do processo PO10
merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos (ITGI, 2007):
a) Critérios de seleção e priorização;
b) A importância de uma estratégia formulada anteriormente;
c) A questão de disponibilidade de recursos para projetos, com atenção à definição
de orçamentos específicos para este fim;
d) Critérios referentes às responsabilidades e relações entre os membros da equipe
de um projeto, especialmente para o gerente de projetos, além de propiciar os mecanismos
necessários para isso;
e) Apoio dos níveis hierárquicos superiores, definindo responsabilidades relativas
aos patrocinadores de projetos, programas e do escritório de projetos, salientando a
importância da criação de um escritório de projetos corporativo;
f) Obtenção do compromisso e da participação dos stakeholders afetados pelo
projeto durante a definição e execução deste;
g) Criação ou manutenção de sistemas de suporte para gerenciamento de projetos;
h) Integração do gerenciamento de projetos com a cultura organizacional, visando
níveis de maturidade mais elevados.
Dando seguimento ao referencial teórico deste estudo, na próxima seção será
abordada a gestão estratégica organizacional, que é o foco desta pesquisa.
2.3 GESTÃO ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL
Segundo Ansoff e McDonnel (1993), na década de 50, quando o conceito de
estratégia passou a fazer parte do vocabulário das empresas, não se tinha um claro
entendimento sobre o seu significado e tampouco os dicionários conseguiam ajudar, uma
vez que denotavam o sentido militar do termo, definido como sendo a ciência e a arte do
39
emprego de forças em uma guerra. Este fato pode ser compreendido pelo que afirmam
Mintzberg e Quinn (2001, p. 22), que dizem que,
estratégias diplomático-militares existem desde os tempos pré-históricos.
Com efeito, uma das funções dos antigos historiadores e poetas era a de
colocar a erudição acumulada dessas bem-sucedidas e mal sucedidas
estratégias de vida ou morte e convertê-las em sabedoria e em orientação
para o futuro. À medida que as sociedades cresciam e os conflitos se
tornavam mais complexos, generais, estadistas e capitães estudavam,
codificavam e testavam conceitos estratégicos essenciais até que um
coerente corpo de princípios parecesse surgir.
Neste contexto, administradores e acadêmicos da época questionavam a utilidade do
novo conceito, sendo que tinham testemunhado meio século de um excelente desempenho
da indústria americana sem fazer uso de estratégia (ANSOFF e MCDONNEL, 1993). Eles
perguntavam por que a estratégia teria se tornado repentinamente necessária e o que ela
poderia fazer pela empresa. Na medida em que a resposta a descontinuidades ambientais
começou a se tornar importante, começou a ficar claro o porquê da necessidade de
estratégia para as organizações.
Quinn (2001) define estratégia como um padrão ou plano onde as principais metas,
políticas e seqüências de ações de uma organização são integradas em um todo coerente,
salientando que uma estratégia bem formulada ajuda a organização a ordenar e alocar os
seus recursos, visando uma postura singular e viável. Neste processo, a organização deve
basear-se em suas competências e descobrir suas deficiências internas, identificando
antecipadamente as mudanças no ambiente externo, além das ações realizadas por
oponentes inteligentes.
Para Kaplan e Norton (2006), a estratégia pode ser descrita através de um conjunto
detalhado de objetivos e iniciativas, sendo composta de várias atividades de alto impacto
que, em última instância, devem ser estimuladas e coordenadas por meio de um modelo de
gestão, o que caracteriza o conceito de gestão estratégica.
Costa (2005) define gestão estratégica como um processo sob a liderança da alta
administração da instituição, envolvendo e comprometendo também todos os gerentes e
colaboradores da organização. Para o autor, a finalidade da gestão estratégica é assegurar
o crescimento, a continuidade e a sobrevivência da organização, adequando continuamente
a sua estratégia, sua capacitação e sua estrutura, de forma que consiga enfrentar e
antecipar-se às mudanças nos ambientes interno e externo.
Em termos cronológicos, a gestão estratégica é uma área relativamente nova, cuja
origem está na introdução da disciplina de política de negócios, também na década de 1950,
nas universidades americanas. No entanto, a gestão estratégica foi obrigada a acompanhar
a evolução resultante do rápido desenvolvimento dos conceitos de estratégia, bem como
sua crescente aplicação nas atividades empresarias (HERRERO, 2005). O autor ressalta
40
que a essência da estratégia é elaborar, de forma inovadora e criativa, uma estratégia
competitiva que assegure o êxito da organização nos negócios, construindo, ao mesmo
tempo, as competências essenciais necessárias para o sucesso futuro nos negócios.
No entanto, para que se atinja o sucesso almejado, é necessário que a organização
formule as respectivas estratégias para esta finalidade, assunto que será tratado no próximo
item.
2.3.1 Formulação da Estratégia
Mintzberg (2004, p. 41), afirma que a ”formação da estratégia é um processo de
planejamento, idealizado ou apoiado por planejadores, para planejar a fim de produzir
planos”. Um plano, por sua vez, é o resultado de um planejamento, uma evidência tangível
da administração. Porém, uma exceção é destacada por Sawyer (1983, p. 145), que cita que
“os sistemas formais são apenas um meio para um fim – eles não fazem com que o
planejamento ocorra, e podem até impedi-lo quando enfatiza demais a forma em vez da
substância”.
Para Ansoff e McDonnell (1993) o processo de formulação das estratégias estipula
as direções gerais nas quais a posição da empresa crescerá e se desenvolverá, no entanto
não resulta em nenhuma ação imediata. Adicionalmente, os autores afirmam que a
formulação de estratégias baseia-se em informações muito agregadas, incompletas e
incertas a respeito das possíveis alternativas. Sendo assim, no momento da formulação da
estratégia não é possível enumerar todas as possibilidades de projetos que acabarão sendo
descobertas posteriormente.
Em uma postura mais crítica ao processo de formulação da estratégia
organizacional, Hamel (2000) ressalta que a capacidade de criação de estratégias que
efetivamente produzirão riquezas requer uma inovação do conceito de negócios, visto que
as empresas não sabem como criar este tipo de estratégia, ao mesmo tempo em que a
indústria da estratégia – consultores, gurus e planejadores - não tem a resposta para esta
questão.
Adicionalmente, Herrero (2005) cita que uma das questões mais críticas da gestão
estratégica é a dificuldade de se implementar o que foi planejado, visto que as organizações
são criativas na formulação de suas estratégias, mas caem na armadilha da implementação.
Visando auxiliar neste sentido, no próximo item será abordada a questão da implementação
da estratégia.
41
2.3.2 Implementação da Estratégia
Segundo Kaplan e Norton (1997), a implementação da estratégia começa pela
capacitação e pelo envolvimento das pessoas que devem executá-la. No entanto, algumas
organizações implementam suas estratégias de modo centralizado, no estilo militar de
”comando e controle”, mantendo as estratégias em segredo e compartilhando-as somente
entre a alta administração. Isso pode acontecer de forma deliberada ou, confome afirmam
Marinho, Campos e Selig (2007), as causas para essa atitude pode ser uma elevada
quantidade de níveis hierárquicos ou ineficientes canais de comunicação interna, colocando
em risco tudo que foi planejado.
Independente dos reais motivos desta centralização, caso as organizações desejem
a contribuição de todos os funcionários na implementação de suas estratégias, elas deverão
compartilhar com eles suas visões e estratégias de longo prazo, incentivando-os ativamente
a sugerir formas pelas quais a visão e a estratégia possam ser alcançadas. Utilizando esse
sistema de feedback e orientações, a organização propicia o engajamento dos funcionários
no futuro almejado por ela e os encoraja a participar da formulação e da implementação da
estratégia.
Neste sentido, uma forma de implementação das estratégias é através da gestão de
iniciativas, atividade que, para Kaplan e Norton (2006) deve começar com algumas claras
definições. Em geral, nomeia-se um membro da equipe executiva com a responsabilidade
de patrocinador da iniciativa. Isso significa que qualquer obstáculo ao progresso pode ser
enfrentado com eficiência por um indivíduo dotado de recursos e de poderes para tomar
decisões e efetuar mudanças (KAPLAN e NORTON, 2006).
O planejamento de iniciativas, por sua vez, compõe-se de duas fases. A primeira é a
priorização, que consiste na revisão e avaliação do atual portfolio de iniciativas, mantendo
apenas aquelas que promovem diretamente as necessidades específicas de desempenho
estratégico. Este passo estabelece o que a organização gostaria de fazer. Segundo, os
gestores desenvolvem periodicamente um plano de implementação e consolidação de
recursos para o portfolio de iniciativas, que fecha todas as lacunas de desempenho
identificadas. Nessa fase, enfrentam-se as limitações práticas da anterior, respondendo à
pergunta: “Das iniciativas priorizadas, quantas podemos realizar?” (KAPLAN e NORTON,
2006).
Oliveira (2005) dá algumas sugestões para o momento da implementação das
estratégias e seleção de iniciativas na busca de vantagens competitivas, conforme segue :
a) Ter um sistema estruturado de acompanhamento, controle e avaliação de
resultados: assim como a empresa deve ter um estruturado conjunto de metodologias e
42
técnicas para o adequado desenvolvimento de estratégias e de vantagens competitivas,
também deve ter, para consolidar e aprimorar o processo estratégico, um sistema
estruturado de acompanhamento, controle e avaliação de resultados, constituído de
eficientes procedimentos e eficazes indicadores de desempenho e de capacitação;
b) Ter capacitação para alavancar os resultados da empresa: no momento da
implementação das estratégias empresariais na busca de vantagens competitivas, os
executivos e profissionais da empresa devem comprovar efetiva capacitação para não só
operacionalizar essas questões estratégicas, mas, principalmente, por meio delas,
conseguirem alavancar os resultados da empresa.
Após contemplarmos o assunto referente à gestão estratégica organizacional,
considerando sua formulação e implementação, na próxima seção deste trabalho serão
demonstrados os principais modelos de gestão estratégica, contemplados nesta pesquisa.
2.4 MODELOS DE GESTÃO ESTRATÉGICA
Esta seção do referencial teórico apresenta dois modelos de gestão estratégica:
Balanced Scorecard e Gerenciamento pelas Diretrizes.
2.4.1 Balanced Scorecard - BSC
Em 1990, David Norton, CEO do Instituto Nolan Norton, liderou um estudo que teve
como consultor acadêmico Robert Kaplan (KAPLAN e NORTON, 1997). Representantes de
12 empresas de manufatura (indústria pesada) e serviços (alta tecnologia), dentre elas
Apple Computer, DuPont, General Electric, Hewlett-Packard, Shell e Bell South, reuniram-se
mensalmente durante todo o ano de 1990 para desenvolver um novo modelo de medição de
performance. O estudo originou-se pela convicção de que as abordagens de medição de
performance até então existentes estavam tornando-se obsoletas, uma vez que se
apoiavam principalmente em medidas contábeis e financeiras.
Kaplan e Norton (1997) afirmam que o Balanced Scorecard é mais do que um
sistema de medidas táticas ou operacionais, e que empresas inovadoras estão utilizando o
modelo como um sistema de gestão estratégica, para administrar a estratégia no longo
prazo. Elas adotaram a filosofia do Balanced Scorecard para viabilizar processos gerenciais
críticos, conforme citado abaixo:
a) Esclarecer e traduzir a visão e a estratégia, estabelecendo o consenso;
b) Comunicar e associar objetivos e medidas estratégicas, educando e vinculando
recompensas;
43
c) Planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas, alocando recursos e
estabelecendo marcos de referência;
d) Melhorar o feedback e o aprendizado estratégico, articulando a visão
compartilhada e facilitando a revisão da estratégia.
Esta mudança permitiu às organizações verem o Balanced Scorecard também como
um sistema de gerenciamento e comunicação estratégica. Norrie e Walker (2004)
concordam com esta evolução, afirmando que o Balanced Scorecard tem provado o seu
valor dentro das corporações, enquanto ferramenta de gestão estratégica. Os autores citam
que o correto uso deste instrumento possibilita a transformação da estratégia em um plano
operacional, utilizando métricas que permitem à organização decidir que ações tomar de
acordo com a estratégia definida, criando um valor tangível de mensuração e transformando
a estratégia em planos executáveis.
No entanto, para traduzir a visão e a estratégia em objetivos e medidas, visando às
iniciativas que deverão ser tomadas, o Balanced Scorecard é estruturado em quatro
diferentes perspectivas (Figura 2):
a) Perspectiva financeira;
b) Perspectiva do cliente;
c) Perspectiva dos processos internos;
d) Perspectiva do aprendizado e crescimento.
Figura 2 – Estrutura do Balanced Scorecard
Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (1997)
44
Conforme se pode observar na Figura 2, os objetivos e medidas do Balanced
Scorecard derivam da visão e da estratégia da empresa, e seu conjunto de indicadores deve
fornecer respostas a quatro questões básicas (KAPLAN e NORTON, 1997):
a) Para sermos mais bem sucedidos financeiramente, como deveríamos ser vistos
pelos nossos acionistas? (perspectiva financeira);
b) Para alcançarmos nossa visão, como deveríamos ser vistos pelos nossos
clientes? (perspectiva do cliente);
c) Para satisfazermos nossos acionistas e clientes, em que processos de negócios
devemos alcançar a excelência? (perspectiva dos processos internos);
d) Para alcançarmos nossa visão, como sustentaremos nossa capacidade de mudar
e melhorar? (perspectiva do aprendizado e crescimento).
Com o objetivo de propiciar um melhor entendimento do Balanced Scorecard, o
próximo item deste estudo detalhará cada uma das suas quatro perspectivas.
2.4.1.1 As perspectivas do Balanced Scorecard
Conforme citado anteriormente, o Balanced Scorecard está estruturado em quatro
diferentes perspectivas, que serão detalhadas separadamente a seguir:
a) Perspectiva Financeira: para Kaplan e Norton (1997), a elaboração do Balanced
Scorecard deve incentivar as unidades de negócio de uma organização a vincularem seus
objetivos financeiros à estratégia organizacional. Neste sentido, a perspectiva financeira
sintetiza as conseqüências econômicas imediatas das ações realizadas através de medidas
financeiras de desempenho, visto que são elas que indicam se a estratégia da empresa está
contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros, através de sua implementação e
execução. Os autores destacam que a perspectiva financeira de um Balanced Scorecard de
uma unidade funcional geralmente não possui objetivos financeiros isolados, sendo
semelhantes, sob muitos aspectos, à de órgãos governamentais e entidades sem fins
lucrativos;
b) Perspectiva do Cliente: a perspectiva do cliente permite que os executivos
identifiquem os segmentos de clientes e mercados nos quais a organização competirá.
Sendo assim, esta perspectiva deve incluir medidas específicas das propostas de valor que
a empresa oferecerá aos clientes. Normalmente as medidas básicas e genéricas do sucesso
de uma estratégia bem formulada e implementada, como satisfação e retenção de clientes,
encontram-se na perspectiva dos clientes (KAPLAN e NORTON, 1997). Fazendo uma
ligação com a perspectiva financeira, numa relação de causa e efeito, “a perspectiva do
45
cliente permite que os gerentes das unidades de negócios articulem as estratégias de
clientes e mercados que proporcionarão maiores lucros financeiros futuros” (KAPLAN e
NORTON, 1997, p. 27);
c) Perspectiva dos Processos Internos: a perspectiva dos processos internos existe
para que os executivos identifiquem os processos internos críticos da organização,
alcançando a excelência nos mesmos. As medições desta perspectiva devem ser voltadas
para os processos internos que tem maior impacto na atração, retenção e satisfação de
clientes em segmentos-alvo de mercado, bem como para o atendimento das expectativas
dos acionistas de excelentes retornos financeiros, atingindo desta forma os objetivos
financeiros da empresa (KAPLAN e NORTON, 1997). Neste sentido, Costa (2005) afirma
que um processo deve gerar algum benefício efetivo, na forma de um serviço, de um
produto ou de um atendimento para clientes ou para qualquer stakeholder, agregando
alguma forma de valor à organização;
d) Perspectiva do Aprendizado e Crescimento: identifica a infra-estrutura que a
empresa deve construir para que gere crescimento e melhoria em longo prazo. Para
identificar os fatores mais críticos para o sucesso atual e futuro, as empresas precisam
atingir suas metas de longo prazo para clientes e processos internos, e isso torna-se
improvável sem a utilização de novas tecnologias e capacidades. Kaplan e Norton (1997, p.
29) afirmam que “o aprendizado e crescimento organizacionais provém de três fontes
principais: pessoas, sistemas e procedimentos organizacionais”.
Muito embora as quatro perspectivas do Balanced Scorecard tenham se revelado
suficientes em aplicações práticas, sendo adequadas em diversas empresas e setores do
mercado, este modelo não deve se restringir ou se limitar a estas perspectivas (KAPLAN e
NORTON, 1997). Os autores dizem que não existe teorema matemático segundo o qual as
quatro perspectivas sejam necessárias ou suficientes, afirmando apenas que ainda não
encontraram empresas que utilizem menos do que as quatro perspectivas. Porém, afirmam
que, dependendo das circunstâncias, do setor e da estratégia de uma unidade de negócios,
é possível que seja preciso agregar uma ou mais perspectivas complementares.
Quanto à crítica referente ao Balanced Scorecard, de somente incorporar
explicitamente os interesses de acionistas e clientes, não incorporando explicitamente os
interesses das outras partes interessadas, Kaplan e Norton (1997) afirmam que os
interesses de todas as partes interessadas podem ser incorporados a um Balanced
Scorecard, citando como exemplo:
a) Perspectiva dos funcionários: compõe praticamente todos os scorecards dentro
da perspectiva do aprendizado e crescimento;
46
b) Perspectiva dos fornecedores: caso um forte relacionamento com os
fornecedores faça parte da estratégia corporativa, até mesmo para obtenção de um
desempenho superior sob a perspectiva dos clientes ou financeira, medidas associadas ao
relacionamento com os fornecedores poderão ser incorporadas à perspectiva dos processos
internos.
Um fato importante ressaltado no modelo é que os resultados do scorecard devem
medir essencialmente os fatores que geram, efetivamente, vantagem competitiva e
inovações para a empresa, por serem críticos para a estratégia organizacional. Desta forma,
Kaplan e Norton (1997) sugerem que apenas sejam incorporadas ao scorecard as partes
interessadas vitais para o sucesso da empresa ou da unidade de negócios, não havendo a
necessidade de se criar uma nova perspectiva com medidas isoladas e específicas, de tal
forma que os executivos devam manter sob controle algo que não propiciará um grande
retorno à organização.
No próximo item deste estudo será abordado o conceito de objetivos estratégicos.
2.4.1.2 Objetivos Estratégicos
A estratégia é composta de várias atividades de alto impacto que, em última
instância, devem ser fomentadas e coordenadas por meio de um modelo de gestão,
podendo ser descrita através de um conjunto detalhado de objetivos e iniciativas (KAPLAN e
NORTON, 2006).
Ansoff e McDonnel (1993) afirmam que tanto a estratégia quanto os objetivos são
utilizados para filtrar projetos, e por isso eles parecem ser semelhantes. Para os autores, no
entanto, os objetivos são regras de decisão de nível mais alto, representando os fins que a
empresa está tentando alcançar, enquanto a estratégia representa os meios para se atingir
estes fins. Sendo assim, uma estratégia válida dentro de um conjunto de objetivos pode
perder sua validade quando os objetivos da organização são modificados.
Em relação ao Balanced Scorecard, Kaplan e Norton (1997) explicam que, apesar do
seu processo de construção esclarecer os objetivos estratégicos, é muito difícil encontrar
uma equipe gerencial que chegue a um consenso total quanto à importância relativa de seus
objetivos estratégicos. Isso é muito comum em empresas cujas diferentes áreas funcionais
constituem silos funcionais isolados. Desta forma, quando executivos de áreas funcionais
diferentes tentam trabalhar em equipe, surgem pontos cegos, caracterizados por áreas de
relativa ignorância, em torno das quais é difícil criar um consenso e até mesmo criar
equipes, visto que existe muito pouco conhecimento dos objetivos globais da empresa, bem
como da contribuição e integração das diferentes unidades funcionais.
47
Neste sentido, o Balanced Scorecard contribui para a solução do problema, na
medida em que é desenvolvido em nível corporativo, por um grupo de altos executivos, cujo
resultado é um modelo consensual organizacional, com a contribuição de todos os membros
deste grupo. Os objetivos deste scorecard corporativo tornam-se uma responsabilidade
funcional conjunta deste grupo executivo, funcionando como um ponto de referência para
uma série de importantes processos gerenciais que dependam das equipes. Desta forma, o
scorecard busca facilitar o consenso entre todos os altos executivos, apesar de suas
experiências distintas em trabalhos anteriores ou de suas diferentes habilidades funcionais
(KAPLAN e NORTON, 1997).
Os objetivos estratégicos organizacionais podem ser melhor utilizados dentro de
mapas estratégicos, assunto do próximo item deste estudo.
2.4.1.3 Mapas Estratégicos
O conceito de Mapa estratégico foi criado pelos mesmos autores do Balanced
Scorecard, tendo como base o uso deste modelo em mais de 300 organizações, ao longo de
mais de 12 anos. Desta forma, o mapa estratégico é uma evolução do Balanced Scorecard,
com o objetivo de descrever, de uma forma gráfica, como uma organização cria valor
(KAPLAN e NORTON, 2004). Neste sentido, convém ressaltar que não tratam-se da mesma
ferramenta, conforme fica evidente na afirmação de Kaplan e Norton (2004, p. 10), dizendo
que,
Hoje percebemos que o mapa estratégico, representação visual das
relações de causa e efeito entre os componentes da estratégia de uma
organização, é tão importante quanto o próprio Balanced Scorecard para os
executivos.
Os autores afirmam que, em média, 75% do valor de mercado das empresas resulta
de seus ativos intangíveis, que geralmente não são captados pelos critérios tradicionais de
avaliação organizacional. Desta forma, o mapa estratégico tem como principal objetivo
demonstrar o alinhamento dos ativos intangíveis com a estratégia organizacional,
respeitando o conceito e a estrutura de quatro perspectivas, com seus respectivos objetivos
estratégicos do Balanced Scorecard, através de relações gráficas de causa e efeito entre
estes objetivos.
Os ativos intangíveis, dentro da estrutura do Balanced Scorecard, localizam-se
dentro da perspectiva de aprendizado e crescimento. Um exemplo de mapa estratégico
pode ser visualizado na Figura 3, onde as caixas representam os objetivos estratégicos em
suas respectivas perspectivas e as setas representam as relações de causa e efeito entre
estes objetivos.
48
Figura 3 – Exemplo de relações de causa e efeito entre objetivos
Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (1997)
No mapa estratégico citado como exemplo na Figura 3, o ativo intangível é
representado pelo objetivo de capacitação dos funcionários, na parte inferior do mapa,
dentro da perspectiva de aprendizado e crescimento. Através desta capacidade, no conceito
de relações de causa e efeito, é possível melhorar a qualidade e o tempo na perspectiva dos
processos internos, para ser mais pontual visando a obtenção da lealdade dos clientes, na
perspectiva dos clientes, para finalmente obter retorno sobre o capital na perpectiva
financeira.
Em outras palavras o mapa estratégico, ajustado à estratégia, descreve como os
ativos intangíveis impulsionam melhorias de desempenho nos processos internos da
organização, que exercem o máximo de alavancagem no fornecimento de valor aos clientes,
acionistas e comunidades, proporcionando, desta forma, retorno financeiro aos acionistas e
fazendo, assim, que a organização crie valor (KAPLAN e NORTON, 2004).
No próximo item deste estudo será abordada a relação entre o Balanced Scorecard e
a formulação da estratégia.
2.4.1.4 Relação entre Balanced Scorecard e Formulação da Estratégia
Kaplan e Norton (2000) citam que o Balanced Scorecard, em termos estritos, é
um instrumento de implementação da estratégia. Desta forma, caso a organização já
disponha de uma estratégia explícita, o Balanced Scorecard auxilia no sentido de
proporcionar mais rapidez e eficácia na implementação desta estratégia. Por outro lado, a
existência de uma estratégia explícita abrevia o tempo necessário à construção do primeiro
Balanced Scorecard, principalmente se for, de fato, compreendida e compartilhada por
todos.
Por experiência dos autores na adoção do modelo nas empresas, em alguns casos o
processo de desenvolvimento do scorecard força o esclarecimento e o consenso sobre
exatamente qual é a estratégia da organização, além de permitir questionamentos de como
49
se levar a estratégia adiante. Isso acontece muito em grupos gerenciais que acreditam, em
um primeiro momento, que todos os membros concordam com a estratégia existente, sendo
que, durante o desenvolvimento do scorecard inicial, descobre-se que cada componente
interpreta a estratégia de uma meneira diferente.
Porém, essa não é uma questão que diz respeito apenas ao nível gerencial. O ideal
seria que todos na empresa compreendessem a estratégia e como as suas ações
individuais a sustentam, do nível hierárquico mais elevado ao mais baixo da estrutura
organizacional (KAPLAN e NORTON, 1997). Segundo os autores, através do Balanced
Scorecard, começando seu desenvolvimento pela equipe executiva, torna-se possível esse
alinhamento de cima para baixo.
Adicionalmente, este compartilhamento e compreensão por todos da estratégia
definida anteriormente pela organização diminui o tempo necessário à construção do
primeiro Balanced Scorecard (KAPLAN e NORTON, 2000). No entanto, não é necessário se
atingir um consenso sobre a estratégia para se desenvolver o scorecard, uma vez que é
possível usar o próprio processo de construção do scorecard como mecanismo simultâneo
de formulação da estratégia.
Apesar do sucesso do Balanced Scorecard no mercado organizacional, existem
estudos que apontam críticas ao modelo, conforme será demonstrado no próximo item deste
estudo.
2.4.1.5 Críticas ao Balanced Scorecard
Para Souza, Ferreira e Gosling (2008), o Balanced Scorecard apresenta alguns
pontos fracos, destacando-se:
a) As relações de causa e efeito dos indicadores são unidirecionais e
demasiadamente simplistas;
b) Não existe separação entre causa e efeito no tempo ou mecanismos estatísticos
para validação dos resultados;
c) O vínculo entre estratégia e operação é ineficiente;
d) Ausência de uma base histórica suficiente para análise de um indicador, o que
gera conclusões imprecisas.
Em relação à implementação do Balanced Scorecard, Del Carpio e Rocha-Pinto
(2008) identificaram os seguintes fatores críticos de sucesso:
a) Papel da liderança: sem o engajamento e o patrocínio constante da liderança, a
gestão baseada na ferramenta Balanced Scorecard é inviabilizada;
50
b) Percepção de valor: a apuração de indicadores, as análises de performance e a
estruturação de processos internos demandam esforço e tempo, e se as pessoas
responsáveis por gerar os dados e acompanhar os projetos não enxergarem os benefícios
deste esforço, perceberão a ferramenta como um trabalho adicional extraordinário ou,
meramente, como mais uma ferramenta de controle;
c) Aprendizado contínuo: o sucesso da implementação depende, também, do grau
de conhecimento que os membros da organização detêm em relação ao negócio onde
atuam;
d) Mediação de um consultor: o papel do consultor pode ser um diferencial para o
sucesso na implementação da ferramenta, na medida em que atua como orientador e
facilitador; já na fase de condução da gestão, fica claro que a capacitação das pessoas do
cliente é praticamente inegociável.
Em relação à importância de um consultor, Bessire e Baker (2005) concordam,
ressaltando que sem a ajuda de uma consultoria na implementação da ferramenta, há pouca
chance de que o Balanced Scorecard possa ser eficaz na obtenção das vantagens
sugeridas pelos criadores do modelo, Kaplan e Norton. Os autores citam também que é
difícil conseguir consenso dentro da organização a respeito do uso do Balanced Scorecard,
uma vez que a utilização do modelo não propicia a compreensão da dimensão política da
gestão organizacional.
No entanto, para Mooraj, Oyon e Hostettler (1999) a questão fundamental é relativa
ao custo-benefício do Balanced Scorecard. Neste sentido, seria interessante tanto para as
empresas que utilizam o Balanced Scorecard quanto para aquelas que estão considerando
a sua utilização, saber exatamente que valor a ferramenta pode agregar ao negócio. Porém,
segundo os autores, o problema é que muitas das vantagens conhecidas são de caráter
não-financeiro, o que dificulta quantificar de forma satisfatória e científica o real valor do
Balanced Scorecard. Sendo assim, talvez as empresas tenham que se contentar com
estudos de casos e artigos que tentam delinear algumas das suas vantagens e
desvantagens.
Em termos de modelos que criticam o Balanced Scorecard, merece destaque o
Performance Prism. Este modelo foi desenvolvido no Centre for Business Performance, na
Universidade de Cranfield (Inglaterra), liderado pelo pesquisador Andy Neely, visando à
integração dos melhores aspectos de outros sistemas de medição de desempenho, de
forma a agregar as diferentes perspectivas de desempenho fornecidas por esses sistemas.
Neste sentido, os criadores do Performance Prism o definem não como um modelo
de gestão estratégica, porém como um framework de gestão de desempenho de segunda
geração (NEELY, ADAMS e KENNERLEY, 2002). Os criadores do modelo identificaram
51
que, apesar de existirem sistemas com medidas financeiras e não financeiras, como é o
caso do Balanced Scorecard, existia a necessidade de uma segunda geração de modelos
para medição de desempenho. Segundo eles, o objetivo seria possibilitar às organizações a
atualização ou desenvolvimento de scorecards que fossem apropriados às demandas do
ambiente cada vez mais competitivo da atualidade (NEELY, ADAMS e CROWE, 2001).
Relativo à sua estrutura, o Performance Prism é um modelo de medição de
desempenho que coloca a visão dos stakeholders em primeiro plano, composto por cinco
faces inter-relacionadas de um prisma: satisfação do stakeholder, estratégias, processos,
capacidades e contribuição do stakeholder. Desta forma, a estratégia corporativa acaba
tornando-se secundária, juntamente com os processos e capacidades da organização, visto
que a principal preocupação da organização deve ser a satisfação e a contribuição dos seus
stakeholders.
No entanto, convém ressaltar que as críticas se direcionam diretamente ao Balanced
Scorecard (item 2.4.1), e não aos mapas estratégicos (item 2.4.1.3), que, conforme foi
mencionado anteriormente nesta pesquisa, tratam-se de conceitos e ferramentas distintas,
apesar de complementares. Outro modelo de gestão estratégica bastante aceito no Brasil é
o Gerenciamento pelas Diretrizes, que será demonstrado no próximo item deste trabalho.
2.4.2 Gerenciamento pelas Diretrizes - GPD
Conforme Campos (2002), o gerenciamento pelas diretrizes (GPD) tem sido
amplamente utilizado no Brasil desde 1996, dentre outras formas, como um meio de
gerenciar as metas oriundas da formulação da estratégia. Trata-se de um sistema de gestão
que utiliza como ponto de partida as metas anuais da empresa, obtidas a partir de um plano
de longo prazo desdobrado em planos de ação anuais. A base para este plano de longo
prazo são as estratégias organizacionais. Desta forma, “o gerenciamento pelas diretrizes
tem como objetivo transformar as estratégias da organização em realidade” (CAMPOS,
2002, p. 35).
Como diretriz, no conceito do gerenciamento pelas diretrizes, entende-se uma meta
em conjunto com suas respectivas medidas prioritárias, suficientes para se atingir esta meta.
Medidas, por sua vez, são meios ou métodos específicos para se atingir a meta. Porém, ao
conjunto destas medidas prioritárias e suficientes para se atingir a meta dá-se o nome de
plano. Neste contexto, uma diretriz passa a ser entendida como uma meta acompanhada do
plano para atingi-la (CAMPOS, 2002). O gerenciamento pelas diretrizes aborda o
gerenciamento de projetos de uma forma particular, conforme será demonstrado no próximo
item desta pesquisa.
52
2.4.2.1 GPD através do Gerenciamento por Projetos
Para Campos (2002), uma das formas de obtenção de forças do gerenciamento
pelas diretrizes, visando o pronto atendimento às variações da conjuntura ambiental, é
através do gerenciamento por projetos. No contexto do gerenciamento pelas diretrizes, cada
projeto tem um responsável com muito poder, podendo até mesmo, em alguns casos,
assumir o nível de um diretor, reportando-se diretamente ao presidente da empresa, para
garantir uma execução rápida. O autor define quatro formas de se organizar o
gerenciamento por projeto na organização:
a) Projeto independente: pode ser estabelecido em qualquer nível da empresa e é
conduzido por grupos de trabalho ou forças-tarefa, de forma independente;
b) Projeto por setor: quando um setor da empresa recebe um tema especialmente
importante dentro do gerenciamento pelas diretrizes, é atribuído ao chefe deste setor poder
suficiente para que ele consiga uma boa condução do projeto;
c) Projeto por comitê interfuncional: neste caso, o comitê pode receber a força
necessária para executar o projeto – a desvantagem é que o comitê somente planeja e
verifica, enquanto a execução fica a cargo dos departamentos de linha, o que pode
ocasionar perda de foco;
d) Projeto em matriz: com o objetivo de suprir a deficiência de perda de foco do
projeto por comitê interfuncional, coloca-se os executivos de linha como integrantes do
comitê.
No gerenciamento pelas diretrizes é definido que a empresa deve ter um plano de
longo prazo que deve ser revisto anualmente, tendo-se em vista (CAMPOS, 2002):
a) A consciência do risco de alterações bruscas no ambiente;
b) As diferenças de desempenho observadas na comparação com outras empresas;
c) A consciência dos problemas internos da organização.
Alguns cuidados devem ser tomados e algumas ações devem ser empreendidas
nestas revisões anuais do plano de longo prazo, conforme descrito a seguir:
a) Estabelecimento de novas metas de rompimento com a situação atual;
b) Criação de medidas de execução prioritárias, visando reformulação da estrutura;
c) Análise do retorno que as medidas oferecem à empresa (em termos de market-
share, acréscimo de lucro, faturamento, entre outros);
d) As medidas que apresentarem elevado retorno, a curto prazo, devem ser
definidas como projetos e transferidas para o gerenciamento por projetos, que se caracteriza
como um gerenciamento pelas diretrizes especial;
53
e) As demais medidas recebem o tratamento normal dentro do gerenciamento pelas
diretrizes;
f) Definidos os projetos e seus responsáveis, deve ser realizada uma avaliação da
capacidade de execução da empresa, visando seu fortalecimento para a garantia de êxito
na execução. Nesta avaliação devem ser considerados três itens:
• Qualidade e quantidade dos membros da organização que conduzirão o projeto. A
prioridade deve ser o projeto, mesmo que algum departamento de linha reclame a perda de
um de seus membros;
• Capacidade financeira;
• Força da organização, transferindo poder suficiente ao responsável pelo projeto,
para que ele consiga remover os obstáculos.
Concluída a seção do referencial teórico referente aos modelos de gestão
estratégica, na próxima seção serão demonstrados os fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos identificados a partir do referencial teórico.
2.5 FATORES CRÍTICOS PARA A MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE
PROJETOS IDENTIFICADOS A PARTIR DO REFERENCIAL TEÓRICO
Visando o atendimento ao primeiro objetivo específico desta pesquisa, “Identificar
fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos a partir da análise dos
modelos e demais assuntos estudados”, nesta seção serão apresentados os fatores críticos
identificados, de forma detalhada, cujas áreas de abrangência, modelos e assuntos, com as
respectivas referências bibliográficas que foram utilizadas, podem ser observadas no
Quadro 1:
Área de
Abrangência
Modelo/
Assunto
Referências
Bibliográficas
Gerenciamento de
Projetos
Gerenciamento
de Projetos
Artto et al. (2008); Kerzner (2006); Oliveira (2005); Rabechini
Jr. e Pessoa (2005); Norrie e Walker (2004); PMI (2004); Quinn
(2001); Valeriano (2001); Dinsmore (1999); Shenhar et al.
(1997) apud Artto e Dietrich (2004); Ansoff e McDonnel (1993)
Modelos de
Maturidade em
Gerenciamento
de Projetos
Silva Jr. et al. (2008)
OPM3
PMI (2004); PMI (2003); Santos (2003)
PMMM
Silva Jr. et al. (2008); Kerzner (2006)
Modelos de
Maturidade em
Gerenciamento de
Projetos
MMGP
Prado (2004)
Framework de
Maturidade de
Processos
Estratégicos de TI
COBIT/PO10
ITGI (2007)
54
Gestão
Estratégica
Organizacional
Gestão
Estratégica
Organizacional
Marinho, Campos e Selig (2007); Kaplan e Norton (2006);
Oliveira (2005); Mintzberg (2004); Quinn (2001); Kaplan e
Norton (1997); Ansoff e McDonnell (1993)
BSC
Costa (2005); Norrie e Walker (2004); Kaplan e Norton (2000);
Kaplan e Norton (1997); Ansoff e McDonnel (1993)
Modelo de Gestão
Estratégica
GPD
Campos (2002)
Quadro 1 – Modelos e assuntos de referência para os fatores críticos identificados
Fonte: Elaborado pelo autor
Conforme pode ser observado, foram identificados fatores críticos para a maturidade
em gerenciamento de projetos não apenas oriundos dos modelos utilizados nesta pesquisa,
porém também do conhecimento obtido a partir de outros assuntos do referencial teórico,
relacionados ao tema e foco da pesquisa, visando complementar e enriquecer o modelo
teórico inicial deste estudo. Cada modelo ou assunto referenciado fornece contribuições
distintas, que foram importantes para a definição dos fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos, conforme poderá ser verificado mais adiante nesta mesma
seção da pesquisa.
Desta forma, o pesquisador identificou 19 fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos, a partir dos modelos e demais assuntos estudados, que foram
organizados conforme consta no Quadro 2. No entanto, convém ressaltar quatro questões
importantes em relação ao Quadro 2:
a) Cada fator tem referência às opiniões de pelo menos três autores, visando não
ter viés na demonstração da importância do mesmo;
b) Conforme demonstrado na justificativa desta pesquisa, para Rabechini Jr. e
Pessoa (2005), a obtenção de maturidade em gerenciamento de projetos leva tempo e tem
reflexos em toda a organização, além de ser necessário decidir por uma série de ações
consistentes, envolvendo desenvolvimento de competências em várias instâncias, que
podem ser caracterizadas como fatores críticos. Por este motivo, os fatores críticos estão
descritos com verbos no infinitivo, no sentido exatamente de caracterizá-los como ações
consistentes a serem tomadas na busca da maturidade em gerenciamento de projetos;
c) Ao lado do nome do fator crítico para a maturidade consta, entre parênteses, um
código que referencia o próprio fator, composto pela sigla “FC” (Fator Crítico) seguida pelo
número sequencial de posição no Quadro 2;
d) Na última coluna, denominada “Cód. Linha”, consta um código composto pelo
próprio código que referencia o fator crítico, seguido de “_” mais o número sequencial da
entrada da combinação das colunas “Modelo/Assunto”, “Capítulo/Seção Referência” e
“Autores”, referentes ao fator crítico. Este código servirá de referência para os
detalhamentos individuais de cada fator crítico, que serão demonstrados mais adiante nesta
seção.
55
Fator Crítico
para a
Maturidade/
Código)
Modelo/
Assunto
Capítulo/Seção
Referência
Autores
Cód.
Linha
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT – Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC01_01
2.3. Gestão Estratégica
Organizacional
Quinn (2001) FC01_02
Mintzberg (2004) FC01_03
Gestão
Estratégica
Organizac.
2.3.1 Formulação da Estratégia
Ansoff e
McDonnell (1993)
FC01_04
Formular a
Estratégia
Corporativa
(FC01)
BSC
2.4.1.4 Relação entre Balanced
Scorecard e Formulação
Estratégica
Kaplan e Norton
(2000)
FC01_05
Gerenciam.
de Projetos
2.1.4 Gerenciamento de
Portfolio
Kerzner (2006) FC02_01
2.3. Gestão Estratégica
Organizacional
Quinn (2001) FC02_02
Mintzberg (2004) FC02_03
Gestão
Estratégica
Organizac.
2.3.1 Formulação da Estratégia
Ansoff e
McDonnell (1993)
FC02_04
Kaplan e Norton
(1997)
FC02_05
BSC 2.4.1 Balanced Scorecard - BSC
Norrie e Walker
(2004)
FC02_06
2.4.2 Gerenciamento pelas
Diretrizes - GPD
Campos (2002) FC02_07
FC02_08
Definir um
plano
estratégico de
longo prazo,
com definição
de metas e
revisões (FC02)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002)
FC02_09
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
Santos (2003) FC03_01
FC03_02
Kaplan e Norton
(1997)
FC03_03
Gestão
Estratégica
Organizac.
2.3.2 Implementação da
Estratégia
Marinho, Campos
e Selig (2007)
FC03_04
2.4.1 Balanced Scorecard - BSC
Kaplan e Norton
(1997)
FC03_05
Kaplan e Norton
(2000)
FC03_06
Comunicar
constantemente
estratégias,
planos de longo
prazo, metas
definidas e
mudanças
ocorridas
(FC03)
BSC
2.4.1.4 Relação entre Balanced
Scorecard e Formulação
Estratégica
Kaplan e Norton
(1997)
FC03_07
FC04_01
Gerenciam.
de Projetos
2.1.4 Gerenciamento de
Portfolio
Kerzner (2006)
FC04_02
FC04_03
Definir critérios
de seleção e
priorização
isentos e claros
(livres de
hierarquia,
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
Santos (2003)
FC04_04
56
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT – Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC04_05
Gestão
Estratégica
Organizac.
2.3.2 Implementação da
Estratégia
Kaplan e Norton
(2006)
FC04_06
BSC 2.4.1.2 Objetivos Estratégicos
Ansoff e McDonnel
(1993)
FC04_07
porte de projeto
ou pressão
política) (FC04)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002) FC04_08
2.1 Gerenciamento de Projetos Valeriano (2001) FC05_01
Ansoff e McDonnel
(1993)
FC05_02
2.1.2 Relações entre Projetos e
Estratégia Organizacional
Quinn (2001) FC05_03
PMI (2004) FC05_04
2.1.3 Gerenciamento de
Programas
Valeriano (2001) FC05_05
Gerenciam.
de Projetos
2.1.4 Gerenciamento de
Portfolio
Shenhar et al.
(1997) apud Artto
e Dietrich (2004)
FC05_06
PMI (2004) FC05_07
Implementar a
estratégia
através de um
portfolio
corporativo,
desdobrado em
programas e
projetos
estratégicos
(FC05)
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
PMI (2003) FC05_08
2.1.1 Gerenciamento por
Projetos
Dinsmore (1999) FC06_01
Norrie e Walker
(2004)
FC06_02
Gerenciam.
de Projetos
2.1.2 Relações entre Projetos e
Estratégia Organizacional
Artto et al. (2008) FC06_03
FC06_04
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC06_05
Gestão
Estratégica
Organizac.
2.3.2 Implementação da
Estratégia
Oliveira (2005) FC06_06
BSC 2.4.1 Balanced Scorecard - BSC
Kaplan e Norton
(1997)
FC06_07
Verificar a
contribuição
estratégica das
entregas dos
projetos (FC06)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002) FC06_08
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
Santos (2003) FC07_01
FC07_02
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC07_03
FC07_04
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT – Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007)
FC07_05
Envolver os
stakeholders
organizacionais,
visando o
atendimento de
suas
necessidades
(FC07)
BSC
2.4.1.1 As perspectivas do
Balanced Scorecard
Costa (2005) FC07_06
FC08_01
Fazer
benchmarking
PMMM
2.2.3 PMMM – Project
Management Maturity Model
Kerzner (2006)
FC08_02
57
Silva Jr. et al.
(2008)
FC08_03
com empresas
mais
desenvolvidas
em
gerenciamento
de projetos
(FC08)
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004) FC08_04
2.1 Gerenciamento de Projetos Oliveira (2005) FC09_01
2.1.2 Relações entre Projetos e
Estratégia Organizacional
Quinn (2001) FC09_02
Gerenciam.
de Projetos
2.1.5 Influências
Organizacionais
PMI (2004) FC09_03
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
Santos (2003) FC09_04
FC09_05
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC09_06
FC09_07
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT – Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007)
FC09_08
FC09_09
Gerir
efetivamente os
recursos
disponíveis
(FC09)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002)
FC09_10
PMI (2004) FC10_01
Gerenciam.
de Projetos
2.1 Gerenciamento de Projetos
Kerzner (2006) FC10_02
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004) FC10_03
Atender aos
objetivos
definidos para o
projeto (FC10)
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT - Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC10_04
Gerenciam.
de Projetos
2.1.5 Influências
Organizacionais
Kerzner (2006) FC11_01
FC11_02
FC11_03
FC11_04
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC11_05
Possuir sistema
informatizado
para
gerenciamento
de projetos
(FC11)
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT - Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC11_06
Gerenciam.
de Projetos
2.1.5 Influências
Organizacionais
PMI (2004) FC12_01
FC12_02
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC12_03
Criar um PMO
corporativo
efetivo, isento e
com poder
(FC12)
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT - Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC12_04
Incentivar o
conhecimento
Gerenciam.
de Projetos
2.1 Gerenciamento de Projetos Kerzner (2006) FC13_01
58
2.1.3 Gerenciamento de
Programas
Dinsmore (1999) FC13_02
FC13_03
PMMM
2.2.3 PMMM - Project
Management Maturity Model
Kerzner (2006)
FC13_04
FC13_05
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC13_06
crescente em
gerenciamento
de projetos
(Metodologias/
Treinamentos/
Certificações)
(FC13)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002) FC13_07
FC14_01
Gerenciam.
de Projetos
2.1.4 Gerenciamento de
Portfolio
Kerzner (2006)
FC14_02
Modelos de
Maturidade
em
Gerenciam.
de Projetos
2.2.1A origem dos Modelos de
Maturidade
Silva Jr. et al.
(2008)
FC14_03
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
PMI (2004) FC14_04
FC14_05
PMMM
2.2.3 PMMM - Project
Management Maturity Model
Kerzner (2006)
FC14_06
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004) FC14_07
Criar
metodologias
de
gerenciamento
de projetos,
programas e
portfolio (FC14)
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT - Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC14_08
PMMM
2.2.3 PMMM - Project
Management Maturity Model
Kerzner (2006) FC15_01
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004) FC15_02
FC15_03
FC15_04
FC15_05
Dar autonomia
ao gerente de
projetos (FC15)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002)
FC15_06
2.1 Gerenciamento de Projetos
Rabechini Jr. e
Pessoa (2005)
FC16_01
Gerenciam.
de Projetos
2.1.1 Gerenciamento por
Projetos
PMI (2004) FC16_02
Usar
efetivamente as
metodologias
definidas (FC16)
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004) FC16_03
Gerenciam.
de Projetos
2.1.4 Gerenciamento de
Portfolio
Kerzner (2006) FC17_01
Buscar o
envolvimento
da alta gestão e
o interesse
pelos projetos
OPM3
2.2.2 OPM3 – Organizational
Project Management Maturity
Model
Santos (2003) FC17_02
59
(FC17)
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004) FC17_03
Gerenciam.
de Projetos
2.1.4 Gerenciamento de
Portfolio
PMI (2004) FC18_01
Modelos de
Maturidade
em
Gerenciam.
de Projetos
2.2.1A origem dos Modelos de
Maturidade
Silva Jr. et al.
(2008)
FC18_02
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT - Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC18_03
Gestão
Estratégica
Organizac.
2.3.2 Implementação da
Estratégia
Kaplan e Norton
(2006)
FC18_04
Obter patrocínio
efetivo aos
projetos (FC18)
GPD
2.4.2.1 GPD através do
Gerenciamento por Projetos
Campos (2002) FC18_05
Modelos de
Maturidade
em
Gerenciam.
de Projetos
2.2.1A origem dos Modelos de
Maturidade
Silva Jr. et al.
(2008)
FC19_01
FC19_02
MMGP
2.2.4 MMGP – Modelo de
Maturidade em Gerenciamento
de Projetos
Prado (2004)
FC19_03
Possuir
comunicação e
relacionamento
interpessoal
efetivos (FC19)
COBIT/
PO10
2.2.5 COBIT - Control
Objectives for Information and
Related Technology/Processo
PO10
ITGI (2007) FC19_04
Quadro 2 – Fatores críticos para a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos
Fonte: Elaborado pelo autor
Visando um melhor entendimento dos fatores críticos identificados, a seguir os
mesmos serão detalhados individualmente, considerando o seu significado para a pesquisa,
a partir do referencial teórico, e como ele é citado em cada modelo ou assunto. Convém
ressaltar que todos tratam-se de fatores críticos para a maturidade organizacional em
gerenciamento de projetos, identificados a partir dos modelos estudados, além dos demais
assuntos tratados no referencial teórico, referentes ao tema e foco desta pesquisa.
Outra questão importante refere-se ao conteúdo da coluna “Citação relacionada ao
fator crítico”. As citações foram reproduzidas procurando demonstrar apenas as partes do
referencial teórico diretamente inerentes ao fator crítico em questão. Sendo assim, é comum
a utilização dos caracteres “...” no meio do texto, substituindo os trechos onde a referência
não diz respeito diretamente ao fator crítico. Em caso de necessidade de mais detalhes,
favor procurar o texto completo no referencial teórico, conforme o código constante na
coluna “Fator Crítico”, utilizando as referências existentes no Quadro 2, na respectiva linha
do código do fator crítico.
60
FC01 - Formular a Estratégia Corporativa: Este fator crítico refere-se à importância
de formular uma estratégia corporativa, no sentido de traçar o caminho futuro da
organização, para fins de direcionamento de recursos e busca de uma posição diferenciada
no mercado.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC01_01
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... A importância de uma estratégia formulada anteriormente.”
FC01_02
“...uma estratégia bem formulada ajuda a organização a ordenar e alocar os seus
recursos, visando uma postura singular e viável.”
FC01_03
”...formação da estratégia é um processo de planejamento, idealizado ou apoiado por
planejadores, para planejar a fim de produzir planos.”
FC01_04
“...o processo de formulação das estratégias estipula as direções gerais nas quais a
posição da empresa crescerá e se desenvolverá...”
FC01_05
“...a existência de uma estratégia explícita abrevia o tempo necessário à construção do
primeiro Balanced Scorecard...”
FC02 - Definir um plano estratégico de longo prazo, com definição de metas e
revisões: Caracteriza a importância para a organização da definição de um plano de longo
prazo que vise à implementação da estratégia anteriormente formulada, considerando as
metas a serem atingidas e as revisões necessárias, em função das constantes mudanças no
ambiente da organização.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC02_01
“...o projeto deve alinhar-se com os outros projetos e com o plano estratégico da
organização...”
FC02_02
“...define estratégia como um padrão ou plano onde as principais metas, políticas e
seqüências de ações de uma organização são integradas em um todo coerente...”
FC02_03
“Um plano, por sua vez, é o resultado de um planejamento, uma evidência tangível da
administração.”
FC02_04 “...o processo de formulação das estratégias... não resulta em nenhuma ação imediata.”
FC02_05
"...para viabilizar processos gerenciais críticos... Planejar, estabelecer metas e alinhar
iniciativas estratégicas, alocando recursos e estabelecendo marcos de referência..."
FC02_06
“...transformação da estratégia em um plano operacional, utilizando métricas que
permitem à organização decidir que ações tomar de acordo com a estratégia definida... e
transformando a estratégia em planos executáveis.”
FC02_07
“Trata-se de um sistema de gestão que utiliza como ponto de partida as metas anuais da
empresa, obtidas a partir de um plano de longo prazo desdobrado em planos de ação
anuais. A base para este plano de longo prazo são as estratégias organizacionais.”
FC02_08
“...é definido que a empresa deve ter um plano de longo prazo que deve ser revisto
anualmente, tendo-se em vista... a consciência do risco de alterações bruscas no
ambiente.”
FC02_09
“"Alguns cuidados devem ser tomados e algumas ações empreendidas nestas revisões
anuais do plano de longo prazo... Estabelecimento de novas metas de rompimento com
a situação atual."
FC03 - Comunicar constantemente as estratégias, planos de longo prazo,
metas definidas e mudanças ocorridas: Além da organização possuir uma estratégia
formulada, juntamente com um plano de implementação que represente esta formulação, é
de extrema importância que isto seja amplamente comunicado e compreendido pelas
61
pessoas que integram a organização, bem como as mudanças de estatégias e metas
corporativas que se fizerem necessárias.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC03_01
“...podem ser consideradas como falhas ... as falhas na comunicação de mudanças de
metas corporativas...”
FC03_02
"...a implementação da estratégia começa pela capacitação e pelo envolvimento das
pessoas que devem executá-la. No entanto, algumas organizações implementam suas
estratégias de modo centralizado, no estilo militar de ”comando e controle”, mantendo as
estratégias em segredo e compartilhando-as somente entre a alta administração."
FC03_03
“...caso as organizações desejem a contribuição de todos os funcionários na
implementação de suas estratégias, elas deverão compartilhar com eles suas visões e
estratégias de longo prazo, incentivando-os ativamente a sugerir formas pelas quais a
visão e a estratégia possam ser alcançadas.”
FC03_04
"...as causas para essa atitude pode ser uma elevada quantidade de níveis hierárquicos
ou ineficientes canais de comunicação interna, colocando em risco tudo que foi
planejado."
FC03_05
"...para viabilizar processos gerenciais críticos, conforme... Esclarecer e traduzir a visão
e a estratégia, estabelecendo o consenso... Comunicar e associar objetivos e medidas
estratégicas, educando e vinculando recompensas..."
FC03_06
“A existência de uma estratégia explícita abrevia o tempo necessário à construção do
primeiro Balanced Scorecard, principalmente se for, de fato, compreendida e
compartilhada por todos.”
FC03_07
“O ideal seria que todos na empresa compreendessem a estratégia e como as suas
ações individuais a sustentam, do nível hierárquico mais elevado ao mais baixo da
estrutura organizacional.”
FC04 - Definir critérios de seleção e priorização isentos e claros (livres de
hierarquia, porte de projeto ou pressão política): Sem critérios claros e isentos de
seleção e priorização, visando à melhor alocação dos recursos em termos corporativos e a
integração do portfolio de projetos às estratégias organizacionais, dificilmente a empresa
conseguirá atingir um alto nível de maturidade em gerenciamento de projetos, bem como o
alcance de seus objetivos estratégicos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC04_01
“...as decisões referentes ao gerenciamento de portfolio não são tomadas sem critérios,
pois geralmente estão relacionadas com outros projetos e com diversos fatores, tais
como reservas financeiras disponíveis e alocação de recursos.”
FC04_02
“...é imprescindível o envolvimento da alta administração, que basicamente é a
responsável... dos critérios e condições para a seleção dos projetos que o integrarão.”
FC04_03
“As organizações ... falham em questões chave quanto aos critérios de seleção e no
alinhamento de projetos às estratégias corporativas.
FC04_04
“...podem ser consideradas como falhas... a enorme pressão de grandes projetos em
detrimento dos menores...”
FC04_05
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... Critérios de seleção e priorização.”
FC04_06
“O planejamento de iniciativas, por sua vez, compõe-se de duas fases. A primeira é a
priorização, que consiste na revisão e avaliação do atual portfolio de iniciativas,
mantendo apenas aquelas que promovem diretamente as necessidades específicas de
desempenho estratégico. Este passo estabelece o que a organização gostaria de fazer.”
FC04_07 “...tanto a estratégia quanto os objetivos são utilizados para filtrar projetos...”
FC04_08
"Alguns cuidados devem ser tomados e algumas ações empreendidas... Criação de
medidas de execução prioritárias, visando reformulação da estrutura."
62
FC05 - Implementar a estratégia através de um portfolio corporativo,
desdobrado em programas e projetos estratégicos: Todas as melhores práticas
relacionadas à maturidade em gerenciamento de projetos, programas e portfolio, podem e
devem ser utilizadas e direcionadas em prol de uma melhor implementação da estratégia
organizacional, a fim de facilitarem o alcance dos objetivos estratégicos organizacionais.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC05_01
“...as técnicas e os processos de gerenciamento de projeto passaram a ser usados no
tratamento de problemas organizacionais diversos, como alterações organizacionais, nos
recursos humanos, no desenvolvimento de novos produtos e processos e nas mudanças
da estratégia da organização.”
FC05_02
“...a estratégia deve ser usada para gerar projetos estratégicos... buscando eliminar
possibilidades de existência de projetos incompatíveis com a estratégia.”
FC05_03
“Uma outra forma de alinhar as ações implementadas pela organização à estratégia
organizacional é através de programas estratégicos... os programas estratégicos
estabelecem a sequência passo-a-passo das ações necessárias para que a empresa
atinja seus principais objetivos... são os programas que expressam como os objetivos
serão alcançados...”
FC05_04
“O gerenciamento de programas, ao contrário do gerenciamento de projetos, centraliza e
coordena o gerenciamento de um grupo de projetos, visando atingir os objetivos e
benefícios estratégicos do programa.”
FC05_05
“...programas como subdivisões do plano estratégico organizacional, onde é possível se
agrupar as decisões e ações por áreas afins, por objetivos setoriais ou ainda por
objetivos relacionados entre si.”
FC05_06
“...o gerenciamento de portfólio de projetos apresenta-se como uma das soluções para
ligar projetos à estratégia de negócio...”
FC05_07
“Já portfolio pode ser definido como um conjunto de projetos ou programas e outros
trabalhos agrupados, visando facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de
atender aos objetivos estratégicos do negócio.”
FC05_08
“...os estágios de padronização, medição, controle e melhoramento contínuo deverão ser
atingidos se a seqüência de domínios de gerenciamento do projeto, programa e portfolio
estiver implantada. ... Locados no contexto dos três domínios de gerenciamento, os
processos ganham uma dimensão estratégica em termos organizacionais.”
FC06 - Verificar a contribuição estratégica das entregas dos projetos: Os
resultados obtidos com as entregas oriundas dos projetos executados devem conduzir a
organização ao alcance de sua estratégia, através de um aprendizado estratégico crescente
e de um feedback destes resultados para o processo de formulação da estratégia
corporativa.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC06_01
“...os objetivos da gestão por projetos... devem ser coerentes com os objetivos globais
das empresas.”
FC06_02
“...afirmam que é essencial o relacionamento de resultados de projetos à estratégia da
corporação.”
FC06_03
“...do ponto de vista do projeto... ele pode ter uma estratégia própria, agindo como uma
direção que contribui para o sucesso do projeto no seu ambiente, considerando a própria
necessidade de se atingir as metas dos objetivos estratégicos.”
FC06_04 “O modelo trata das seguintes dimensões da maturidade:... Alinhamento com os
63
negócios da organização.”
FC06_05
“É feita uma avaliação das causas dos desvios dos projetos, que estão alinhados com os
negócios da empresa.”
FC06_06
“...também deve ter, para consolidar e aprimorar o processo estratégico, um sistema
estruturado de acompanhamento, controle e avaliação de resultados, constituído de
eficientes procedimentos...”
FC06_07
"...para viabilizar processos gerenciais críticos... Melhorar o feedback e o aprendizado
estratégico, articulando a visão compartilhada e facilitando a revisão da estratégia."
FC06_08
"Alguns cuidados devem ser tomados e algumas ações empreendidas... Analisar o
retorno que as medidas oferecem à empresa (em termos de market-share, acréscimo de
lucro, faturamento, entre outros)."
FC07 - Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento de
suas necessidades: Ressalta a importância do envolvimento e do compromisso dos
stakeholders organizacionais, até como forma de se conseguir atender aos seus interesses
e demandas.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC07_01
“...podem ser consideradas como falhas... o compromisso dos stakeholders somente na
fase de criação do projeto.”
FC07_02 “...e existe comprometimento dos principais envolvidos.”
FC07_03
“...o modelo MMGP destaca também a importância... o envolvimento... dos stakeholders
organizacionais.”
FC07_04
“...dentre os objetivos de controle do processo PO10, merecem destaque... , além do
interesse e participação dos stakeholders.”
FC07_05
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... Obtenção do compromisso e da participação dos
stakeholders afetados pelo projeto durante a definição e execução deste.”
FC07_06
"...um processo deve gerar algum benefício efetivo, na forma de um serviço, de um
produto ou de um atendimento para clientes ou para qualquer stakeholder, agregando
alguma forma de valor à organização."
FC08 - Fazer benchmarking com empresas mais desenvolvidas em
gerenciamento de projetos: É importante para as empresas, na busca de melhoramento
contínuo e aumento de maturidade em gerenciamento de projetos, compararem suas
práticas com as de outras organizações, geralmente mais desenvolvidas em termos de
gerenciamento de projetos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC08_01
“Benchmarking – é formado por um processo contínuo de comparação das práticas de
gerenciamento de projetos desenvolvidas por uma organização com outras. O objetivo
desta fase é a obtenção de informações que ajudem a organização a melhorar seu
desempenho.”
FC08_02
“No último nível – quinto, da melhoria contínua – é aproveitada a informação aprendida,
advinda do nível anterior (benchmarking), para implementar as mudanças necessárias
visando o melhoramento contínuo nos processos de gerenciamento de projetos.”
FC08_03
“...existe um consenso sobre a importância do uso de escalas de maturidade nas
organizações, através da possibilidade de ações de melhoria contínua nos processos de
gerenciamento de projetos, de uma forma geral, incluindo a utilização de avaliações
através de benchmarking.”
FC08_04
“Neste nível, a prática de benchmarking em organizações mais evoluídas no uso do
gerenciamento de projetos é estimulada.”
64
FC09 - Gerir efetivamente os recursos disponíveis: Os recursos organizacionais
são escassos e finitos. Em função disso, na medida em que a organização direcione
recursos para os projetos, faz-se necessária uma gestão efetiva dos mesmos, a fim de que
os projetos cumpram com o que foi inicialmente definido em termos, principalmente, de
orçamento, prazo, qualidade e escopo, preservando, desta forma, os investimentos da
organização.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC09_01
“...define projeto como um plano de trabalho ... no qual são alocados os recursos
necessários a seu desenvolvimento. ... Administração de projeto é o esforço no sentido
de melhor alocar os recursos, tendo em vista alcançar os objetivos estabelecidos.”
FC09_02
“...são os programas que expressam como os objetivos serão alcançados, asseguram
que os recursos estão comprometidos com este alcance, propiciando um traçado
dinâmico contra o qual o progresso pode ser mensurado."
FC09_03
“...a estrutura da organização que executa o projeto geralmente define a disponibilidade
de recursos para o projeto...”
FC09_04 “...podem ser consideradas como falhas... falta de fundos financeiros...”
FC09_05 “...os projetos têm grande possibilidade de sofrer atrasos, estourar o orçamento...”
FC09_06
“...o modelo MMGP destaca também a importância... bem como a questão orçamentária
dos projetos...”
FC09_07
“...cuja gestão visa garantir a conformidade das entregas de projetos em termos de
orçamento, prazo e qualidade.”
FC09_08
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... A questão de disponibilidade de recursos para projetos,
com atenção à definição de orçamentos específicos para este fim.”
FC09_09
"Definidos os projetos e seus responsáveis, deve ser realizada uma avaliação da
capacidade de execução da empresa, visando seu fortalecimento para a garantia de
êxito na execução."
FC09_10 "...devem ser considerados... Capacidade financeira."
FC10 - Atender aos objetivos definidos para o projeto: Todo projeto possui
objetivos e requisitos iniciais, o que gera uma necessidade de se buscar garantir, de alguma
forma, que seja possível a verificação constante da conformidade do que está sendo
realizado com estes objetivos e requisitos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC10_01
“...gerenciamento de projetos pode ser entendido como a aplicação de conhecimento,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos.”
FC10_02
“O gerenciamento de projetos pode ser também definido como o planejamento, a
programação e o controle de uma série de tarefas integradas, de forma a atingir os
objetivos com êxito, beneficiando os participantes do projeto.”
FC10_03
“Os dados de execução, as lições aprendidas e a avaliação do atingimento dos objetivos
do projeto estão sendo coletados..."
FC10_04
“...cuja gestão visa garantir a conformidade das entregas de projetos em termos de
orçamento, prazo e qualidade.”
FC11 - Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos: Para que
a organização consiga dar um maior suporte ao gerenciamento de projetos, principalmente
em termos de armazenamento de lições aprendidas e nível de alcance dos objetivos
65
definidos para os projetos, além de suporte aos próprios gestores durante o ciclo de vida
dos projetos, é importante o investimento, no momento apropriado, em um sistema
informatizado voltado para gerenciamento de projetos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC11_01
“É normal que os gerentes seniores sintam-se obrigados a admitir que os seus
conhecimentos em gerenciamento de projetos não são necessários o bastante em
períodos de recessão, e é exatamente nestes momentos que os sistemas de
gerenciamento de projetos ganham importância.”
FC11_02 “O modelo trata das seguintes dimensões da maturidade:... Informatização.”
FC11_03 “A organização... adquiriu softwares de gerenciamento de projetos.”
FC11_04
“Os dados de execução, as lições aprendidas e a avaliação do atingimento dos objetivos
do projeto estão sendo coletados e armazenados em um banco de dados.”
FC11_05
“É possível aperfeiçoar os projetos com base na... experiência e dados históricos
armazenados em bancos de dados...”
FC11_06
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... Criação ou manutenção de sistemas de suporte para
gerenciamento de projetos.”
FC12 - Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder: Um escritório
corporativo de projetos (PMO – Project Management Office) é de grande importância no
sentido de proporcionar uma estrutura organizacional propícia ao gerenciamento de projetos
e seu consequente aumento de maturidade, além de legitimar o papel do gerente de
projetos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC12_01
“...muitas organizações enxergam os benefícios de desenvolver e implementar um PMO,
... A função do PMO pode ser de assessoria ou de concessão formal de autoridade,
referente às políticas e procedimentos específicos sobre os projetos da organização.”
FC12_02 “Uma estrutura organizacional para gerenciamento de projetos foi implantada...”
FC12_03
“...o modelo MMGP destaca também a importância de um escritório de gerenciamento de
projetos que legitime os gerentes de projeto...”
FC12_04
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... salientando a importância da criação de um escritório de
projetos corporativo.”
FC13 - Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de projetos
(Metodologias/Treinamentos/Certificações): Para que seja possível atingir níveis mais
elevados em gerenciamento de projetos, deve-se preparar os processos e as pessoas da
organização para tanto, através do investimento em conhecimento e em padronização de
procedimentos, visando a busca crescente de melhores resultados em termos de
gerenciamento de projetos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC13_01
“...a existência ou não de um plano de carreira para os gerentes de projeto pode ser, em
uma visão mais abrangente, um fator importante na definição se a empresa atingirá um
resultado excelente ou fraco em gerenciamento de projetos.”
FC13_02 “Este aumento de complexidade, no entanto, faz com que a visão sobre o gerenciamento
66
de projetos, que na maioria das literaturas inclui conjuntos de teorias e metodologias
aplicadas apenas a projetos isolados, passe a abranger múltiplos projetos, em diversas
áreas da empresa.”
FC13_03
“...em geral a organização sente a necessidade de ter um bom entendimento e
conhecimento básico da disciplina, com condições, ao menos, para estabelecer uma
terminologia padronizada.”
FC13_04
“Processos comuns – refere-se ao reconhecimento da organização da necessidade de
estabelecimento de processos comuns para projetos. Os processos comuns visam
repetir o sucesso obtido em um projeto para todos os outros na organização.”
FC13_05
“O modelo trata das seguintes dimensões da maturidade:... Conhecimentos de
gerenciamento (de projetos e de outras práticas gerais).”
FC13_06
“O modelo MMGP destaca também a importância... a capacidade de tratar o
gerenciamento de programas...”
FC13_07
"...devem ser considerados... Qualidade e quantidade dos membros da organização que
conduzirão o projeto."
FC14 - Criar metodologias de gerenciamento de projetos, programas e
portfolio: A partir da ampliação dos conhecimentos e da otimização de processos
referentes ao gerenciamento de projetos, a organização deve investir na criação de
metodologias padronizadas para gerenciamento de projetos, programas e portfolios,
baseando-se nas melhores práticas da área e nas lições aprendidas, visando à possibilidade
de repetição dos sucessos alcançados e o equilíbrio com o plano estratégico organizacional.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC14_01
“...o gerenciamento de portfolio de projetos ajuda a determinar a melhor combinação de
projetos, bem como o nível correto de investimento para cada projeto... o resultado disso
é um maior equilíbrio entre projetos em andamento e novas iniciativas estratégicas.”
FC14_02
“...o projeto deve alinhar-se com os outros projetos e com o plano estratégico da
organização, o que faz que seja necessária alguma forma de processo de gerenciamento
de portfolio...”
FC14_03
"...reforçam a importância do conhecimento de frameworks e metodologias voltadas às
melhores práticas em gerenciamento de projetos, como o PMBOK, por exemplo, para
fins de obtenção de graus mais elevados de maturidade em gerenciamento de projetos."
FC14_04 “O OPM3 trabalha em três domínios: projetos, programas e portfolio.”
FC14_05
“Linguagem comum – é o nível em que a organização reconhece a importância do
gerenciamento de projetos como metodologia útil para atingir sucesso em projetos.”
FC14_06
“Metodologia única – é quando a organização reconhece a possibilidade de obter
sinergia, dada a combinação de várias metodologias dentro de uma única, sendo que
seu eixo central é o gerenciamento de projetos.”
FC14_07
“Há procedimentos padronizados, difundidos e utilizados em todos os projetos. Uma
metodologia está disponível e é utilizada por todos.”
FC14_08
“...dentre os objetivos de controle do processo PO10, merecem destaque o uso de
frameworks de gerenciamento de programas e de projetos como um todo, compondo um
portfolio...”
FC15 - Dar autonomia ao gerente de projetos: Para que o gerente de projetos
consiga desempenhar com sucesso o seu papel, é necessário que a organização lhe
proporcione poder suficiente para lidar com os obstáculos que são normais em qualquer
projeto realizado dentro das organizações, na medida em que demandam recursos
escassos, demandados por outros projetos e pelas atividades rotineiras do dia-a-dia.
67
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC15_01
“Da mesma forma, são importantes e requerem bastante atenção fatores como a
descentralização de autoridade e de tomada de decisões, fundamentais para o sucesso
na busca da excelência em gerenciamento de projetos.”
FC15_02
“...o modelo MMGP destaca também a importância de um escritório de gerenciamento de
projetos que legitime os gerentes de projeto...”
FC15_03
“No contexto do gerenciamento pelas diretrizes, cada projeto tem um responsável com
muito poder, podendo até mesmo, em alguns casos, assumir o nível de um diretor,
reportando-se diretamente ao presidente da empresa...”
FC15_04
“...quando um setor da empresa recebe um tema especialmente importante dentro do
gerenciamento pelas diretrizes, é atribuído ao chefe deste setor poder suficiente para
que ele consiga uma boa condução do projeto.”
FC15_05
“Projeto por comitê interfuncional: neste caso, o comitê pode receber a força necessária
para executar o projeto...”
FC15_06
"...devem ser considerados... Força da organização, transferindo poder suficiente ao
responsável pelo projeto, para que ele consiga remover os obstáculos."
FC16 - Usar efetivamente as metodologias definidas: De nada adianta a
organização simplesmente definir metodologias. Faz-se necessário o efetivo uso das
mesmas, evidenciando a prática e considerando uma cultura organizacional propícia para
que se consiga este uso efetivo.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC16_01
“...obter sucesso com gerenciamento de projetos não tem sido uma prática constante,
pelo fato disso ser muito mais do que simplesmente adotar um guia referencial ou um
software de apoio.”
FC16_02
“Na verdade, a adoção do gerenciamento por projetos está relacionada à adoção de uma
cultura organizacional voltada ao gerenciamento de projetos.”
FC16_03 “O modelo trata das seguintes dimensões da maturidade:... Uso prático de metodologias.
FC17 - Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse pelos projetos: Sem
o envolvimento da alta gestão da organização em praticamente todo o ciclo de vida dos
projetos, bem como sem o interesse destes profissionais pelo assunto, é praticamente
impossível se conseguir níveis elevados de maturidade no gerenciamento dos mesmos,
bem como a integração destes ao plano estratégico organizacional.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC17_01
“...o projeto deve alinhar-se com os outros projetos e com o plano estratégico da
organização, ... bem como é imprescindível o envolvimento da alta administração... “
FC17_02
“...podem ser consideradas como falhas o alinhamento com a alta direção somente na
fase inicial do projeto, ...desvalorização do gerenciamento de projetos pela alta
direção...”
FC17_03
“...o modelo MMGP destaca também a importância... e o envolvimento da alta
gerência...”
FC18 - Obter patrocínio efetivo aos projetos: Diferentemente do fator crítico
anterior (FC17), a obtenção do patrocínio efetivo diz respeito à função dos patrocinadores
diretos dos projetos, como pessoas influentes da organização agindo no papel de
68
facilitadores, defensores e disseminadores dos mesmos, corresponsáveis pelo seu sucesso
e pela busca de recursos para a sua execução e finalização, juntamente com o gerente de
projetos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC18_01
“Normalmente a responsabilidade por gerenciar o portfolio de uma organização é do
corpo diretivo e gerencial.”
FC18_02
"Foram também identificadas algumas variáveis fortemente relacionadas com o nível de
maturidade em gerenciamento de projetos da organização, que por este motivo
caracterizam-se como fatores críticos de sucesso... referentes... ao patrocínio dos níveis
estratégico e tático..."
FC18_03
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... Apoio dos níveis hierárquicos superiores, definindo
responsabilidades relativas aos patrocinadores de projetos...”
FC18_04
“Em geral, nomeia-se um membro da equipe executiva com a responsabilidade de
patrocinador da iniciativa. Isso significa que qualquer obstáculo ao progresso pode ser
enfrentado com eficiência por um indivíduo dotado de recursos e de poderes para tomar
decisões e efetuar mudanças.”
FC18_05
"A prioridade deve ser o projeto, mesmo que algum departamento de linha reclame a
perda de um de seus membros."
FC19 - Possuir comunicação e relacionamento interpessoal efetivos: Problemas
de comunicação corporativa e relacionamento interpessoal caracterizam-se como variáveis
que geram conflitos e improdutividade, dificultam o sucesso no uso das melhores práticas
em gerenciamento de projetos e o consequente aumento de maturidade organizacional. A
efetividade neste aspecto deve ser buscada não somente em termos gerenciais, bem como
juntamente aos membros das equipes dos projetos.
Fator
Crítico
Citação relacionada ao fator crítico
FC19_01
"Foram também identificadas algumas variáveis fortemente relacionadas com o nível de
maturidade em gerenciamento de projetos da organização, que por este motivo
caracterizam-se como fatores críticos de sucesso... referentes... além da importância do
relacionamento e comunicação entre as pessoas."
FC19_02 “Existência de conflitos e improdutividades oriundos de relacionamentos humanos.”
FC19_03
“Os gerentes estão se aperfeiçoando ainda mais em aspectos críticos da gestão, como
na questão dos relacionamentos humanos. O fluxo de informações é melhor e os
projetos são executados com alto nível de sucesso.”
FC19_04
“...merecem destaque os seguintes aspectos relevantes na busca da maturidade em
gerenciamento de projetos:... Critérios referentes às responsabilidades e relações entre
os membros da equipe de um projeto, especialmente para o gerente de projetos, além de
propiciar os mecanismos necessários para isso.”
Uma vez finalizados os detalhamentos a respeito dos fatores críticos identificados
neste estudo, na próxima seção será detalhado o modelo teórico proposto nesta pesquisa,
criado a partir dos fatores críticos identificados nesta seção.
69
2.6 MODELO TEÓRICO PROPOSTO
Buscando o atendimento ao segundo objetivo específico desta pesquisa, “Identificar
relações entre os fatores críticos identificados e a gestão estratégica organizacional”, nesta
seção será demonstrado o modelo teórico proposto, desenvolvido em seis etapas, que
serão demonstradas a seguir. Da mesma forma, será detalhado como e porque cada etapa
foi desenvolvida desta forma.
Após a definição dos fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de
projetos identificados a partir do referencial teórico (seção 2.5), partiu-se para a criação do
modelo teórico proposto, que caracteriza a primeira versão das relações entre os fatores
críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional. Este modelo foi criado a partir dos fatores críticos identificados, do
referencial teórico e da experiência do pesquisador nas áreas de gestão estratégica,
gerenciamento de projetos e modelos de maturidade em gerenciamento de projetos.
2.6.1 Relações Identificadas a partir do Referencial Teórico (Versão 1)
Conforme citado anteriormente, o modelo teórico proposto caracteriza a primeira
versão das relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de
projetos e a gestão estratégica organizacional. O modelo foi definido considerando os
fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos identificados a partir do
referencial teórico (Seção 2.5). Após a análise da fundamentação destes fatores críticos, se
buscou identificar uma sequência lógica dentre os mesmos, a fim de se obter a versão inicial
das relações, conforme se demonstra a seguir, em seis etapas sequenciais:
a) Etapa 1 – Formulação da Estratégia e Definição do Plano Estratégico
Esta etapa contempla os seguintes fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos:
• Formular a Estratégia Corporativa (FC_01);
• Definir um plano estratégico de longo prazo, com definição de metas e revisões
(FC_02).
Abaixo é demonstrada a representação gráfica das relações, referente a esta etapa
(Figura 4):
70
Figura 4 – Modelo teórico proposto - Etapa 1
Fonte: Elaborado pelo autor
O motivo de iniciar as relações entre os fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional pela formulação da
estratégia se deu porque, conforme Ansoff e McDonnell (1993), o processo de formulação
das estratégias estipula as direções gerais nas quais a posição da empresa crescerá e se
desenvolverá. Porém, os autores afirmam que o processo de formulação das estratégias
não resulta em nenhuma ação imediata. Desta forma, a estratégia corporativa formulada,
segundo Norrie e Walker (2004), deve ser transformada em um plano operacional
executável, utilizando métricas que permitam à organização decidir que ações tomar de
acordo com a estratégia definida. Para Campos (2002), as metas anuais da empresa são
obtidas a partir de um plano de longo prazo desdobrado em planos de ação anuais, sendo
que a base para este plano de longo prazo são as estratégias organizacionais.
b) Etapa 2 - Comunicação de estratégias, planos, metas e mudanças
Esta etapa contempla o seguinte fator crítico para a maturidade em gerenciamento
de projetos:
• Comunicar constantemente estratégias, planos de longo prazo, metas definidas e
mudanças ocorridas (FC_03).
Abaixo é demonstrada a representação gráfica das relações, referente a esta etapa
(Figura 5):
Figura 5 – Modelo teórico proposto - Etapa 2
Fonte: Elaborado pelo autor
71
Após a formulação da estratégia e a definição do plano estratégico, o ideal seria que
todos na empresa compreendessem a estratégia e como as suas ações individuais a
sustentam, do nível hierárquico mais elevado ao mais baixo da estrutura organizacional,
visto que a implementação da estratégia começa pelo envolvimento das pessoas que devem
executá-la (KAPLAN E NORTON, 1997). Para os autores, caso as organizações desejem a
contribuição de todos os funcionários na implementação de suas estratégias, elas deverão
compartilhar com eles suas visões e estratégias de longo prazo. Além disso, Santos (2003)
ressalta que também pode ser considerada como falha a falta de comunicação de
mudanças de metas corporativas.
c) Etapa 3 – Definição de critérios de seleção e priorização isentos e claros
Esta etapa contempla o seguinte fator crítico para a maturidade em gerenciamento
de projetos:
• Definir critérios de seleção e priorização isentos e claros (livre de hierarquia, porte
de projeto ou pressão política) (FC_04).
Abaixo é demonstrada a representação gráfica das relações, referente a esta etapa
(Figura 6):
Figura 6 – Modelo teórico proposto - Etapa 3
Fonte: Elaborado pelo autor
Para Santos (2003), as organizações falham em questões chave quanto aos critérios
de seleção e no alinhamento de projetos às estratégias corporativas, citando como exemplo
a pressão que grandes projetos fazem sobre os menores. Por isso, além de comunicar as
estratégias, planos, metas e mudanças, o planejamento de iniciativas deve contemplar uma
fase de priorização, que consiste na revisão e avaliação do atual portfolio de iniciativas,
mantendo apenas aquelas que promovem diretamente as necessidades específicas de
72
desempenho estratégico. Este passo estabelece o que a organização gostaria de fazer
(KAPLAN E NORTON, 2006).
d) Etapa 4 - Implementação da estratégia através de um portfolio corporativo,
desdobrado em programas e projetos estratégicos
Esta etapa contempla o seguinte fator crítico para a maturidade em gerenciamento
de projetos:
• Implementar a estratégia através de um portfolio corporativo, desdobrado em
programas e projetos estratégicos (FC_05).
Abaixo é demonstrada a representação gráfica das relações, referente a esta etapa
(Figura 7):
Figura 7 – Modelo teórico proposto - Etapa 4
Fonte: Elaborado pelo autor
Kerzner (2006) afirma que, tradicionalmente, dava-se grande ênfase à formulação da
estratégia e pouca importância à sua implementação. Em função disso, após definir critérios
de seleção e priorização isentos e claros, faz-se necessária a busca da implementação
efetiva do plano estratégico criado e comunicado, respeitando os critérios de seleção e
priorização definidos. Neste sentido, Ansoff e McDonnel (1993) dizem que a estratégia deve
ser usada para gerar projetos estratégicos, buscando eliminar a possibilidade de existência
de projetos incompatíveis com a estratégia. Outra forma de alinhar as ações implementadas
pela organização à estratégia organizacional, conforme Quinn (2001), é através de
programas estratégicos, que estabelecem a sequência passo-a-passo das ações
necessárias para que a empresa atinja seus principais objetivos, além de expressarem
como estes objetivos serão alcançados. Já portfolio pode ser definido como um conjunto de
projetos ou programas e outros trabalhos agrupados, visando facilitar o gerenciamento
eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos estratégicos do negócio (PMI, 2004).
73
A partir desse ponto, chegou-se no ponto mais crítico da proposta de relações entre
os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional: como seria possível organizar os demais fatores críticos para a maturidade
em gerenciamento de projetos, de forma a promover a implementação estratégica através
de um portfolio corporativo desdobrado em programas e projetos estratégicos?
A busca destas respostas foi um dos motivos de considerar, no referencial teórico, o
estudo de modelos de gestão estratégica atualmente em uso. Segundo Kaplan e Norton
(2000), o uso de modelos de gestão estratégica vem crescendo nas organizações, uma vez
que é somente desta forma que as empresas obterão sucesso na implementação de suas
estratégicas.
Em relação aos dois modelos de gestão estratégica contemplados nesta pesquisa, o
Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) foi fundamental no auxílio do entendimento da etapa
1 destas relações (Formulação da Estratégia e Definição do Plano Estratégico), além de
servir de fundamentação para nada menos que sete dos 19 fatores críticos identificados
neste estudo, através de 13 citações. Outra grande contribuição do GPD foi no sentido de
reforçar a importância da implementação da estratégia através de projetos, o que é
denominado no modelo de “Gerenciamento por Projetos”.
No entanto, a utilização do GPD está fortemente baseada no conceito de diretriz, que
é a meta em conjunto com suas respectivas medidas prioritárias, que formam planos para
que se consiga alcançar esta meta (CAMPOS, 2002). Como esta pesquisa não considera a
definição de metas quantitativas e seus respectivos planos de ações e medições, a
contribuição do modelo para esta pesquisa não pode ir além do que foi definido
anteriormente.
A partir desse ponto, foi avaliado o outro modelo de gestão estratégica, o Balanced
Scorecard. Este modelo, inicialmente, também era utilizado como uma ferramenta de
mensuração de performance. Porém, com o passar dos anos, o Balanced Scorecard evoluiu
para uma ferramenta de gestão estratégica, propiciando o alinhamento de pessoas,
informação e capital de uma organização com sua estratégia (KAPLAN e NORTON, 2004).
Ainda, segundo os autores, um Balanced Scorecard bem construído pode representar a
explicitação das estratégicas da empresa em termos operacionais.
Além do Balanced Scorecard, chamou a atenção o conceito de mapas estratégicos,
que foi criado pelos mesmos autores do Balanced Scorecard, tendo como base o uso deste
modelo em mais de 300 organizações, ao longo de mais de 12 anos. Para Kaplan e Norton
(2004), os mapas estratégicos são caracterizados como uma evolução do Balanced
Scorecard, com o objetivo de descrever, de uma forma gráfica, como uma organização cria
valor. Além disso, os autores afirmam que “o mapa estratégico representa o elo perdido
entre a formulação e a execução da estratégia.” (KAPLAN e NORTON, 2004, p. 10).
74
Conforme visto no referencial teórico desta pesquisa, um mapa estratégico é
composto por objetivos estratégicos e suas relações de causa e efeito. Neste sentido,
Herrero (2005) cita que é através dessas relações de causa e efeito entre os objetivos
estratégicos, dentro de um mapa estratégico, que a história da estratégia é contada aos
principais stakeholders, como acionistas, clientes e demais colaboradores.
Em termos de objetivos estratégicos, conforme demonstrado na justificativa desta
pesquisa, Rabechini Jr. e Pessoa (2005) afirmam que a obtenção de maturidade em
gerenciamento de projetos exige a decisão por uma série de ações consistentes,
envolvendo desenvolvimento de competências em várias instâncias, que podem ser
caracterizadas como fatores críticos. Em função disso, os fatores críticos identificados nesta
pesquisa foram descritos com verbos no infinitivo, no sentido exatamente de caracterizá-los
como ações consistentes - ou objetivos estratégicos, conforme estudado no referencial
teórico deste estudo -, a serem tomadas na busca da maturidade em gerenciamento de
projetos.
Sendo assim, para responder a pergunta anterior referente ao ponto mais crítico da
construção destas relações, decidiu-se por construir um mapa estratégico específico para os
fatores críticos para a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos, buscando
organizá-los de modo a promover a implementação estratégica através de um portfolio
corporativo desdobrado em programas e projetos estratégicos.
Uma vez que o mapa estratégico é resultado da evolução do modelo simplificado das
quatro perspectivas do Balanced Scorecard (KAPLAN e NORTON, 2004), além dos autores
afirmarem que não encontraram empresas que utilizem menos do que as quatro
perspectivas, optou-se por utilizar, neste estudo, as quatro perspectivas padrão do modelo
(KAPLAN e NORTON, 1997). No entanto, convém ressaltar que esta escolha se deu
meramente pelo fato desta combinação mostrar-se adequada como forma de relações, a
partir do referencial teórico.
Desta forma, partiu-se para a organização dos fatores críticos para a maturidade
organizacional em gerenciamento de projetos dentro das quatro perspectivas básicas do
Balanced Scorecard, o que foi realizado respeitando as características de cada perspectiva,
identificadas a partir do referencial teórico, conforme segue:
• Perspectiva Financeira:
o Gerir efetivamente os recursos disponíveis (FC09).
75
• Perspectiva dos Clientes:
o Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse pelos projetos (FC17);
o Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento de suas
necessidades (FC07).
• Perspectiva dos Processos:
o Fazer benchmarking com empresas mais desenvolvidas em gerenciamento
de projetos (FC08);
o Criar metodologias de gerenciamento de projetos, programas e portfolio
(FC14);
o Usar efetivamente as metodologias definidas (FC16);
o Atender aos objetivos definidos para o projeto (FC10).
• Perspectiva do Aprendizado e Crescimento:
o Possuir comunicação e relacionamento interpessoal efetivos (FC19);
o Obter patrocínio efetivo aos projetos (FC18);
o Dar autonomia ao gerente de projetos (FC15);
o Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder (FC12);
o Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de projetos
(Metodologias/ Treinamentos/ Certificações) (FC13);
o Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos (FC11).
Como resultado, o mapa estratégico dos fatores críticos para a maturidade
organizacional em gerenciamento de projetos ficou da seguinte forma (Figura 8):
76
Figura 8 – Modelo teórico proposto - Mapa estratégico dos fatores críticos
Fonte: Elaborado pelo autor
Para fins de esclarecimento e justificativa da forma de construção do mapa
estratégico acima descrito, conforme os próprios criadores da ferramenta, Kaplan e Norton
(2004, p. 34),
os objetivos nas quatro perspectivas são conectados uns com os outros por
relações de causa e efeito. A partir do topo, parte-se da hipótese de que os
resultados financeiros só serão alcançados se os clientes-alvo estiverem
satisfeitos. A proposição de valor para os clientes descreve como gerar
vendas e aumentar a fidelidade dos clientes-alvo. Os processos internos
criam e cumprem a proposição de valor para os clientes. Os ativos
intangíveis que respaldam os processos internos sustentam os pilares da
estratégia. O alinhamento dos objetivos nessas quatro perspectivas é a
chave para a criação de valor e, portanto, para uma estratégia focada e
dotada de consistência interna.
Nesta pesquisa, as relações de causa e efeito entre os objetivos do mapa estratégico
serão criadas pelos especialistas que analisarão as relações, conforme será detalhado na
seção 3.3.
77
e) Etapa 5 - Integração do mapa estratégico dos fatores críticos às relações
Esta etapa contempla os seguintes fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos:
• Gerir efetivamente os recursos disponíveis (FC09);
• Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse pelos projetos (FC17);
• Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento de suas
necessidades (FC07);
• Fazer benchmarking com empresas mais desenvolvidas em gerenciamento de
projetos (FC08);
• Criar metodologias de gerenciamento de projetos, programas e portfolio (FC14);
• Usar efetivamente as metodologias definidas (FC16);
• Atender aos objetivos definidos para o projeto (FC10);
• Possuir comunicação e relacionamento interpessoal efetivos (FC19);
• Obter patrocínio efetivo aos projetos (FC18);
• Dar autonomia ao gerente de projetos (FC15);
• Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder (FC12);
• Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de projetos
(Metodologias/Treinamentos/Certificações) (FC13);
• Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos (FC11).
Esta etapa representa a inserção nas relações deste estudo dos treze fatores críticos
listados acima, agrupados em um mapa estratégico dos fatores críticos para a maturidade
organizacional em gerenciamento de projetos, como forma de implementação do portfolio
corporativo, desdobrado em programas e projetos estratégicos, conforme foi detalhado na
etapa 4 anterior.
Abaixo é demonstrada a representação gráfica das relações, referente a esta etapa
(Figura 9):
78
Figura 9 – Modelo teórico proposto – Etapa 5
Fonte: Elaborado pelo autor
No entanto, um fator crítico para a maturidade organizacional em gerenciamento de
projetos ainda não foi contemplado. Na verdade, este fator crítico compõe a etapa final das
relações, conforme será demonstrado a seguir.
f) Etapa 6 – Verificação da contribuição estratégica dos projetos
Esta etapa contempla o seguinte fator crítico para a maturidade em gerenciamento
de projetos:
• Verificar a contribuição estratégica das entregas dos projetos (FC06).
Abaixo é demonstrada a representação gráfica das relações, referente a esta etapa
(Figura 10):
79
Figura 10 – Modelo teórico proposto – Etapa 6
Fonte: Elaborado pelo autor
Conforme Norrie e Walker (2004) é essencial o relacionamento dos resultados dos
projetos à estratégia da corporação. Além disso, também se deve ter, para consolidar e
aprimorar o processo estratégico, um sistema estruturado de acompanhamento, controle e
avaliação de resultados, constituído de eficientes procedimentos (OLIVEIRA, 2005).
Complementarmente, Kaplan e Norton (1997) afirmam que, para viabilizar processos
gerenciais críticos, é necessário melhorar o feedback e o aprendizado estratégico,
facilitando a revisão da estratégia.
Desta forma, através de um ciclo com retroalimentação, encerra-se a versão inicial
de relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a
gestão estratégica organizacional.
No próximo capítulo será detalhado o método de pesquisa realizado neste estudo.
80
3 MÉTODO DE PESQUISA
Uma pesquisa surge de uma idéia, que pode ter origem em experiências individuais,
teorias ou observações, possibilitando uma aproximação inicial da realidade que se
pretende pesquisar (SAMPIERI, COLLADO e LUCIO, 1991), além de caracterizar-se como
um procedimento racional e sistemático que objetiva responder aos problemas propostos,
envolvendo inúmeras fases, que vão da formulação do problema à satisfatória apresentação
de resultados (GIL, 2008).
Este capítulo descreve e justifica a escolha do método que será utilizado na
execução desta pesquisa, com o intuito de estruturar os processos de seleção, obtenção e
análise dos dados, de forma a viabilizar o alcance dos objetivos propostos (YIN, 2005). A
correta utilização dos métodos de pesquisa disponíveis é condição indispensável para o
bom desenvolvimento da mesma, bem como da confiabilidade dos resultados obtidos
(HOPPEN, 1997; POZZEBON e FREITAS, 1997).
3.1 CARACTERIZAÇÃO DO MÉTODO
Os dados desta pesquisa são de natureza qualitativa, a qual analisa a realidade
organizacional e verifica a existência de conceitos e modelos similares aos apresentados
pelos autores pesquisados na revisão de literatura em relação ao estudo do presente
trabalho. A pesquisa qualitativa é uma tradição em ciências sociais, que depende
fundamentalmente do ato de abordar pessoas em seus próprios territórios e interagir com
elas em sua própria linguagem, com seus próprios termos (KIRK e MILLER, 1986).
A abordagem qualitativa também é especialmente útil em situações que envolvem o
desenvolvimento e aperfeiçoamento de novas idéias. Isto é bastante aderente à proposta
desta pesquisa, na medida em que se busca a identificação das relações entre os fatores
críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional, a partir dos modelos e demais assuntos tratados no referencial teórico,
referentes ao tema e foco desta pesquisa. Neste sentido, Mattar (1996) afirma que a
pesquisa qualitativa oferece a possibilidade de se obter um maior conhecimento sobre o
tema ou problema em foco, favorecendo a compreensão de conceitos e, sobretudo,
ajudando na geração de informações para pesquisas específicas.
Quanto à natureza, esta pesquisa é exploratória, a qual deve ser aplicada quando o
objetivo é examinar um tema ou problema de investigação pouco estudado ou que não
81
tenha sido abordado anteriormente (SAMPIERI, COLLADO e LUCIO, 1991). As pesquisas
exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e
idéias, além de proporcionarem uma visão geral acerca de determinado fato (GIL, 2008), o
que vai ao encontro do modelo proposto nesta pesquisa.
Já Weerd-Nederhof (2001) afirma que na pesquisa exploratória freqüentemente o
tema em foco é genérico, tornando-se necessário seu esclarecimento e delimitação, além de
exigir uma constante revisão da literatura, discussão com especialistas e outros
procedimentos, o que também se enquadra na realidade desta pesquisa. Posicionamento
semelhante é adotado por Mattar (1996), ao afirmar que a pesquisa exploratória é indicada
quando o objetivo é a obtenção de um maior conhecimento sobre o tema em perspectiva.
Neste sentido, para esta pesquisa foi levantado um referencial teórico abrangente sobre o
tema e sobre o foco, apoiado em literatura relevante. Como resultado, chegou-se a uma
abordagem diferenciada para a questão de pesquisa, não se tendo conhecimento de que o
mesmo tenha sido estudado de forma semelhante, o que reforça o enquadramento deste
estudo como exploratório.
Em relação aos procedimentos metodológicos, esta pesquisa caracteriza-se pelo uso
de análise de entrevistas, documentos e observação direta. Procurou-se adotar diferentes
técnicas de coleta de dados no sentido de que estas possibilitassem uma triangulação nos
dados (PINSONNEAULT e KRAEMER, 1993; YIN, 2005). Quanto aos dados que foram
utilizados nesta pesquisa, caracterizam-se como fontes primárias (SAMPIERI, COLLADO e
LUCIO, 1991), e quanto à dimensão temporal, o estudo contemplou um corte-transversal,
onde os dados foram coletados apenas uma vez, em período de tempo curto, antes de
serem analisados e relatados (COLLIS e HUSSEY, 2005).
Esta pesquisa caracteriza-se também como um estudo de caso. Hoppen (1997)
destaca que o estudo de caso é particularmente adequado ao exame exploratório dos
fenômenos ainda pouco estudados e que precisam ser investigados em seu ambiente de
ocorrência. Outro aspecto é que um estudo de caso tem seu foco em acontecimentos
contemporâneos, sem exigir controle sobre os eventos comportamentais (YIN, 2005).
Segundo o autor, a estratégia de estudo de caso também é preferida quando questões do
tipo “como” ou “por que” são colocadas, quando o investigador tem pouco controle sobre os
eventos e quando o foco está em um fenômeno contemporâneo dentro de um contexto da
vida real. Esta pesquisa caracteriza-se pela investigação de um fato contemporâneo no
contexto da organização estudada.
O caso em análise neste estudo é uma empresa integrante de um sistema composto
por cerca de 130 cooperativas de crédito e mais de 1.200 pontos de atendimento em dez
estados brasileiros, contando com mais de um milhão de associados e mais de 10.000
colaboradores. A escolha por esta empresa, além do porte do sistema que ela atende, se
82
deu pelo fato dela ser a responsável pela definição e controle das metodologias e processos
de gestão estratégica e de gerenciamento de projetos para todo o sistema, abordagens que
fazem parte do tema e do foco deste estudo. Além disso, até o mês de setembro de 2008,
esta empresa fazia a representação institucional do sistema e atendia às demandas jurídico-
normativas, tecnológicas, de políticas corporativas e de gestão de pessoas.
É interessante ressaltar, para fins de entendimento do contexto desta pesquisa, que
no decorrer da realização da mesma, aproximadamente um ano após o seu início, começou
um intenso processo de reestruturação nas empresas do sistema, que em determinado
momento atingiu a empresa que se trata do caso em estudo. No momento da conclusão
desta pesquisa a reestruturação segue nessa empresa, incluindo uma redefinição total do
papel da mesma perante o sistema, incluindo suas atividades e serviços prestados,
passando a atuar apenas nas demandas tecnológicas, além de um redesenho de toda a sua
estrutura e de seus processos, envolvendo inclusive a demissão de vários profissionais.
Após a caracterização do caso em estudo desta pesquisa, será demonstrado e
detalhado na próxima seção o desenho de pesquisa.
3.2 DESENHO DE PESQUISA
Uma vez tomada a decisão de realizar uma pesquisa, deve-se pensar na elaboração
de um desenho que facilite o seu entendimento geral. Este desenho possibilita ao
pesquisador uma abordagem objetiva e confere uma ordem lógica ao trabalho (MARCONI e
LAKATOS, 2003). O desenho de pesquisa tem diferentes etapas, que podem ser
concomitantes ou interpostas, detalhando os procedimentos necessários para a obtenção
das informações (MALHOTRA, 2001). Este trabalho foi desenvolvido seguindo as etapas
demonstradas no desenho de pesquisa a seguir (Figura 11).
Conforme pode se verificar no desenho, a pesquisa foi desenvolvida adotando as
seguintes etapas: validação da versão inicial das relações por especialistas (seção 3.3);
preparação da coleta de dados (seção 3.4); coleta de dados (seção 3.5); análise dos dados
(capítulo 4) e proposta de relações entre os fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional (seção 4.4).
83
Figura 11 – Desenho de pesquisa
Fonte: Elaborado pelo autor
A próxima seção deste estudo abordará a validação da versão inicial das relações
por especialistas em gerenciamento de projetos e gestão estratégica, demonstrando as
críticas e sugestões dos mesmos.
3.3 VALIDAÇÃO DA VERSÃO INICIAL DAS RELAÇÕES POR ESPECIALISTAS
Dando sequência aos procedimentos metodológicos desta pesquisa, a versão inicial
das relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a
gestão estratégica organizacional foi submetida à avaliação de seis especialistas, cujos
perfis e especialidades, relativos às experiências acadêmicas e empresariais dos mesmos,
constam no Quadro 3:
84
Gerenciamento
de Projetos
Gestão
Estratégica
TOTAIS
Acadêmicos 0 2 2
Empresariais 3 1 4
TOTAIS 3 3 6
Quadro 3 – Perfis e especialidades dos especialistas
Fonte: Elaborado pelo autor
Os especialistas em gerenciamento de projetos possuem perfis semelhantes, sendo
que os três possuem vários anos de experiência em gerenciamento de projetos, bem como
experiência com modelos de maturidade, atuando atualmente em gerenciamento de projetos
dentro de empresas, além de possuírem certificação PMP - Project Management
Professional. As únicas diferenças a serem destacadas é que um deles é sócio de uma
empresa, e atua com projetos terceirizados dentro de clientes, enquanto os outros dois são
funcionários de empresas, atuando como gerentes de projetos internos, sendo que um em
empresa privada e outro em empresa pública. Sendo assim, os mesmos serão identificados
nesta pesquisa da seguinte forma:
• Especialista GP1: Gerente de projetos internos (funcionário de empresa pública);
• Especialista GP2: Sócio de empresa (projetos terceirizados em clientes);
• Especialista GP3: Gerente de projetos internos (funcionário de empresa privada).
A respeito da validação das relações propostas, os especialistas em gerenciamento
de projetos ficaram responsáveis pela validação do mapa estratégico dos fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos (Figura 8), visto que a seqüência de
etapas (Figura 10) trata de questões mais relacionadas ao conhecimento de especialistas
em gestão estratégica. Os especialistas ficaram livres para criticarem o mapa estratégico,
podendo sugerir alterações, inclusões e exclusões nos objetivos utilizados, bem como
validar a sua distribuição dentro das quatro perspectivas básicas do Balanced Sorecard,
além de criarem as relações de causa e efeito que julgassem necessárias e pertinentes.
Já os especialistas em gestão estratégica possuem perfis mais distintos. Todos
possuem vários anos de experiência em estratégia organizacional. No entanto, enquanto um
atua exclusivamente como consultor organizacional, dois são professores universitários,
sendo que um é doutor em administração de empresas e atua como coordenador de um
setor voltado ao empreendedorismo dentro de uma universidade, e o outro é doutorando em
administração de empresas, atuando como professor concursado em universidade pública.
Sendo assim, os mesmos serão identificados nesta pesquisa da seguinte forma:
• Especialista GE1: Doutor em administração de empresas (Professor
universitário);
• Especialista GE2: Consultor organizacional;
85
• Especialista GE3: Doutorando em administração de empresas (Professor
universitário).
A respeito da validação das relações propostas, os especialistas em gestão
estratégica ficaram responsáveis pela validação da seqüência de etapas (Figura 10), visto
que o mapa estratégico de fatores críticos (Figura 8) trata de questões mais relacionadas ao
conhecimento de especialistas em gerenciamento de projetos. Os especialistas ficaram
livres para criticarem a seqüência de etapas, podendo sugerir inclusões, exclusões e
alterações nos fatores críticos utilizados e na própria seqüência de etapas sugerida.
O processo de solicitação de participação dos seis especialistas se deu através de
contato telefônico e/ou por e-mail, explicando o objetivo da avaliação e solicitando a
disponibilidade do especialista. O pesquisador ofereceu-se para ir ao encontro do
especialista onde lhe fosse mais conveniente, solicitando a disponibilidade de horário do
mesmo, informando que a validação levaria algo em torno de quarenta e cinco minutos.
As críticas e sugestões dos especialistas serão demonstradas a seguir,
individualmente, iniciando com a avaliação dos especialistas em gerenciamento de projetos.
Especialista GP1
O especialista GP1 sugeriu a seguinte alteração nos objetivos do mapa:
• Trocar o nome do objetivo ”Incentivar o conhecimento crescente em
gerenciamento de projetos (Metodologias/Treinamentos/Certificações)” para ”Incentivar o
conhecimento crescente em gerenciamento de projetos/programas/portolio
(Metodologias/Treinamentos/Certificações)”;
O especialista não sugeriu nenhuma inclusão ou exclusão nos objetivos do mapa
estratégico, bem como considerou correta a distribuição dos objetivos dentro das quatro
perspectivas básicas do Balanced Scorecard. Porém, foram sugeridas as seguintes relações
de causa e efeito, conforme demonstrado na Figura 12:
86
Figura 12 – Mapa estratégico validado pelo especialista GP1
Fonte: Elaborado pelo autor
Na leitura das relações de causa e efeito do especialista GP1, chama a atenção uma
maior abrangência dos objetivos do mapa estratégico, se comparado com as sugestões
realizadas pelos especialistas GP2 e GP3.
Para fins de entendimento, visando uma leitura correta das relações de causa e
efeito dos mapas dos especialistas, as setas desenhadas representam estas relações,
sendo que o objetivo do qual sai a seta é o que causa algum efeito no objetivo que recebe a
seta (onde a ponta da seta chega).
Especialista GP2
O especialista GP2 não sugeriu nenhuma alteração, inclusão ou exclusão nos
objetivos do mapa estratégico, bem como considerou correta a distribuição dos objetivos
dentro das quatro perspectivas básicas do Balanced Scorecard. Porém, foram sugeridas as
seguintes relações de causa e efeito, conforme demonstrado na Figura 13
87
Figura 13 – Mapa estratégico validado pelo especialista GP2
Fonte: Elaborado pelo autor
Na leitura das relações de causa e efeito do especialista GP2, chama a atenção o
elevado número de causas para os objetivos “Gerir efetivamente os recursos disponíveis” e
“Usar efetivamente as metodologias definidas”.
Especialista GP3
O especialista GP3 sugeriu a seguinte alteração nos objetivos do mapa
(casualmente, o mesmo objetivo alterado pelo especialista GP1):
• Trocar o nome do objetivo ”Incentivar o conhecimento crescente em
gerenciamento de projetos/programas/portfolio (Metodologias/Treinamentos/ Certificações)”
para ”Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de
projetos/programas/portfolio (Processos
/Treinamentos/Certificações)”;
O especialista não sugeriu nenhuma inclusão ou exclusão nos objetivos do mapa
estratégico, bem como considerou correta a distribuição dos objetivos dentro das quatro
perspectivas básicas do Balanced Scorecard. Porém, foram sugeridas as seguintes relações
de causa e efeito, conforme demonstrado na Figura 14:
88
Figura 14 – Mapa estratégico validado pelo especialista GP3
Fonte: Elaborado pelo autor
Na leitura das relações de causa e efeito do especialista GP3 chama a atenção, ao
contrário do especialista GP2, a predominância de relações “um para um” (uma causa para
um efeito), o que propiciou uma leitura mais clara das relações de causa e efeito do mapa
estratégico.
Em relação à avaliação dos especialistas em gestão estratégica a respeito da
seqüência de etapas (Figura 10), todos validaram a mesma, não considerando necessário
nenhuma alteração, inclusão ou exclusão, tanto nos fatores críticos quanto na seqüência
sugerida, o que demonstrou uma validação unânime desta parte das relações. Por este
motivo, não foi necessária a separação das avaliações dos três especialistas em gestão
estratégica (Especialista GE1, Especialista GE2 e Especialista GE3).
Após a demonstração das avaliações sugeridas pelos seis especialistas a respeito
das relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a
gestão estratégica organizacional, no próximo item será demonstrado como ficou a segunda
versão destas relações, após a avaliação dos especialistas em gerenciamento de projetos e
gestão estratégica.
89
3.3.1 Relações Validadas por Especialistas (Versão 2)
Após considerar as críticas e sugestões de melhorias propostas pelos especialistas
em gerenciamento de projetos e gestão estratégica, chamou a atenção a unanimidade dos
três especialistas em gestão estratégica sobre a totalidade da seqüência de etapas (Figura
10), bem como a unanimidade dos três especialistas em gerenciamento de projetos a
respeito dos objetivos do mapa estratégico (com exceção das duas sugestões de alterações
de nomenclatura para o mesmo fator crítico) e da distribuição dos objetivos dentro das
quatro perspectivas básicas do Balanced Scorecard.
No entanto, como era esperado, em termos de relações de causa e efeito houve uma
grande diversidade de pontos de vista. Por isso, uma vez que a união de todas as relações
de causa e efeito propostas deixaria o mapa estratégico bastante confuso, o pesquisador
agrupou alguns objetivos no sentido de deixar mais claras as relações de causa e efeito
sugeridas, sem, no entanto, alterar de forma nenhuma as sugestões propostas pelos
especialistas. Os agrupamentos que foram realizados foram os seguintes:
• Agrupamento 1: Este agrupamento contempla os seguintes objetivos do mapa
estratégico:
o Possuir comunicação e relacionamento interpessoal efetivos (FC19);
o Obter patrocínio efetivo aos projetos (FC18);
o Dar autonomia ao gerente de projetos (FC15);
o Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder (FC12);
o Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de
projetos/programas/portolio (Processos/Treinamentos/Certificações) (FC13);
o Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos (FC11).
• Agrupamento 2: Este agrupamento funciona como uma espécie de
“subagrupamento” do agrupamento 2, contemplando os seguintes objetivos do mapa
estratégico:
o Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder (FC12);
o Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de
projetos/programas/portolio (Processos/Treinamentos/Certificações) (FC13);
o Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos (FC11).
90
• Agrupamento 3: Este agrupamento contempla os seguintes objetivos do mapa
estratégico:
o Criar metodologias de gerenciamento de projetos, programas e portfolio
(FC14);
o Usar efetivamente as metodologias definidas (FC16);
o Atender aos objetivos definidos para o projeto (FC10).
Com isso, a sequência de etapas da versão 2 das relações entre os fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional,
após as críticas e sugestões de melhorias propostas pelos especialistas em gestão
estratégica, ficou conforme demonstra a Figura 15 abaixo:
Figura 15 – Seqüência de etapas validada pelos especialistas
Fonte: Elaborado pelo autor
Já o mapa estratégico da versão 2 das relações entre os fatores críticos para a
maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional, após as
críticas e sugestões de melhorias propostas pelos especialistas em gerenciamento de
projetos, ficou conforme demonstra a Figura 16 abaixo:
91
Figura 16 – Mapa estratégico validado pelos especialistas
Fonte: Elaborado pelo autor
Após a definição da versão 2 das relações entre os fatores críticos para a maturidade
em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional, baseado nas críticas e
sugestões de melhorias propostas pelos especialistas em gerenciamento de projetos e
gestão estratégica, na próxima seção deste estudo será abordada a etapa de preparação da
coleta de dados desta pesquisa.
3.4 PREPARAÇÃO DA COLETA DE DADOS
Paralemente ao modelo teórico proposto (seção 2.6), conforme consta no desenho
de pesquisa (seção 3.2), foi desenvolvida a preparação da coleta de dados, cujas etapas
serão detalhadas nos próximos itens deste estudo.
92
3.4.1 Elaboração do Protocolo de Pesquisa
Na fase de preparação da coleta de dados foi elaborado um protocolo de pesquisa.
Um protocolo para um estudo de caso é mais do que um instrumento de pesquisa, visto que
ele contém os procedimentos e regras gerais que deveriam ser seguidos ao utilizar o
instrumento, além de ser desejável para estudos de caso em qualquer circunstância (YIN,
2005). O autor ressalta que o protocolo aumenta a confiabilidade da pesquisa de estudo de
caso, orientando o pesquisador na realização da coleta de dados a partir de um estudo de
caso único.
As informações necessárias para a coleta de dados constam no protocolo de
pesquisa que está apresentado no Apêndice A, cuja estrutura é a seguinte:
a) Identificação da Pesquisa: contém os dados gerais para identificar o projeto de
pesquisa com dados sobre o título do projeto de pesquisa, pesquisador e instituição
responsável;
b) Descrição da Pesquisa: apresenta uma visão geral do projeto de pesquisa com
dados sobre a questão de pesquisa, objetivos, fontes de informação e principais referências
bibliográficas;
c) Plano de coleta e análise de dados: dispõe sobre as atividades e tarefas
relacionadas com a coleta e a análise de dados da pesquisa;
d) Coleta de dados: neste item serão descritos os dados sobre caracterização da
empresa pesquisada, identificação dos perfis dos entrevistados e relação de documentos a
serem coletados para análise.
O próximo item demonstra como foram definidas as dimensões e variáveis desta
pesquisa.
3.4.2 Dimensões e Variáveis da Pesquisa
Visando apoiar esta pesquisa, principalmente em relação à construção dos
intrumentos de coleta de dados, optou-se por definir as dimensões e variáveis envolvidas
neste estudo. Para tanto, partiu-se do referencial teórico, juntamente com a definição dos
fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos, detalhada na seção 2.5
deste estudo. A partir destes critérios utilizados como base, chegou-se às seguintes
dimensões de pesquisa:
• Gerenciamento de Projetos: A definição desta dimensão deu-se em função de
tratar-se do tema desta pesquisa, que guiou um dos grandes blocos de estudo do referencial
93
teórico, considerando nesta dimensão os modelos de maturidade em gerenciamento de
projetos;
• Gestão Estratégica: Trata-se do foco desta pesquisa. Da mesma forma que o
gerenciamento de projetos, este assunto guiou o outro grande bloco de estudo do
referencial teórico, considerando nesta dimensão os modelos de gestão estratégica;
• Cultura Organizacional: Apesar de não fazer parte explicitamente do tema ou do
foco desta pesquisa, ao avaliar a definição dos fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos (seção 2.5), verificou-se que a cultura organizacional poderia ser
vista como um agente necessário e catalisador para estas relações entre os fatores críticos
e a gestão estratégica. Sendo assim, ela foi considerada como uma dimensão neste estudo.
A partir destas três dimensões do estudo, a definição das variáveis se deu
analisando os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos identificados
nesta pesquisa (seção 2.5). A partir desta análise, definiu-se o quadro de dimensões e
variáveis desta pesquisa (Quadro 4):
DIMENSÃO VARIÁVEL
Formulação da Estratégia
Comunicação da Estratégia
Definição do Portfolio
Execução da Estratégia
GESTÃO ESTRATÉGICA
Feedback Estratégico
Benchmarking em Gerenciamento de Projetos
Gestão de Recursos
Estrutura Organizacional
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Conhecimento e Metodologia
Autonomia do Gerente de Projetos
Apoio Político-Organizacional
CULTURA ORGANIZACIONAL
Comunicação Corporativa
Quadro 4 – Quadro de dimensões e variáveis
Fonte: Elaborado pelo autor
Cabe ressaltar que a gestão estratégica ficou na parte superior em função das
relações propostas iniciarem a partir da formulação da estratégia, conforme pode ser
verificado no item 2.6.1 deste estudo. Como resultado, chegou-se ao Quadro 5 abaixo, que
relaciona as dimensões, as variáveis e os fatores críticos identificados neste estudo:
94
DIMENSÃO VARIÁVEL
FATOR CRÍTICO PARA A MATURIDADE
EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Formular a Estratégia Corporativa
Definir um plano estratégico de longo prazo, com
definição de metas e revisões
Formulação da
Estratégia
Envolver os stakeholders organizacionais, visando o
atendimento de suas necessidades
Comunicação da
Estratégia
Comunicar constantemente estratégias, planos de longo
prazo, metas definidas e mudanças ocorridas
Definição do
Portfolio
Definir critérios de seleção e priorização isentos e claros
(livres de hierarquia, porte de projeto ou pressão política)
Execução da
Estratégia
Implementar a estratégia através de um portfolio
corporativo, desdobrado em programas e projetos
estratégicos
GESTÃO
ESTRATÉGICA
Feedback
Estratégico
Verificar a contribuição estratégica das entregas dos
projetos
Benchmarking em
Gerenciamento de
Projetos
Fazer benchmarking com empresas mais desenvolvidas
em gerenciamento de projetos
Gerir efetivamente os recursos disponíveis
Gestão de
Recursos
Atender aos objetivos definidos para o projeto
Possuir sistema informatizado para gerenciamento de
projetos
Estrutura
Organizacional
Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder
Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento
de projetos/programas/portolio
(Processos/Treinamentos/Certificações)
GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
Conhecimento e
Metodologia
Criar metodologias de gerenciamento de projetos,
programas e portfolio
Autonomia do
Gerente de
Projetos
Dar autonomia ao gerente de projetos
Usar efetivamente as metodologias definidas
Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse pelos
projetos
Apoio Político-
Organizacional
Obter patrocínio efetivo aos projetos
CULTURA
ORGANIZACIONAL
Comunicação
Corporativa
Possuir comunicação e relacionamento interpessoal
efetivos
Quadro 5 – Quadro de dimensões, variáveis e fatores críticos
Fonte: Elaborado pelo autor
Caso se deseje verificar os autores referentes às dimensões e variáveis, solicita-se
que seja consultado o Quadro 2 – Fatores críticos para a maturidade organizacional em
gerenciamento de projetos, a partir dos autores referentes aos fatores críticos constantes no
referido quadro. Definidas as dimensões e variáveis desta pesquisa, bem como o seu
relacionamento com os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos
identificados, a próxima atividade referente à coleta de dados é a elaboração dos
instrumentos de pesquisa, que será abordada no próximo item deste estudo.
95
3.4.3 Elaboração dos Instrumentos de Pesquisa
A partir da definição das dimensões e variáveis deste estudo, partiu-se para a
elaboração dos instrumentos de pesquisa. As três dimensões identificadas originaram três
roteiros semi-estruturados de entrevistas, dirigidos para três perfis de profissionais: gerentes
de projetos, dirigentes e gerentes funcionais. Estes roteiros foram criados a partir dos
fatores críticos identificados, do referencial teórico e da experiência do pesquisador nas
áreas de gestão estratégica, gerenciamento de projetos e modelos de maturidade em
gerenciamento de projetos, além, é claro, de considerarem as próprias relações propostas,
visto que o objetivo era exatamente o de validá-las.
Foram definidos estes três perfis de profissionais em função de aderirem totalmente às
três dimensões da pesquisa, além de serem também totalmente aderentes ao tema e ao
foco deste estudo: enquanto os gerentes de projetos e os dirigentes representam,
respectivamente as dimensões de gerenciamento de projetos e gestão estratégica
organizacional, o perfil de gerentes funcionais complementa os dois anteriores, propiciando
um maior entendimento à dimensão de cultura organizacional deste estudo, através da
análise de suas respostas, uma vez que situam-se exatamente em um nível intermediário,
entre a estratégia e o gerenciamento de projetos da organização.
Na elaboração dos roteiros semi-estruturados de entrevista, tomou-se o cuidado de
deixar transparente aos entrevistados o conhecimento dos modelos que serviram de base,
ao mesmo tempo em que buscassem respostas que permitissem alcançar o objetivo
proposto nesta pesquisa.
Para a elaboração dos três instrumentos, utilizou-se algumas orientações sugeridas
por Cooper e Schindler (2003). Desta forma, cada roteiro semi-estruturado possui dois tipos
de questões de mensuração: questões gerenciais (fase introdutória) e questões de
direcionamento (aprofundamento). Assim, o roteiro de entrevista preparado para os gerentes
de projetos obedeceu a seguinte estrutura quanto aos tipos de questões (Quadro 6):
96
QUESTÕES GERENCIAIS
Objetivos
Identificar o respondente, sua idade, o tempo que está na empresa, bem
como o cargo que ocupa e há quanto tempo o exerce.
Número de questões
5 questões
Tipo de questões
Abertas
Forma de
mensuração
Descritiva
QUESTÕES DE DIRECIONAMENTO
Objetivos
Avaliar a percepção dos gerentes de projetos a respeito de questões
relacionadas à aplicabilidade e contribuição das relações propostas no
contexto do caso analisado, dando um maior enfoque às questões
relacionadas à dimensão do gerenciamento de projetos.
Número de questões
24 questões
Tipo de questões
Abertas
Forma de
mensuração
Descritiva
Quadro 6 - Tipos de questões – Roteiro de entrevistas para gerentes de projetos
Fonte: Elaborado pelo autor
O roteiro de entrevista preparado para os dirigentes, por sua vez, obedeceu a
seguinte estrutura quanto aos tipos de questões (Quadro 7):
QUESTÕES GERENCIAIS
Objetivos
Identificar o respondente, sua idade, o tempo que está na empresa, bem
como o cargo que ocupa e há quanto tempo o exerce.
Número de questões
5 questões
Tipo de questões
Abertas
Forma de
mensuração
Descritiva
QUESTÕES DE DIRECIONAMENTO
Objetivos
Avaliar a percepção dos dirigentes a respeito de questões relacionadas à
aplicabilidade e contribuição das relações propostas no contexto do caso
analisado, dando um maior enfoque às questões relacionadas à dimensão
da gestão estratégica.
Número de questões
24 questões
Tipo de questões
Abertas
Forma de
mensuração
Descritiva
Quadro 7 - Tipos de questões – Roteiro de entrevistas para dirigentes
Fonte: Elaborado pelo autor
Já o roteiro de entrevista preparado para os gerentes funcionais obedeceu a seguinte
estrutura quanto aos tipos de questões (Quadro 8):
97
QUESTÕES GERENCIAIS
Objetivos
Identificar o respondente, sua idade, o tempo que está na empresa, bem
como o cargo que ocupa e há quanto tempo o exerce.
Número de questões
5 questões
Tipo de questões
Abertas
Forma de
mensuração
Descritiva
QUESTÕES DE DIRECIONAMENTO
Objetivos
Avaliar a percepção dos gerentes funcionais a respeito de questões
relacionadas à aplicabilidade e contribuição das relações propostas no
contexto do caso analisado, dando um maior enfoque às questões
relacionadas à dimensão da cultura organizacional.
Número de questões
18 questões
Tipo de questões
Abertas
Forma de
mensuração
Descritiva
Quadro 8 - Tipos de questões – Roteiro de entrevistas para gerentes funcionais
Fonte: Elaborado pelo autor
Após a definição dos três roteiros semi-estruturados, conforme os critérios acima
expostos, os mesmos foram submetidos a uma primeira validação com um grupo de
pesquisa da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul - PUCRS, conforme será
demonstrado no próximo item.
3.4.4 Pré-Teste com Grupo de Pesquisa
A validação do instrumento é uma etapa importante da pesquisa para garantir a
qualidade do mesmo (HOPPEN; LAPOINTE e MOREAU, 1996). Neste sentido, um pré-teste
pode ser realizado com o intuito de descobrir erros, treinar o pesquisador, além de revisar a
estrutura e o conteúdo do instrumento de pesquisa (COOPER e SCHINDLER, 2003).
Segundo os autores, uma das formas de pré-teste é com especialistas, caracterizando uma
alternativa mais informal, pela qual é possível coletar contribuições de melhorias sobre o
instrumento de pesquisa.
Seguindo este caminho e visando um primeiro refinamento dos roteiros iniciais,
confome demonstrado no desenho de pesquisa (seção 3.2), os mesmos foram submetidos a
um pré-teste com oito integrantes do Grupo de Pesquisa sobre Gestão e Governança de TI
da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS). A forma de se
conseguir esta participação foi através do agendamento e solicitação de autorização do pré-
teste com a coordenação do grupo, de forma a ser realizado em um dos encontros
semanais do mesmo, nas dependências da PUCRS. Apesar dos integrantes deste grupo
não integrarem a amostra de profissionais do caso em estudo nesta pesquisa, o motivo
desta escolha para um pré-teste se deu pelo fato destes integrantes possuírem niveis de
98
conhecimento semelhantes aos três perfis de entrevistados desta pesquisa, além de
distintos, também da mesma forma que os respondentes desta pesquisa.
Para fins de esclarecimento do procedimento, os três roteiros foram distribuídos ao
grupo, separadamente e em seqüência, contendo a estrutura demonstrada nos Quadros 9 e
10:
DIMENSÃO VARIÁVEL PERFIL QUESTÃO SEQ. Continua...
... ... ... ... ...
Quadro 9 - Pré-teste com grupo de pesquisa – Parte I - Identificação das questões
Fonte: Elaborado pelo autor
Além desta estrutura com as informações que permitem a identificação e o
entendimento das questões, na seqüência das colunas (ao lado da coluna “SEQ.”, a partir
da coluna “Continua...”) foram adicionadas mais sete colunas, conforme alguns critérios de
validação de roteiros de entrevistas sugeridos por Cooper e Schindler (2003), que são
demonstradas no Quadro 10:
...continuação
Possui
Viés
Não é
Perti-
nente
Não
está
clara
Possui
duplo
significado
“Delicada” Complexa Obs.
Quadro 10 - Pré-teste com grupo de pesquisa – Parte II - Análise das questões
Fonte: Elaborado pelo autor
Nesta segunda parte (Quadro 10), foi solicitado aos participantes que marcassem
com um “X” os problemas identificados na respectiva questão que estava na mesma linha,
conforme a parte inicial demonstrada no Quadro 9, com exceção da última coluna, “Obs.”,
que era de texto livre, complementar às opções marcadas nas colunas anteriores. Estas
observações serviram de suporte para as sugestões de melhoria nos roteiros de entrevistas
que serão demonstradas mais adiante neste item.
Também foi solicitado aos participantes que se colocassem na posição de
respondentes, avaliando cada questão referente aos aspectos constantes no Quadro 10,
sob o ponto de vista do respondente. Outra questão a ser abordada é que a análise de cada
um dos três roteiros tinha um tempo pré-estabelecido com o grupo, sendo que todo o
processo do pré-teste durou aproximadamente noventa minutos.
Conforme citado anteriormente, no dia do pré-teste estavam presentes oito
integrantes do grupo de pesquisa. Após cada um avaliar os instrumentos individualmente, as
suas contribuições individuais foram expostas ao grupo, sendo que as anotações
consideradas eram debatidas tendo-se em vista se chegar a um consenso, no sentido de
auxiliar o pesquisador da melhor forma, que era o objetivo do pré-teste. Isso permitiu que as
99
contribuições levantadas não necessitassem ser explicitadas individualmente nesta
pesquisa, uma vez que cada uma delas trata-se de um consenso obtido no grupo. Desta
forma, segue abaixo as contribuições deste pré-teste ao intrumento de pesquisa, todas
consideradas nos roteiros semi-estruturados de pesquisa constantes nos Apêndices B, C e
D deste estudo:
• As perguntas não estavam em ordem de dimensão e variável, o que foi sugerido
que fosse providenciado;
• Eliminar expressões como “normalmente” e “comumente”, que apareciam em
algumas questões;
• Perguntas do tipo “Como a empresa formula suas estratégias?” ou “De que forma
a empresa implementa sua estratégia?” estavam muito vagas e genéricas, devendo ser
elaboradas de outra forma, mais diretamente;
• Algumas questões tinham a expressão “... que lhes interessam...”, principalmente
referentes aos dirigentes, o que passava um aspecto de viés;
• Algumas questões tinham a sigla “GP”, referindo-se aos gerentes de projetos, o
que foi solicitado para ser escrito por extenso;
• Em algumas questões tinha a expressão “principais interessados”, em outras
“stakeholders”. Foi sugerido utilizar a expressão “stakeholders” em todas as situações, visto
que se tratavam da mesma coisa no contexto das perguntas;
• Em algumas questões aparecia o termo “qualidade de...”, o que ficava muito
subjetivo;
• Algumas questões continham a expressão “plano estratégico” no mesmo sentido
de “estratégia”, que era utilizada em outras. Desta forma, sugeriu-se adotar apenas o termo
“estratégia” nestes casos;
• As perguntas referentes às metodologias corporativas existentes, de gestão
estratégica e de gerenciamento de projetos, estavam no sentido de “Qual o impacto da
metodologia de...”, sendo o correto seria “As metodologias estão sendo efetivamente
utilizadas...?;
• Perguntas que utilizavam a expressão “Qual o período...” deveriam ser
substituídas por “De quanto em quando tempo...”;
• A expressão “existência”, utilizada em algumas questões, deveria ser substituída
por expressões do tipo “necessidade” ou “importância”;
• Perguntas que permitiam respostas “Sim” ou “Não” serem complementadas com:
“Em caso positivo: ...” ou “Em caso negativo: ...”, para permitir ao entrevistador uma decisão
rápida do caminho a tomar no caso de respostas evasivas;
100
• Algumas questões terminavam com a expressão “em termos gerais”, o que foi
sugerido a retirada, em função de permitir uma resposta muito ampla, sem foco nos
objetivos da pesquisa.
Desta forma, conclui-se que o pré-teste com o grupo de pesquisa contribuiu com o
seu objetivo, na medida em que gerou 13 sugestões de melhorias para os roteiros, sendo
que algumas genéricas, o que potencializa o seu benefício, aumentando consideravelmente,
assim, a qualidade do mesmo, na medida em que descobriu erros existentes nos roteiros
inicialmente elaborados, além de revisar a estrutura e o conteúdo do instrumento de
pesquisa.
Após a realização do pré-teste com o grupo de pesquisa, conforme o desenho de
pesquisa (seção 3.2), os roteiros foram ajustados conforme as sugestões dadas e
submetidos a uma segunda avaliação, agora com especialistas em gerenciamento de
projetos e em gestão estratégica, conforme será demonstrado no próximo item desta
pesquisa.
3.4.5 Validação com Especialistas
Dando sequência aos procedimentos metodológicos desta pesquisa, após a
realização do pré-teste no grupo de pesquisa e conseqüente inserção das sugestões e
melhorias solicitadas por este grupo nos roteiros, foi realizada uma segunda validação dos
instrumentos, agora com seis especialistas nas áreas de gerenciamento de projetos e de
gestão estratégica. Na verdade, tratam-se dos mesmos especialistas que validaram a
versão inicial das relações (seção 3.3). Desta forma, para não repetir os perfis e
especialidades dos mesmos, solicita-se que, caso seja necessário, se verifique estas
informações diretamente na seção 3.3 deste estudo.
A respeito da validação dos roteiros de entrevista, os especialistas em
gerenciamento de projetos ficaram responsáveis pela validação dos roteiros de entrevista
para gerentes de projetos, visto que os roteiros para dirigentes e para gerentes funcionais
tratam de questões mais relacionadas ao conhecimento de especialistas em gestão
estratégica. Já os especialistas em gestão estratégica ficaram responsáveis pela validação
dos roteiros de entrevista para dirigentes e para gerentes funcionais, visto que o roteiro para
gerentes de projetos trata de questões mais relacionadas ao conhecimento de especialistas
em gerenciamento de projetos. Nos dois casos, os especialistas ficaram livres para
criticarem os roteiros, podendo sugerir alterações, inclusões e exclusões não somente nas
questões, bem como na estrutura dos mesmos.
101
O processo de solicitação de participação dos seis especialistas se deu através de
contato telefônico e/ou por e-mail, explicando o objetivo da avaliação e solicitando a
disponibilidade do especialista. O pesquisador ofereceu-se para ir ao encontro do
especialista onde lhe fosse mais conveniente, solicitando a disponibilidade de horário do
mesmo e informando que a validação levaria algo em torno de quarenta e cinco minutos.
Outro ponto a ser destacado é que as validações foram realizadas na sequência que
constam os especialistas nesta pesquisa (Especialista GP1 Î Especialista GP2 Î
Especialista GP3 e Especialista GE1 Î Especialista GE2 Î Especialista GE3). Desta
forma, as sugestões dos especialistas anteriores eram aplicadas antes da avaliação do
próximo especialista, visando um processo incremental e evolutivo que permitisse que o
próximo acabasse por validar as sugestão dos anteriores. Da mesma forma, quando as
sugestões tratavam-se de alterações em questões que eram repetidas em outros roteiros,
as alterações foram refletidas nestes roteiros. Seguindo este critério, as críticas e sugestões
dos especialistas serão demonstradas a seguir, individualmente, iniciando com a avaliação
dos especialistas em gerenciamento de projetos, referente ao roteiro de entrevistas para
gerentes de projetos (Especialista GP1, Especialista GP2 e Especialista GP3).
Especialista GP1
O especialista GP1 sugeriu as seguintes melhorias no roteiro de entrevistas para
gerentes de projetos:
• Trocar a questão “Qual a estrutura de apoio ao gerenciamento de projetos em
termos de sistemas de informação?” por “Qual a situação da empresa em relação a
sistemas de informação para apoio ao gerenciamento de projetos?” - questão 6 do roteiro de
entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B);
• Complementar a questão “De uma forma geral, como os projetos são orçados?”
com a questão “São considerados aspectos como escopo, custo e prazo previstos?” -
questão 2 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B);
• Complementar a questão “Como é realizado o acompanhamento do andamento
dos projetos sob sua responsabilidade?” com “principalmente em termos de escopo, custo e
prazo?” - questão 3 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B);
• Incluir a questão “Qual é a efetividade do apoio dos patrocinadores dos projetos na
organização?” – questão 22 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice
B);
• Trocar a questão “O que você acha do relacionamento interpessoal na empresa?”
por “Como é o relacionamento interpessoal dentro da organização, vertical e
102
horizontalmente?” – questão 24 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos
(Apêndice B);
• Apesar de estar validando o roteiro para gerentes de projetos, o especialista GP1
sugeriu acrescentar no roteiro para dirigentes, caso não existisse, a questão “Como é a
comunicação entre os dirigentes e os gerentes de projetos?”. Como não existia a questão, a
mesma foi acrescentada - questão 21 do roteiro de entrevistas para dirigentes (Apêndice C).
Especialista GP2
O especialista GP2 sugeriu as seguintes melhorias no roteiro de entrevistas para
gerentes de projetos:
• Adicionar “riscos” no final da questão “Como é realizado o acompanhamento do
andamento dos projetos sob sua responsabilidade, principalmente em termos de escopo,
custo e prazo?” - questão 3 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B).
Obs: Esta questão já havia sido complementada por solicitação do especialista GP1;
• Trocar a questão “Quais são os critérios organizacionais de direcionamento de
investimentos para projetos?” por “Quais são os critérios organizacionais de seleção e
priorização de projetos?” - questão 14 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos
(Apêndice B);
• Retirar a questão “Os resultados dos projetos executados servem como lições
aprendidas para a formulação de estratégias futuras (retroalimentação)? Em caso positivo,
de que forma?”, uma vez que é difícil para o gerente de projetos saber como funciona o
processo de formulação da estratégia organizacional – retirada;
• Adicionar “na empresa” no final da questão “Como é a comunicação corporativa?”
- questão 23 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B). Obs: esta
sugestão foi extendida aos roteiros de entrevistas para dirigentes e gerentes funcionais.
Especialista GP3
O especialista GP3 sugeriu as seguintes melhorias no roteiro de entrevistas para
gerentes de projetos:
• Adicionar ao roteiro a questão “Os gerentes de projetos da organização possuem
conhecimentos suficientes para uma gestão efetiva dos projetos?” - questão 10 do roteiro de
entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B). Obs: o especialista sugeriu que a
questão fosse incluída também no roteiro de entrevistas para dirigentes (questão 16 –
Apêndice C), o que foi atendido. Além disso, esta sugestão foi extendida também ao roteiro
de entrevista para gerentes funcionais;
103
• Adicionar ao roteiro a questão “A estrutura organizacional facilita o gerenciamento
de projetos?” - questão 8 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B).
Obs: o especialista sugeriu que a questão fosse incluída também no roteiro de entrevistas
para dirigentes, o que foi atendido (questão 15 – Apêndice C). Além disso, esta sugestão foi
extendida também ao roteiro de entrevista para gerentes funcionais. Convém ressaltar que a
redação da mesma ficou um pouco diferente nos roteiros para dirigentes e gerentes
funcionais: “A estrutura organizacional viabiliza adequadamente o gerenciamento de
projetos?”;
• Adicionar “repriorização” na questão “Quais são os critérios organizacionais de
seleção e priorização de projetos?” - questão 15 do roteiro de entrevistas para gerentes de
projetos (Apêndice B). Obs: Esta questão já havia sido modificada por solicitação do
especialista GP2;
• Retirar a questão “Como a organização lida com a necessidade de atendimento às
demandas estratégicas dos stakeholders externos (Centrais, Cooperativas,
Associados…)?”, visto que se tratava de uma questão que envolve níveis mais estratégicos
da organização – retirada.
Após a validação do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos pelos três
especialistas em gerenciamento de projetos, o resumo das alterações ficou da seguinte
maneira (Quadro 11):
Especialista Sugestão Quantidade Questões Roteiro
Alteração 4 2, 3, 6 e 24
GP1
Inclusão 1 22
Alteração 3 3, 15 e 23
GP2
Exclusão 1 -
Alteração 1 15
Inclusão 2 8 e 10
GP3
Exclusão 1 -
Gerentes de Projetos
GP1 Inclusão 1 21
GP3 Inclusão 2 15, 16
Dirigentes
TOTAL DE SUGESTÕES 16
Quadro 11 – Sugestões de melhorias dos especialistas nos roteiros para gerentes de projetos
Fonte: Elaborado pelo autor
Nota-se o benefício obtido através da avaliação dos especialistas, na medida em que
geraram, deliberadamente, 16 sugestões de melhoria ao todo, sendo 13 no roteiro para
104
gerentes de projetos e três no roteiro para dirigentes. Convém ressaltar que alterações
sugeridas para as questões que foram refletidas em outros roteiros não constam no Quadro
11 acima. Somente foram considerados aqueles casos em que o especialista citou
explicitamente o outro roteiro, pois de outra forma não caracteriza-se como uma sugestão
deliberada e direta. Com isso, o benefício das avaliações foi além das 16 melhorias
sugeridas, visto que potencializou a qualidade dos três roteiros como um todo.
Dando continuidade ao processo de validação dos roteiros de entrevistas desta
pesquisa, a partir de agora serão demonstradas as críticas e sugestões dos especialistas
em gestão estratégica, referente aos roteiros de entrevistas para dirigentes e gerentes
funcionais (Especialista GE1, Especialista GE2 e Especialista GE3).
Especialista GE1
O especialista GE1 sugeriu as seguintes melhorias no roteiro de entrevista para
dirigentes:
• Nas três questões que possuem a expressão “stakaholders”, especificar ao final
das questões quem são os stakeholders nesta pesquisa “(Centrais, Cooperativas,
Associados...)” - questões 4, 5 e 6 do roteiro de entrevistas para dirigentes (Apêndice C).
Obs: esta sugestão foi extendida ao roteiro de entrevista para gerentes de projetos;
• Incluir a questão “O que define a importância de um projeto (Retorno, impacto,
aderência estratégica... – citar somente se necessário)?” – questão 7 do roteiro de
entrevistas para dirigentes (Apêndice C);
• Retirar a questão “Como os stakeholders acompanham o andamento dos projetos
existentes?, visto que trata-se de uma questão que envolve tipos diversos de stakeholders,
além de poder colocar o dirigente em uma situação delicada, por não saber a resposta,
saindo do domínio do estudo de caso – retirada.
Em relação ao roteiro de entrevista para gerentes funcionais, as sugestões de
melhoria do especialista GE1 foram as seguintes:
• Criar questões (sem definí-las) a respeito da contribuição dos resultados dos
projetos para a estratégia, além da avaliação se os resultados dos projetos atenderam à
necessidade inicial dos mesmos. Neste sentido, foram criadas três questões específicas
para isso, sendo que algumas foram aproveitadas, em alguns casos com pequenas
alterações no texto, nos roteiros de entrevistas para dirigentes e gerentes de projetos –
questões 5, 6 e 7 do roteiro de entrevistas para gerentes funcionais (Apêndice D).
105
Especialista GE2
O especialista GE2 sugeriu as seguintes melhorias no roteiro de entrevista para
dirigentes:
• A questão “Como a organização lida com a necessidade de atendimento às
demandas estratégicas dos stakeholders externos (Centrais, Cooperativas, Associados…)?”
deveria integrar a variável de “Formulação da Estratégia”, e não a variável de “Definição do
Portfolio” - questão 4 do roteiro de entrevistas para dirigentes (Apêndice C);
• A questão “Qual a importância da existência de uma metodologia corporativa de
gestão estratégica?” deveria integrar a variável de “Formulação da Estratégia”, e não a
variável de “Apoio Político-Organizacional” - questão 1 do roteiro de entrevistas para
dirigentes (Apêndice C).
Em relação ao roteiro de entrevista para gerentes funcionais, as sugestões de
melhoria do especialista GE2 foram as seguintes:
• A questão “Qual a importância da existência de uma metodologia corporativa de
gestão estratégica?” deveria integrar a variável de “Formulação da Estratégia”, e não a
variável de “Apoio Político-Organizacional” - questão 1 do roteiro de entrevistas para
gerentes funcionais (Apêndice D);
• Apesar de estar validando o roteiro para gerentes funcionais, o especialista GE2
sugeriu acrescentar no roteiro para gerentes de projetos, caso não existisse, a questão
“Quais são as principais dificuldades e barreiras enfrentadas pelos gerentes de projetos da
empresa na gestão dos projetos organizacionais?”. Como não existia a questão, a mesma
foi acrescentada - questão 20 do roteiro de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice
B).
Especialista GE3
O especialista GE3 sugeriu as seguintes melhorias no roteiro de entrevista para
dirigentes:
• Sugeriu que o conceito de stakeholder fosse alinhado com o entrevistado antes da
entrevista;
• Nas três questões que possuem a expressão “stakaholders”, detalhar que se
tratam de “stakeholders externos” - questões 4, 5 e 6 do roteiro de entrevistas para
dirigentes (Apêndice C). Obs: esta sugestão foi extendida ao roteiro de entrevista para
gerente de projetos. Obs: Esta questão já havia sido complementada por solicitação do
especialista GE1;
106
• Na pergunta “O que define a importância de um projeto (Retorno, impacto,
aderência estratégica)?”, citar o conteúdo entre parênteses apenas se for necessário -
questão 7 do roteiro de entrevistas para dirigentes (Apêndice C). Obs: esta questão foi
sugerida pelo especialista GE1;
• Substituir a expressão “que” por “quais” na questão “Como se toma conhecimento
de que projetos compõem o portfolio da organização?” - questão 19 do roteiro de entrevistas
para dirigentes (Apêndice C);
• Substituir a expressão “...ao gerente de projetos...” por “...aos projetos...” na
questão “Que tipo de apoio executivo é dado ao gerente de projetos, em termos de
patrocínio?” - questão 22 do roteiro de entrevistas para dirigentes (Apêndice C);
• Substituir a questão “Como é o relacionamento entre você e os gerentes de
projetos?” por “Como é a comunicação entre os dirigentes e os gerentes de projetos?” -
questão 21 do roteiro de entrevistas para dirigentes (Apêndice C);
• Substituir a expressão “...Em caso negativo, a que você atribui isso?...” por “Em
caso negativo, a que fatores isso pode ser atribuído?” na questão “A metodologia de gestão
estratégica corporativa está sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que você
atribui isso? Em caso positivo, de que forma?” - questão 18 do roteiro de entrevistas para
dirigentes (Apêndice C). Obs: esta sugestão foi extendida aos roteiros de entrevistas para
gerentes de projetos e gerentes funcionais, incluindo para a pergunta semelhante, porém
referente à metodologia de gerenciamento de projetos.
Em relação ao roteiro de entrevistas para gerentes funcionais, as sugestões de
melhoria do especialista GE3 foram as seguintes:
• Substituir a expressão “Qual a sua impressão sobre...” por “Como funciona...” na
questão “Qual a sua impressão sobre o processo de formulação da estratégia
organizacional?” - questão 2 do roteiro de entrevistas para gerentes funcionais (Apêndice
D). Obs: esta sugestão foi extendida aos roteiros de entrevistas para gerentes de projetos e
dirigentes, com uma pequena alteração no formato no roteiro para dirigentes;
• Substituir a expressão “...Em caso negativo, a que você atribui isso?...” por “Em
caso negativo, a que fatores isso pode ser atribuído?” na questão “A metodologia de gestão
estratégica corporativa está sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que você
atribui isso? Em caso positivo, de que forma?” - questão 14 do roteiro de entrevistas para
gerentes funcionais (Apêndice D). Obs: esta sugestão foi extendida aos roteiros de
entrevistas para gerente de projetos e dirigentes, incluindo para a pergunta semelhante,
referente à metodologia de gerenciamento de projetos;
• Substituir a expressão “...Em caso negativo, a que você atribui isso?...” por “Em
caso negativo, a que fatores isso pode ser atribuído?” na questão “A metodologia de
107
gerenciamento de projetos está sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que você
atribui isso? Em caso positivo, de que forma?” - questão 15 do roteiro de entrevistas para
gerentes funcionais (Apêndice D). Obs: esta sugestão foi extendida aos roteiros de
entrevistas para gerente de projetos e dirigentes, incluindo para a pergunta semelhante,
referente à metodologia de gestão estratégica;
• Substituir a expressão “Qual a sua opinião sobre...” por “Como é...” na questão
“Qual a sua opinião sobre a comunicação corporativa na empresa?” - questão 17 do roteiro
de entrevistas para gerentes funcionais (Apêndice D). Obs: esta sugestão foi extendida aos
roteiros de entrevistas para gerentes de projetos e dirigentes;
• Substituir a expressão “Qual a sua opinião sobre...” por “Como é...” na questão
“Qual a sua opinião sobre o relacionamento interpessoal dentro da organização, vertical e
horizontalmente?” - questão 18 do roteiro de entrevistas para gerentes funcionais (Apêndice
D). Obs: esta sugestão foi extendida aos roteiros de entrevistas para gerentes de projetos e
dirigentes.
Após a validação do roteiro de entrevistas para dirigentes e gerentes funcionais
pelos três especialistas em gestão estratégica, o resumo das alterações ficou da seguinte
maneira (Quadro 12):
Especialista Sugestão Quantidade Questões Roteiro
Alteração 3 4, 5 e 6
Inclusão 1 7
GE1
Exclusão 1 -
GE2 Mudança de Variável 2 1 e 4
GE3 Alteração 8
4, 5, 6, 7, 18,
19, 21 e 22
Dirigentes
GE1 Inclusão 3 5, 6 e 7
GE2 Mudança de Variável 1 1
GE3 Alteração 5
2, 14, 15, 17
e 18
Gerentes Funcionais
GE2 Inclusão 1 20 Gerentes de Projeto
TOTAL DE SUGESTÕES 25
Quadro 12 – Sugestões de melhorias dos especialistas nos roteiros
para dirigentes e gerentes funcionais
Fonte: Elaborado pelo autor
Nota-se o benefício obtido através da avaliação dos especialistas em gestão
estratégica, na medida em que geraram, deliberadamente, 25 sugestões de melhoria ao
108
todo, sendo 15 no roteiro de entrevistas para dirigentes, nove no roteiro de entrevistas para
gerentes funcionais e uma no roteiro de entrevista para gerentes de projetos. Convém
ressaltar que alterações sugeridas para as questões que foram refletidas em outros roteiros
não constam no Quadro 12 acima. Somente foram considerados aqueles casos em que o
especialista citou explicitamente o outro roteiro, pois de outra forma não caracteriza-se como
uma sugestão deliberada e direta. Com isso, o benefício das avaliações foi além das 25
melhorias sugeridas, visto que potencializou a qualidade dos três roteiros como um todo.
No final da avaliação, o número de sugestões de melhorias nos três roteiros de
entrevistas, a partir da avaliação dos seis especialistas, ficou da seguinte forma (Quadro
13) :
ROTEIRO DE ENTREVISTA NRO. DE SUGESTÕES
Gerentes de Projetos
14
Dirigentes
18
Gerentes Funcionais
9
TOTAL 41
Quadro 13 – Resumo geral das sugestões de melhorias dos especialistas nos roteiros
Fonte: Elaborado pelo autor
As versões finais dos três roteiros de entrevista, após a validação dos seis
especialistas e conseqüente implementação das sugestões e melhorias solicitadas pelos
mesmos, encontram-se no Apêndice B (roteiro para gerentes de projetos), Apêndice C
(roteiro para dirigentes) e Apêndice D (roteiro para gerentes funcionais).
Após a demonstração das avaliações sugeridas pelos seis especialistas em relação
aos três roteiros de entrevistas desta pesquisa, na próxima seção será abordada, conforme
o desenho de pesquisa (seção 3.2), a etapa de coleta de dados deste estudo.
3.5 COLETA DE DADOS
O caso estudado fez uso de técnicas de coleta de dados tais como entrevistas semi-
estruturadas, levantamento e análise de documentos e observação direta. De acordo com
Yin (2005), um estudo de caso necessita de várias fontes de evidências, caracterizadas
pelas fontes de dados que podem ser utilizadas. Desta forma, a presente pesquisa utilizará
os seguintes instrumentos de coleta de dados:
a) Entrevistas individuais semi-estruturadas
: para Trivinos (1994), podemos entender
por entrevista semi-estruturada aquela que parte de certos questionamentos básicos,
apoiados em teorias e hipóteses que interessam à pesquisa e que, em seguida, oferecem
amplo campo de interrogativas, fruto de novas hipóteses que vão surgindo na medida em
109
que se recebe as respostas do respondente. E o respondente, seguindo espontaneamente a
linha de seu pensamento e de suas experiências, dentro do foco principal colocado pelo
entrevistador, começa a participar da elaboração do conteúdo da pesquisa.
A coleta de dados desta pesquisa foi realizada através de nove entrevistas com três
perfis de entrevistados, conforme demonstrado a seguir:
• Perfil 1: Gerentes de Projetos (três entrevistados);
• Perfil 2: Dirigentes (três entrevistados);
• Perfil 3: Gestores Funcionais (três entrevistados).
Sendo assim, o roteiro de entrevistas semi-estruturadas para gerentes de projetos foi
aplicado com três gerentes de projetos da empresa, todos com curso superior, cujos perfis
são demonstrados a seguir:
• Entrevistado GP1: Funcionário da empresa há mais de oito anos, ocupando o
cargo de analista de projetos e com MBA em gerenciamento de projetos;
• Entrevistado GP2: Funcionário da empresa há aproximadamente sete anos,
ocupando o cargo de analista de projetos e com especialização em gestão estratégica de TI;
• Entrevistado GP3: Profissional terceirizado, atuando como gerente de projetos
dentro da empresa há aproximadamente um ano. Não possui curso de pós-graduação.
O roteiro de entrevistas semi-estruturadas para dirigentes foi aplicado com três
dirigentes, todos ligados à estratégia da organização, cujos perfis são demonstrados a
seguir:
• Entrevistado DI1: Presidente da empresa, com aproximadamente vinte e oito anos
de experiência na empresa, exercendo o cargo há mais de oito anos;
• Entrevistado DI2: Vice-Presidente da empresa, com aproximadamente vinte e
cinco anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há aproximadamente nove anos;
• Entrevistado DI3: Diretor de Operações Corporativas, com aproximadamente vinte
e quatro anos de experiência na empresa, exercendo o cargo a aproximadamente quatro
anos.
Por fim, o roteiro de entrevistas semi-estruturadas para gerentes funcionais foi
aplicado com três gerentes funcionais, cujos perfis são demonstrados a seguir:
• Entrevistado GF1: Gerente de Padronização Organizacional, com
aproximadamente onze anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há
aproximadamente dois anos e meio;
• Entrevistado GF2: Gerente Corporativo de Risco Operacional e Segurança, com
aproximadamente doze anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há
aproximadamente três anos;
110
• Entrevistado GF3: Gerente Corporativo de Desenvolvimento de Software, com
aproximadamente nove anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há
aproximadamente três anos.
b) Documentação
: a busca sistemática por documentos relevantes é importante em
qualquer planejamento para coleta de dados (YIN, 2005). O autor afirma também que a
utilidade mais importante de documentos é valorizar as evidências oriundas de outras
fontes, destacando os pontos fortes de uma fonte de evidência documental, por ser:
• Estável: pode ser revisada inúmeras vezes;
• Discreta: não foi criada como resultado do estudo de caso;
• Exata: contém nomes, referências e detalhes exatos de um evento;
• Ampla cobertura: longo espaço de tempo, muitos eventos e muitos ambientes
distintos.
O caso em estudo desta pesquisa já possui metodologias definidas para gestão
estratégica e gerenciamento de projetos, e estes documentos serviram de base para a
pesquisa, sendo fundamentais para o estudo por tratarem dos assuntos referentes ao tema
e ao foco desta pesquisa. Além das metodologias citadas, os seguintes documentos
também foram coletados para posterior análise:
• Documentos identificados como necessários nas entrevistas;
• Políticas, normas e regimentos internos sobre segurança das informações
corporativas, para verificar que tipo de informações poderiam ser divulgadas;
• Processos existentes em uso, referentes à gestão estratégica e ao gerenciamento
de projetos, representando o uso prático das metodologias definidas;
• Critérios de avaliação e seleção de projetos, bem como referentes ao alinhamento
estratégico, para auxiliarem na validação das relações propostas neste estudo.
c) Observação Direta
: a idéia inicial deste estudo era realizar a técnica de
observação participante, uma vez que este procedimento estava previamente alinhado com
o antigo corpo diretivo da organização. No entanto, em função do contexto atual de intensa
reestruturação do caso em análise, não foi possível realizá-la, considerando também o fato
de o pesquisador não ter acesso aos eventos relativos aos assuntos estudados no caso em
análise durante este período de restruturação, não participando, desta forma, ativamente
dos eventos. Neste sentido, Fossatti e Luciano (2008) afirmam que na observação direta, ou
não-participante, o pesquisador não se envolve com os fenômenos que está observando.
Sendo assim, optou-se pela possibilidade de realizar a observação direta, que possibilita,
segundo Yin (2005), se observar alguns comportamentos ou condições ambientais
relevantes, que servem como outra fonte de evidências em um estudo de caso. Para o
111
autor, de uma maneira mais informal, podem-se realizar observações diretas inclusive
durante a coleta de outras evidências, como entrevistas, por exemplo.
Cabe ressaltar que a entrevista com roteiros semi-estruturados foi a principal técnica
de coleta de dados utilizada no caso estudado, tendo sido complementada, conforme foi
citado, com a análise de documentos do caso em estudo e com a observação direta.
Nas três fontes de evidências citadas, os dados coletados foram qualitativos, uma
vez que se buscou a opinião e respectiva importância do tema e do foco desta pesquisa.
Procurou-se com isso, conforme recomendação de Yin (2005), fazer a triangulação de
fontes de evidências como forma de aumentar a compreensão do caso estudado, uma vez
que várias fontes de evidências possibilitam várias avaliações do mesmo fenômeno. O
estudo de caso foi conduzido tendo como base o protocolo de estudo de caso (Apêndice A).
No próximo item deste estudo será abordada a aplicação das entrevistas
mencionadas.
3.5.1 Aplicação das Entrevistas
Conforme detalhado na seção 3.5 deste estudo, foram selecionados para entrevista
nove profissionais da organização em estudo, com três perfis distintos. Estes profissionais
foram contatados inicialmente por telefone ou pessoalmente, para uma breve explanação do
que se tratava a pesquisa e para verificar se havia interesse e disponibilidade para
participação na mesma.
Após obter confirmação, foi solicitado com cada um deles, individualmente, a
disponibilidade de horários dos mesmos, avisando que a entrevista demandaria algo entre
trinta e quarenta e cinco minutos. Após receber as disponibilidades, o pesquisador
organizou as possíveis datas, cruzando com as disponibilidades de salas de reunião da
organização, e enviou os convites por e-mail, solicitando confirmação. Desta forma, após
receber o retorno de confirmação dos nove entrevistados, deu-se início à etapa de aplicação
das entrevistas, que foram realizadas no período de 11/dez/2008 a 14/jan/2009.
Durante cada entrevista, inicialmente (conforme consta no protocolo de pesquisa –
Apêndice A), efetuou-se os seguintes procedimentos:
• Agradecimento pela disponibilidade e cooperação no estudo;
• Explicação do objetivo do trabalho, destacando que as informações obtidas não
seriam associadas ao entrevistado, visto que o nome da organização não seria revelado na
pesquisa;
• Informação de que não se estava medindo o conhecimento do entrevistado, mas
sim a percepção dele sobre os assuntos/questões abordados;
112
• Alinhamento do significado de termos específicos das áreas em estudo,
constantes nas perguntas;
• Solicitação de autorização para gravar a entrevista;
• Informação de que seria utilizado um roteiro para guiar a entrevista, validado por
três especialistas.
Convém ressaltar que o protocolo de pesquisa foi totalmente utilizado, não somente
nas questões citadas acima. A partir destes esclarecimentos iniciais, iniciava-se a entrevista,
utilizando um gravador digital para gravação e posterior transcrição para análise.
Para fins de um maior esclarecimento a respeito do tempo de duração das
entrevistas, segue abaixo um resumo a respeito desta questão (Quadro 14):
PERFIL DO
ENTREVISTADO
ENTREVISTADO
TEMPO DE DURAÇÃO
DA ENTREVISTA
TEMPO MÉDIO
GP1 44 min. e 52 seg.
GP2 35 min. e 51 seg.
GERENTE DE
PROJETO
GP3 42 min. e 02 seg.
40 min. 55 seg.
DI1 15 min. e 17 seg.
DI2 17 min. e 04 seg.
DIRIGENTE
DI3 18 min. e 19 seg.
16 min. 53 seg.
GF1 28 min. e 26 seg.
GF2 18 min. e 46 seg.
GERENTE
FUNCIONAL
GF3 41 min. e 28 seg.
29 min. 33 seg.
TOTAL / MÉDIA TOTAL 04 horas 22 min. 05 seg. 29 min. 07 seg.
Quadro 14 – Tempo de duração das entrevistas
Fonte: Elaborado pelo autor
Não foram contabilizados nos tempos a parte inicial de alinhamento da entrevista
com o entrevistado, visto que o gravador foi acionado a partir do início das questões
gerenciais e de direcionamento (item 3.4.3).
No próximo item deste estudo será abordada a coleta de documentos e a
observação direta, realizadas neste estudo.
3.5.2 Coleta de Documentos e Observação Direta
A coleta de documentos referiu-se, principalmente, às metodologias existentes e
vigentes na organização até o início da reestruturação que está em processo na empresa,
conforme mencionado anteriormente, visto que dizem respeito ao tema e foco desta
pesquisa:
113
• Metodologia Corporativa de Planejamento Estratégico;
• Metodologia Corporativa de Gerenciamento de Projetos.
Por motivos de normas e políticas de segurança interna, visto que tratam-se de
documentos de caráter estratégico para a organização, estes documentos não puderam ser
demonstrados neste trabalho, sendo apenas utilizados como fonte complementar de dados.
Porém, além das metodologias e das políticas de segurança, conforme citado na
etapa de coleta de dados desta pesquisa (seção 3.5), os seguintes documentos também
serviriam de fonte de coleta:
• Documentos identificados como necessários nas entrevistas: não foi identificada
nenhuma necessidade de documentos oriundos das entrevistas realizadas;
• Processos existentes em uso, referentes à gestão estratégica e ao gerenciamento
de projetos: não foi possível a utilização, uma vez que todos os processos referentes às
duas áreas estão em processo de reformulação, em conjunto com uma empresa de
consultoria, em função da reestruturação vigente, ainda indefinidos até o momento de
conclusão desta pesquisa;
• Critérios de avaliação e seleção de projetos, bem como referentes ao alinhamento
estratégico, para auxiliarem na validação das relações propostas neste estudo: da mesma
forma que os processos existentes em uso, ainda estão sem definição, não sendo possível,
assim, sua utilização.
Em relação à observação direta, não-participante, ela foi realizada de maneira
informal, conforme Yin (2005), se observando os comportamentos das pessoas na
organização, além da condição ambiental extremamente relevante em função da
reestruturação em curso, tanto nas atividades realizadas diariamente, quanto, de forma mais
focada, no momento das entrevistas realizadas. No entanto, deu-se enfoque também à
questão da utilização das metodologias anteriormente citadas, sendo que, desta forma, a
observação direta se deu a respeito de três aspectos:
• Ambiente organizacional (Reestruturação, clima organizacional);
• Utilização da metodologia corporativa de planejamento estratégico;
• Utilização da metodologia corporativa de gerenciamento de projetos.
Após demonstrar como foi preparada a coleta de documentos e observação direta
deste estudo, no próximo capítulo será abordada a análise dos dados desta pesquisa.
114
4 ANÁLISE DOS DADOS
Neste capítulo do estudo será demonstrado como foi realizada a análise de conteúdo
nas transcrições das entrevistas com gerentes de projetos, dirigentes e gerentes funcionais,
além da análise sobre os documentos levantados na fase de coleta de dados, bem como o
resultado da observação direta realizada pelo pesquisador.
4.1 ANÁLISE DAS ENTREVISTAS
As transcrições das entrevistas foram submetidas à técnica de análise de conteúdo.
O tipo de análise de conteúdo utilizado nesta pesquisa foi o de avaliação, que da mesma
forma que o tipo mais utilizado, a análise de conteúdo temática, desmembra o texto em
unidades de significação, o que permite que se identifiquem novos temas no texto.
Além do mais, a análise de avaliação não se atém somente à presença ou ausência
de determinados temas, permitindo uma carga de análise de significação destes temas, o
que se caracteriza como mais adequado para esta pesquisa, uma vez que foram levantados
anteriormente 19 fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos, que
tratam-se dos temas iniciais a serem analisados.
Neste sentido, a técnica de análise de conteúdo do tipo de avaliação permitiu ao
pesquisador obter, além da presença ou ausência de temas a partir das transcrições das
respostas obtidas através dos entrevistados, mais duas dimensões importantes para a
análise desta pesquisa (BARDIN, 1995):
• Direção: representa o sentido da opinião, de forma bipolar. O posicionamento
pode ser a favor ou contra, favorável ou desfavorável, bom ou ruim;
• Intensidade: demarca a força ou o grau de convicção expressados. A adesão pode
ser fria ou apaixonada, ligeira ou veemente.
A análise das entrevistas foi realizada em fases, conforme segue:
• Organização: momento em que ocorreu a organização das gravações das
entrevistas para a transcrição;
• Transcrição de entrevistas: fase em que todas as entrevistas gravadas foram
transcritas;
• Leitura flutuante: busca de conhecimento preliminar do texto;
• Exploração do material: ocorreu a lapidação dos dados brutos para obter a
compreensão do texto, de uma forma mais precisa, orientando-se pela metodologia definida.
Nesta fase, cada resposta das transcrições foi relacionada com o seu respectivo fator crítico,
115
uitlizando como base os roteiros de entrevistas para gerentes de projetos (Apêndice B),
dirigentes (Apêndice C) e gerentes funcionais (Apêndice D);
• Tratamento dos resultados, inferência e interpretação dos mesmos. Nesta fase, a
partir dos cruzamentos dos fatores críticos com as respostas transcritas, partiu-se para a
análise individual de cada fator crítico, conforme descrito a seguir nesta seção. Para auxiliar
nesta tarefa, foram confecionados e utilizados os quadros comparativos constantes no final
do Apêndice A.
Convém ressaltar que, apesar desta pesquisa adotar a nomenclatura padrão de
“gerente de projetos”, em termos de referencial teórico e instrumentos de coleta de dados, o
caso em estudo adota o termo “coordenador de projetos”. Desta forma, sempre que
aparecer no texto a expressão “coordenador de projetos”, ressalta-se que ela possui, para
esta pesquisa, a mesma conotação de “gerente de projetos”.
Cada fator crítico para a maturidade em gerenciamento de projetos identificado neste
estudo foi analisado individualmente, buscando-se as diferenças e/ou similaridades na
percepção dos entrevistados sobre os mesmos, visando possibilitar o alcance do terceiro
objetivo específico desta pesquisa, que é “Avaliar a aplicabilidade e a contribuição das
relações identificadas no contexto do caso analisado”. Após a análise de cada fator crítico,
considerando as três dimensões de análise (presença/ausência, direção e intensidade), foi
atribuído a cada fator crítico uma das três situações abaixo:
• O fator crítico é caracterizado no caso em estudo;
• O fator crítico não é caracterizado no caso em estudo, porém há indícios de
aplicabilidade;
• O fator crítico não é caracterizado no caso em estudo, não havendo indícios de
aplicabilidade.
A seguir serão descritas as análises dos fatores críticos, individualmente.
a) FC01 - Formular a Estratégia Corporativa
Pelo que se ouviu dos entrevistados, existe um planejamento estratégico formal na
organização, envolvendo principalmente a formulação estratégica, definido para o período
de 2006-2010 e elaborado sistemicamente, no ano de 2005, com acompanhamento de uma
empresa de consultoria. Do ponto de vista dos diretores, afirmam convictos que este
processo é bem participativo, citando o entrevistado DI3, que afirma que “[...] o processo é
totalmente participativo”. Quanto ao início do processo, o entrevistado DI1 citou que,
[...]desde 2002, o planejamento estratégico é sistêmico. Em 2005, com
consultoria – montado inicialmente por um grupo técnico de apoio e depois
discutido com as cooperativas, encerrando com um seminário nacional.
116
Todos os entrevistados, perguntados sobre a importância de uma metodologia de
gestão estratégica formal, responderam de forma unânime, com citações como a do
entrevistado DI3, dizendo que “É vital para a organização. Não acredito em um
empreendimento que não tenha um plano estratégico consistente. Quem não tem se perde,
fica sem foco”.
No entanto, chamou a atenção a opinião dos três gerentes de projetos que
responderam na mesma linha que o entrevistado GP1, que disse “Eu, particularmente,
nunca participei de nenhuma atividade voltada às linhas estratégicas da empresa”. Já os
gerentes funcionais apresentaram bom conhecimento em relação ao processo de
formulação da estratégia, com exceção do entrevistado GF3, que não pareceu conhecer
bem o processo. Já o entrevistado GF1 acrescentou que “O processo parte dos associados
da cooperativa”.
Desta forma, se verificou, através da análise, que o fator crítico “Formular a
Estratégia Corporativa” é caracterizado no caso em estudo.
b) FC02 - Definir um plano estratégico de longo prazo, com definição de metas e
revisões
A opinião sobre este fator crítico, por se tratar de uma questão essencialmente
estratégica, foi dirigida aos dirigentes da organização. Neste sentido, as respostas foram
unânimes e com convicção, conforme afirmou o entrevistado DI3, “Estratégias de cinco em
cinco anos, metas anuais, com revisões anuais”.
O entrevistado DI1 complementou, afirmando que “As revisões da estratégia eram de
3 em 3 anos, em função das eleições nas cooperativas, ocorrendo no ano anterior à eleição,
para a nova diretoria receber o plano pronto. A partir de 2005, de 5 e 5 anos”.
No, entanto, o entrevistado DI2 complementou que “[...] porém, isso não quer dizer
que de ano em ano não tenham que ser ajustadas em função da dinâmica do mercado
atual, conforme já vem ocorrendo”.
Desta forma, se verificou, através da análise, que o fator crítico “Definir um plano
estratégico de longo prazo, com definição de metas e revisões” é caracterizado no caso em
estudo.
117
c) FC03 - Comunicar constantemente as estratégias, planos de longo prazo, metas
definidas e mudanças ocorridas
Apesar da caracterização dos dois fatores críticos iniciais, no aspecto de
comunicação do que foi anteriormente definido, as opiniões foram muito diversas quanto à
presença do fator crítico, além da caracterização de uma intensa contrariedade a esta
situação, na maioria dos entrevistados, como a opinião do entrevistado GP3, “Até antes da
reestruturação, cada semana era uma estratégia diferente, a gente não tinha a mínima
noção”.
Quanto às opiniões dos três dirigentes, elas foram diferentes, até mesmo opostas, e
enfatizando aspectos também distintos. O entrevistado DI1 citou que houve um seminário
inicial de planejamento estratégico para comunicação do mesmo a todos os principais
executivos do sistema, seguido de um plano de divulgação interna através de folders e
divulgação do mapa estratégico. Porém, para o entrevistado DI2, “O processo de
comunicação das metas precisa ser aprimorado, pois é deficiente [...] não tem uma
coordenação única, precisa ser melhorado”, enquanto o entrevistado DI3, complementando,
citou que “Tu pode me perguntar assim: mas isso funciona 100% dessa forma? Pode ser
que não, pode ser que algumas cooperativas, alguns dirigentes, o projeto pára neles e não
segue para baixo”.
Para os gerentes de projetos, o processo parece um tanto quanto falho, no sentido
da opinião do entrevistado GP1, afirmando que,
vai muito da particularidade de cada um querer conhecer a estratégia. Só
que eu não conheço nenhuma forma de divulgação interna para os
colaboradores. Já existiram campanhas de divulgação de estratégias,
eventos, mas geralmente voltados para gerentes, dirigentes e presidentes.
Já o entrevistado GP2 cita que “Existem diretrizes macro que não chegam a descer
num campo tático, ficando no nível estratégico. Se fala em expansão, novos negócios, mas
não se fala no que vai ser feito para se atingir isso”.
Ficou evidente um envolvimento apenas do corpo diretivo e gerencial na fase inicial
do processo, conforme cita o entrevistado GF3,
para gerentes e dirigentes é interessante, pois se faz parte do grupo que
discute, inclusive quais serão as metas estratégicas. Quem tem um cargo
de gestão tem prioridade de participar destas execuções, desde o início.
Depois de pronto, é divulgado.
No entanto, fica claro um gargalo na comunicação daí por diante, conforme cita o
entrevistado GF2, “[...] porém, no meu entendimento, não houve uma publicação e uma
comunicação efetiva desse planejamento”, enquanto o entrevistado GF1 cita que “Para a
empresa enxergar tem que ter um papel forte dos líderes que são mais diretamente
envolvidos com este processo, senão ninguém dá mais bola para o que foi planejado”.
118
Desta forma, dada a ausência constatada na análise, porém combinada com a
contrariedade a esta situação, verificou-se que o fator crítico “Comunicar constantemente as
estratégias, planos de longo prazo, metas definidas e mudanças ocorridas” não é
caracterizado no caso em estudo, porém há indícios de aplicabilidade.
d) FC04 - Definir critérios de seleção e priorização isentos e claros (livres de
hierarquia, porte de projeto ou pressão política)
A análise deste fator crítico deixou claro um problema no caso em estudo referente
aos critérios de seleção e priorização. Existe participação dos stakeholders no processo,
existem alguns critérios que deveriam ser seguidos, no entanto os problemas citados são
das mais variadas formas e razões. Por exemplo, o entrevistado DI1 afirmou que “O que
define as prioridades são as necessidades de mercado. E não tem como se garantir nem
este critério, pois existe muita pressão, os projetos acabam sofrendo modificações ao longo
de sua caminhada.” Já o entrevistado DI2 citou que “Os critérios de seleção e priorização
não são precisos, precisam ser melhorados. As demandas são priorizadas anualmente,
porém falta um planejamento financeiro plurianual de investimentos, de forma agregada”.
O entrevistado DI3 cita que a priorização dos projetos está sendo discutida, mas
ainda gera muita polêmica, sendo que a seleção é mais efetiva. Neste sentido, ressalta que,
existe uma tabela de priorização de quatro níveis, por tipo de demanda, que
é seguida à risca. Enquadrar as demandas nesta tabela é fácil, o problema
são as discussões entre as empresas, quando consideram que os seus
projetos são mais importantes, apesar de estarem mais para trás na fila,
segundo os critérios estabelecidos.
O entrevistado informou também que o planejamento estratégico não contempla as
estratégias emergentes, uma vez que o orçamento é fechado para as iniciativas que foram
definidas em um período específico. Sendo assim, para qualquer nova estratégia, o
orçamento deve ser renegociado.
Para os demais entrevistados, os critérios definidos existiam, mas estão mudando
em função da reestruturação, no entanto eram tão complexos e de número elevado que
acabavam por dificultar a priorização, e, como resultado, acabavam prevalecendo os
projetos mais críticos - performance, erros, legislação -, sendo que poucos caracterizavam-
se como estratégicos. Merece destaque o comentário do entrevistado GP3, ao afirmar que,
até antes de reestruturação, as priorizações vinham direto das cooperativas,
até mesmo por telefone, diretamente. De vez em quando a gente tava
fazendo um projeto que era importantíssimo, que a gente tinha que
entregar, porque isso ia abrir portas, e tal, e aí amanhã já não era mais
esse, era outro projeto que a gente tinha que atender [...] a cooperativa
ligava e dizia que tava caindo a casa e que o problema era seríssimo, e que
eles estavam cheios de problemas com isso, perdendo associados.
119
Passava pelo presidente, o presidente passava pela coordenação, a
coordenação dizia para ontem. A priorização anterior não era respeitada.
Em função da ausência constatada na análise e da contrariedade a esta situação, de
forma intensa, verificou-se que o fator crítico “Definir critérios de seleção e priorização
isentos e claros (livres de hierarquia, porte de projeto ou pressão política)” não é
caracterizado no caso em estudo, porém há indícios de aplicabilidade.
e) FC05 - Implementar a estratégia através de um portfolio corporativo, desdobrado
em programas e projetos estratégicos
Na visão da diretoria, esta implementação se dá por entidade, cada uma realizando a
sua parte, de forma delegada, definida pela empresa responsável por esta atividade no
sistema, conforme afirma o entrevistado DI3, “A implementação é por total delegação, cada
entidade ou diretoria é responsável pelos seus projetos, sendo responsável pelo controle de
custos e do cronograma”.
Os gerentes de projetos tem dúvidas quanto a esta forma de implementação da
estratégia, citando o entrevistado GP1, “Não sei se aborda assim. Ainda são feitos muitos
projetos errados. É difícil responder se existe um portfolio corporativo, mas acredito que sim,
pois senão não faria sentido ter um planejamento estratégico”, e também o entrevistado
GP2, “Não há uma conexão muito clara sobre isso. Existe uma separação muto grande
entre estratégias e projetos.”
Os gerentes funcionais são unânimes quanto à desconexão entre estratégia e
projetos, o que é extremamente relevante, exatamente por integrarem a função inerente à
execução da estratégia organizacional. Destacam-se a afirmação do entrevistado GF2,
“Depois da divulgação do planejamento e do mapa, parece que se perdeu a conexão com
as ações táticas. É reativo, superficial, mais para justiticar os projetos e as ações táticas”,
bem como a do entrevistado GF1,
o fluxo poderia ser aperfeiçoado. O processo é inverso, tentando acoplar as
iniciativas nas estratégias, e não o contrário. Na prática tu não está
pensando da estratégia para a ação, tu tá partindo de ações e “linkando”
isso com algum objetivo estratégico.
O entrevistado GF3 reforçou este ponto de vista, afirmando que houve uma
divulgação forte no início, seguida de uma perda do timing na sequência.
Em função da ausência constatada na análise e da contrariedade a esta situação, de
forma intensa, verificou-se que o fator crítico “Implementar a estratégia através de um
portfolio corporativo, desdobrado em programas e projetos estratégicos” não é caracterizado
no caso em estudo, porém há indícios de aplicabilidade.
120
f) FC06 - Verificar a contribuição estratégica das entregas dos projetos
As opiniões dos entrevistados foram quase unânimes em relação à falta de
verificação da contribuição estratégica das entregas dos projetos, na linha que citaram o
entrevistado DI2, “Não avalia a contribuição adequadamente. Não existe monitoramento.
Isso precisa ser aprimorado” e o entrevistado GP1, “Vai muito de saber utilizar a entrega do
projeto [...] Muitos benefícios estratégicos podem ser perdidos em função disso”. Alguns
foram mais enfáticos ainda, como o entrevistado GF2,
a vinculação das iniciativas às estratégias e metas é feita superficialmente,
mais para justificar que ele tem vínculo com alguma estratégia. Mas em
nenhum momento os resultados dos projetos são medidos quanto ao
impacto nas metas. Então, não há um vínculo direto e não tem nenhum
mecanismo de controle que garanta isso.
A não unanimidade se deu em função do posicionamento do entrevistado GP3, que
enxerga ligação entre os projetos que estão sendo entregues e a estratégia, até mesmo em
função dos produtos que estão sendo veiculados na mídia.
A questão dos projetos servirem de lições aprendidas para a formulação de
estratégias futuras foi também quase unanimidade que sim, porém sem um processo
formalizado, que agregaria ao negócio, conforme falou o entrevistado GF3, “Considero que
os projetos servem de lições aprendidas, mas não existe ferramenta ou processo que
permita analisar diretamente o vínculo efetivo dos resultados dos projetos ao planejamento
estratégico”. Neste sentido, foi contrário neste aspecto o entrevistado DI1, afirmando que
“Os projetos servem muito pouco como lições aprendidas, não existe uma aprendizagem
evolutiva. A empresa é muito criativa... criativa demais...”.
Dada a ausência quase total deste fator crítico constatada na análise e a vontade
manifesta de que esta situação se reverta, verificou-se que o fator crítico “Verificar a
contribuição estratégica das entregas dos projetos” não é caracterizado no caso em estudo,
porém há indícios de aplicabilidade.
g) FC07 - Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento de suas
necessidades
Por tratar-se de um assunto totalmente vinculado ao processo de formulação da
estratégia organizacional, a opinião sobre este fator crítico foi dirigida aos dirigentes da
organização. Desta forma, dentre as três opiniões, duas foram no sentido de existência do
fator crítico, de forma convicta, conforme pode ser verificado na resposta do entrevistado
DI2,
121
há canais formais de transmissão de demandas, que permite uma sintonia
fina entre as equipes. Há um processo de levantamento inicial de demandas
que sai das cooperativas, pelas centrais, e então são comunicadas nas
empresas prestadoras de serviços.
No mesmo sentido, o entrevistado DI1 afirmou que este é o grande desafio do
cooperativismo, havendo o interesse de todos neste sentido, o que faz que o sistema tenha
uma estrutura propícia para tratar disso.
Porém, o entrevistado DI3 citou que talvez este seja o ponto de maior relevância
dentro das estratégias da empresa, afirmando que “[...] visto que gera muita polêmica, em
função da priorização de estratégias, metas e projetos. É uma dificuldade fazer esta
harmonia”. Cabe ressaltar que esta colocação não invalida a existência do fator crítico,
apenas reforça a sua criticidade dentro da organização.
Desta forma se verificou, através da análise, que o fator crítico “Envolver os
stakeholders organizacionais, visando o atendimento de suas necessidades” é caracterizado
no caso em estudo.
h) FC08 - Fazer benchmarking com empresas mais desenvolvidas em gerenciamento
de projetos
Por tratar-se de um assunto totalmente vinculado ao gerenciamento de projetos, a
opinião sobre este fator crítico foi dirigida aos gerentes de projeto. As respostas foram no
sentido de opiniões dos próprios entrevistados, não caracterizando o que se queria
descobrir, apesar do pesquisador insistir que estava se buscando qual a situação atual “da
empresa” em termos de prática de benchmarking em gerenciamento de projetos, em relação
às demais organizações.
Ao serem questionados mais diretamente neste sentido, os entrevistados afirmaram
não saberem a resposta. Porém vale destacar as opiniões pessoais dos mesmos em
relação à comparação da empresa a outras organizações, em termos de gerenciamento de
projetos.
Os entrevistados GP1 e GP3 posicionaram-se de forma semelhante em dois
aspectos. Primeiramente, quanto ao escritório de projetos que existia na empresa e foi
extinto no começo da reestruturação, afirmando que esta área não cumpria o seu papel,
conforme citou o entrevistado GP1, “Tinha uma área cujo nome sugeria que fosse um
escritório de projetos, mas que na verdade não era”. Porém, os dois acreditam que esta
situação vai mudar após a reestruturação acompanhada por empresas de consultoria, sendo
que o entrevistado GP1 não tem certeza disso, ao afirmar que “[...] não se tem certeza se
será isso no futuro, após a reestruturação”.
122
Fora estas questões, os posicionamentos abordaram aspectos distintos, conforme o
entrevistado GP1, que considera que a empresa parece não estar seguindo o caminho
mundial de tendência, perdendo um pouco esta identidade em relação à situação anterior à
reestruturação. Já o entrevistado GP2 enfatizou que a empresa possui um portfolio muito
grande. Por isso, ela distoa um pouco do mercado, que tenta trabalhar com projetos mais
estratégicos. Na opinião do entrevistado, uma das causas disso é que as demandas comuns
são tratadas como projetos.
Já o entrevistado GP3 destacou que,
os papéis referentes aos projetos, como o próprio gerente ou coordenador,
não estão muito claros em termos de alçada e responsabilidades. Pessoas
de várias funções coordenam projetos, e se vê em outras empresas
estruturas muito mais maduras neste sentido.
Uma vez que as opiniões foram muito mais no sentido pessoal, com total
desconhecimento se a empresa faz ou não benchmarking com empresas mais
desenvolvidas em gerenciamento de projetos, este fator crítico não foi caracterizado no
estudo de caso, não havendo indícios de aplicabilidade.
i) FC09 - Gerir efetivamente os recursos disponíveis
Este fator crítico diz respeito diretamente às atividades dos gerentes de projetos, e
por este motivo foi direcionada somente para este perfil de entrevistados. As respostas dos
três entrevistados foram unânimes e enfáticas quanto aos problemas em gerir os recursos
disponíveis aos projetos efetivamente. Todos enfatizaram a subjetividade do processo, no
sentido de cada um acabar gerindo os recursos a sua maneira, sem utilizar a metodologia
definida, de forma não precisa, meio no feeling do coordenador de projetos.
O entrevistado GP1 destacou a questão de não serem considerados, na elaboração
de orçamentos de projetos, os custos referentes à mão-de-obra interna e aos equipamentos
adquiridos especificamente para o projeto, afirmando que somente os projetos maiores
possuem centro de custo próprio. Outras considerações foram que falta a definição de um
pool de recursos exclusivo para os coordenadores de projetos, o que facilitaria bastante a
gestão dos mesmos. O entrevistado GP1 destacou também que,
hoje existem projetos que possuem equipes trabalhando de forma conjunta,
no mesmo local físico, geralmente os projetos maiores, o que facilita
bastante a coordenação. Para os projetos menores fica difícil a gestão, visto
que os recursos são compartilhados entre outros projetos e atividades do
dia-a-dia.
Apesar das colocações, o entrevistado acredita que a efetividade da gestão de
recursos pode ser bem melhorada. Se bem gerenciado, um recurso tem condições de
123
trabalhar, tranquilamente, em 4 ou 5 projetos simultaneamente, dependendo do porte do
projeto e da capacidade do recurso.
O entrevistado GP2 acha que, como o coordenador de projetos geralmente é muito
otimista, acaba errando bastante, infelizmente para pior. Outra consideração é que os
recursos são preferenciais para as áreas, mais do que para os projetos. Por isso é difícil de
gerí-los, não havendo sinergia neste sentido. Como solução, ele considera que deveria ter
uma comunicação mais efetiva dos objetivos do projeto, pois isso traria mais compromisso
por parte das pessoas. Chamou atenção a colocação dele de que,
os projetos, nas áreas, cada um faz a sua parte e passa para o próximo, o
processo é meio caixa-preta, o conhecimento se perde. Tu não vê a linha de
produção do projeto inteiro. O coordenador do projeto acaba perdendo o
acompanhamento.
Por fim, o entrevistado GP3 citou que tem coordenadores que fazem cronograma,
outros não. Porém, mesmo fazendo é complicado, pois o cronograma muda todo dia.
Com base nas colocações dos entrevistados, verificou-se que o fator crítico “Gerir
efetivamente os recursos disponíveis” não foi caracterizado no estudo de caso, não havendo
indícios de aplicabilidade.
j) FC10 - Atender aos objetivos definidos para o projeto
Dos seis entrevistados abordados, quatro citaram que não existe avaliação formal
neste sentido, caracterizando o processo como falho. Algumas colocações foram bastante
enfáticas, como o entrevistado GF1, que afirmou,
Falta esta verificação, talvez quem conduz o projeto consiga um pouco ter
esta dimensão, mas a empresa não consegue, do jeito que está hoje. Os
executivos provavelmente não conseguem saber se as iniciativas que estão
sendo executadas realizaram o que foi inicialmente previsto, no detalhe, ou
se o resultado prático foi alcançado.
O entrevistado GF3 citou que os escopos dos projetos são meio “voláteis”, mudando
durante a implementação dos mesmos, o que os torna ingerenciáveis. Segundo ele, isso faz
que, muitas vezes, quando o resultado do projeto chega para o solicitante, acaba se
correndo o risco de não se atender às suas expectativas, e isso é um problema sério.
Como formas de solução, o entrevistado GP1 tenta fazer com que a equipe do
projeto foque sempre o usuário final, o associado, enquanto o entrevistado GP2 diz que
tenta resolver esta questão através do aceite do próprio solicitante, após a entrega dos
resultados do projeto. Já o entrevistado GP3 acha que “Com a reestruturação isso tende a
mudar, uma vez que a responsabilidade pela interface entre os profissionais e as
cooperativas vai ser centralizada em uma única empresa do sistema.”
124
Sendo assim, apesar da dificuldade observada na verificação do atendimento aos
objetivos definidos para o projeto, existe reconhecimento desta falha e busca de soluções,
mesmo que de forma isolada, além de uma crença que esta questão será tratada na
reestruturação vigente. Desta forma, enquadra-se este fator crítico como não caracterizado
no estudo de caso, porém com indícios de aplicabilidade.
k) FC11 - Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos
Este fator crítico também diz respeito diretamente às atividades dos gerentes de
projetos, e por este motivo foi direcionada somente para este perfil de entrevistados.
Chamou a atenção que os três entrevistados enfatizaram que existe um novo sistema de
projetos sendo desenvolvido na organização, porém o mesmo não está em uso em função
da organização não dar muita atenção a esta questão, faltar interesse por parte dos
coordenadores de projetos quanto ao uso, além do custo de uso ser elevado em termos de
cultura e maturidade.
Em função disso, os entrevistados GP2 e GP3 ressaltaram que se utilizam
documentos e templates de uma forma bastante manual, com muitas planilhas, sendo que,
assim, as informações são coletadas de forma bastante reativa. Para o entrevistado GP2, “A
empresa poderia iniciar com um play, tipo o Project, que agiria como um catalizador antes
da ferramenta”. Já para o entrevistado GP3,
nós não temos acesso a nenhum tipo de ferramenta que pudesse auxiliar
neste sentido, que provesse uma solução mais adequada. Isso causa muito
retrabalho, pois acabamos nos envolvendo com coisas que poderiam estar
melhor organizadas dentro de um sistema.
Desta forma, apesar dos problemas levantados, considerando que a empresa
investiu em um sistema, ainda que não utilizado, e que os gerentes de projetos pedem pelo
seu uso, verificou-se que este fator crítico não é caracterizado no estudo de caso, porém
apresenta indícios de aplicabilidade.
l) FC12 - Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder
Este foi o fator crítico destacado com mais veemência. Absolutamente todos os nove
entrevistados enfatizaram, a maioria de forma contundente, a importância da existência de
um escritório corporativo de projetos, conforme segue:
• Entrevistado DI1: “A empresa já deveria ter isso há mais tempo, num local único,
que pensasse, acompanhasse e formulasse, com gente que estivesse autorizada a pensar
em nome do sistema”;
125
• Entrevistado DI2: “Esta é a resposta a muitos problemas que a organização tem
hoje. Existe um vazio, um vácuo, que precisa ser preenchido [...] As ações hoje são muito
compartilhadas, ate mesmo conflitantes. É isso que está faltando”;
• Entrevistado DI3: “É fundamental para a organização. Uma empresa desse porte
não pode conceber não ter isso. Sem isso, não tem como dar vazão a todos os projetos que
o empreendimento necessita”;
• Entrevistado GP1: “Para uma instituição que tem 200, 300 demandas em um ano,
é fundamental. Nem é questão de discutir a importância, deve existir. Porém, ele deve ter
autoridade”;
• Entrevistado GP2: “Se não tiver um PMO, a situação vai ficar caótica. Serão ilhas
tocando atividades, muitas como projetos, até porque se criou essa cultura. Não tendo um
PMO forte, tende a ficar bem desorganizado e despadronizado”;
• Entrevistado GP3: “Nesta área financeira tem muita demanda, a concorrência é
muito elevada. Então, eu acredito que tendo um PMO se consegue atender melhor estas
demandas no sentido de atender melhor ao negócio”;
• Entrevistado GF1: “[...] gerenciar o portfolio [...] é importante este papel de ‘podar’
no bom sentido, não permitindo que nada seja feito, a não ser que atenda aos objetivos da
empresa”;
• Entrevistado GF2 – “Se for conduzido com uma metodologia padrão e uma gestão
efetiva, corporativamente, é muito importante, tendo em vista a complexidade da estrutura
da empresa. Ele deveria trazer inúmeros benefícios”;
• Entrevistado GF3: “O PMO é muito importante, dentro do conceito de mercado, um
PMO corporativo centralizado, com metodologia única, eu vejo como de extrema
importância, vinculando as iniciativas com o planejamento estratégico”.
Quanto à estrutura da organização viabilizar o gerenciamento de projetos, as
opiniões ficaram divididas, além de haverem muitas dúvidas, em função desta estrutura
estar em pleno processo de mudança, devido à reestruturação. No entanto, quase todos
concordam que, por algum motivo, a organização tem muito a melhorar neste sentido,
apesar de a maioria acreditar em um caminho mais promissor a partir da reestruturação.
Uma exceção é o entrevistado GF1 que afirma,
a estrutura da empresa tende a ser mais tradicional. O problema não é a
estrutura em si, em vejo isso como um problema cultural, na cabeça dos
gestores. A estrutura até pode ser tradicional, com “caixinhas”, e tal,
contando que o gerente de projetos possua alguma gestão das pessoas das
áreas alocadas em projetos. Essas coisas podem viver em harmonia, desde
que se faça um bom trabalho na cabeça dos gestores. E se defina como a
empresa vai trabalhar.
Considerando a certeza da importância de um PMO, de uma forma tão enfatizada, e
a crença de que a estrutura organizacional será mais propícia ao gerenciamento de projetos
126
a partir do processo de reestruturação atual, verificou-se que este fator crítico não é
caracterizado no estudo de caso, porém possui indícios de aplicabilidade.
m) FC13 - Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de projetos/
programas/portfolio (Processos/Treinamentos/Certificações)
Os três dirigentes foram unânimes em relação aos coordenadores de projetos da
organização não terem conhecimento suficiente para uma gestão efetiva dos projetos,
alegando que é necessário um nível de senioridade maior, merecendo destaque um
comentário do entrevistado DI3, que além de dizer que a empresa tem investido bastante
ultimamente na busca da maturidade em gerenciamento de projetos, afirmou,
como tudo na empresa, nós somos práticos... nós utilizamos as soluções
mais caseiras. Por isso, eu acho que o mercado tem muito a oxigenar a
empresa, as nossas idéias, os nossos pensamentos, nesse sentido.
Nos demais perfis, foram citadas questões positivas a este respeito, como auxílio no
pagamento de cursos de especialização na área (apesar de ser argumentado que o trabalho
não tenha sido utilizado pela empresa), e que muitos coordenadores de projetos tem o
conhecimento, no entanto, a organização não dá ênfase ao uso deste conhecimento, muitas
vezes até o impedindo, em função da cultura existente. Foi enfatizado também que este
conhecimento deve ser contínuo, atualizando-se constantemente.
Chamou atenção o enfoque referente ao perfil dos coordenadores de projetos, pelo
entrevistado GP3, dizendo que existem pessoas que coordenam projetos com perfil de
cooperativas, visto que as mesmas vieram de cooperativas, desempenharam bem alguma
função e acabaram coordenando projetos, e pelo entrevistado GF2 que afirmou,
se criou metodologia, treinou profissionais, mas faltou o passo anterior: ver
o skill das pessoas, se realmente estavam adequados ao gerenciamento de
projetos ou não. Poderia ter uma lista de exigências mínimas para que as
pessoas conduzissem projetos, com conhecimentos específicos para
gerenciamento de projetos. A seleção de pessoal para gerenciar projetos
poderia ser mais rigorosa.
Desta forma, verificou-se que existem poucas e tímidas iniciativas inerentes ao fator
crítico “Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de projetos/
programas/portfolio (Processos/Treinamentos/Certificações)”, o que reflete um
conhecimento por parte dos coordenadores de projetos aquém do que seria ideal para a
empresa. No entanto, nota-se um grande desejo por parte dos entrevistados de que esta
situação seja resolvida. Sendo assim, este fator crítico não é caracterizado no estudo de
caso, porém apresenta indícios de aplicabilidade.
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n) FC14 - Criar metodologias de gerenciamento de projetos, programas e portfolio
Chamou a atenção nas respostas que nenhum dos seis entrevistados referiu-se à
metodologia voltada a programas, considerando que a pergunta se referia, explicitamente, a
portfolio e programas. Em relação ao portfolio, o entrevistado GP2 destacou que é muito
superficial, uma vez que tudo o que foi priorizado cai por terra quando o cenário muda um
pouco. O entrevistado GP1 argumentou que,
a questão de portfolio na empresa deveria ser toda revista, pois não se
define prioridade de demandas, não se cruza o porfolio com a estratégia.
Parece que com reestruturação a coisa caminha neste sentido, inclusive
incluindo a questão de priorização das demandas.
Quanto à metodologia para gerenciamento de projetos, foi unanimidade entre os
entrevistados a sua importância, definida como fundamental no sentido de nortear a cultura
e o direcionamento para as estratégias organizacionais, e ainda primordial, desde que
aplicada de forma corporativa, buscando um ganho em escala para a empresa, através de
um processo de treinamento e direcionamento único de esforços.
O entrevistado GF2 ressaltou a importância de se ter metodologias para a gestão,
através da definição de padrões de controle e execução. Em relação ao gerenciamento de
projetos, ressaltou que “Sem uma metodologia, provavelmente não será possível se
alcançar os resultados a que os projetos estão se propondo”, o que vai ao encontro da
afirmação do entrevistado GP1, que afirmou, “Sem uma metodologia assim, os
investimentos em gerenciamento de projetos tendem a ser perdidos, dados os prováveis
insucessos com os projetos”.
No entanto, algumas ressalvas adicionais foram citadas, como a questão da
metodologia não poder ser inflexível, devendo ser aderente a novas sugestões, a cada
situação e particularidade de cada projeto, pelo entrevistado GP1. Já o entrevistado GP2
alegou que a metodologia deve ser calcada mais na necessidade da organização, e que
“Uma metologia muito grande e cheia de informações acaba acarretando no erro que a
gente tem hoje de muita documentação”.
Apesar da importância do uso de metodologias voltadas ao gerenciamento de
projetos, evidenciada pelos entrevistados, e da existência de uma metodologia na
organização, nota-se a fragilidade do assunto no que se refere a metodologias voltadas ao
gerenciamento de programas e portfolio. Sendo assim, este fator crítico não é caracterizado
no estudo de caso, porém apresenta indícios de aplicabilidade.
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o) FC15 - Dar autonomia ao gerente de projetos
Com exceção do entrevistado DI2, que considera a autonomia dos coordenadores de
projetos suficiente, apesar de achar que esta autonomia deva estar conjugada com
capacidade, domínio e senioridade, os demais entrevistados consideram que a autonomia
dos coordenadores de projetos poderia ser reavaliada. Verificou-se que a autonomia varia,
dependendo do gestor ou até mesmo do cargo que o coordenador de projetos ocupa,
conforme citado pelo entrevistado GF2, ”Na prática a gente comprova que a autonomia
dessas pessoas, enquanto coordenadores de projetos, está ligada, na realidade, ao cargo
que ela ocupa dentro da organização”.
O entrevistado DI3 afirmou que “A autonomia é limitada, até em função da forma de
gestão. Eu acredito que deveriam ter muito mais poder de decisão do que tem atualmente”.
Neste sentido, o entrevistado GP2 citou que,
a autonomia é fraquíssima, ele acaba virando um documentador de
projetos. Ele organiza as atividades no início, porém não tem nenhum
controle sobre os recursos ou mudanças na equipe. O coordenador não
chega nem perto da gestão.
O entrevistado GP1 citou que “A palavra coordenador ou gerente de projetos
compete com os coordenadores ou gerentes de áreas”. O entrevistado ressaltou que é um
grande desafio ao coordenador de projetos quando ele tem que se comunicar com diversas
áreas visando à alocação de recursos, visto que as pessoas podem interpretar o projeto de
várias formas diferentes.
Chamou atenção o envolvimento direto de dois dos três gestores funcionais no
gerenciamento dos projetos. Neste sentido, o entrevistado GF2 ressaltou que “A quem os
colaboradores da minha área se reportam em projetos depende do projeto. Se a alocação
for muito grande, ele se reporta fortemente ao coordenador de projetos, da mesma forma
que internamente para o gestor da área”. Já o entrevistado GF3 disse, “Na minha área, os
recursos alocados em projetos reportam-se, parcialmente, aos coordenadores de projetos e
ao seu coordenador de área. Eu me envolvo quando há problema de super-alocação”. Na
verdade, se ficou com a impressão de uma certa distância entre o fato dos entrevistados
dizerem que a situação poderia ser revista e a real atitude deles referente a questão, visto
que, como não há um padrão organizacional, a mudança desta situação poderia partir deles
próprios. De um ponto de vista contrário, o entrevistado GF1 afirmou que,
nós não temos nem gerente, nós temos coordenadores. Desta forma, o
report com os gerentes funcionais é muito grande. O gerente funcional é
bem mais forte. Neste sentido, os coordenadores de projetos poderiam ter
um papel um pouco mais forte, principalmente nos projetos maiores, onde o
coordenador tem uma grande responsabilidade, incompatível com a sua
autonomia.
129
Ao analisar este fator crítico, verificou-se que não existe um posicionamento real a
favor, por parte de todos os entrevistados, no que se refere a efetivamente dar mais
autonomia ao coordenador de projetos. Isso é compreensível, na medida que envolve
divisão de poder e status, que caracteriza uma das grandes dificuldades de implantação do
efetivo gerenciamento de projetos nas organizações. Desta forma, verificou-se que o fator
crítico “Dar autonomia ao gerente de projetos” não é caracterizado no estudo de caso, não
havendo claros indícios de aplicabilidade.
p) FC16 - Usar efetivamente as metodologias definidas
Os dirigentes foram unânimes em relação ao não uso efetivo da metodologia de
gestão estratégica corporativa. Os motivos foram distintos, visto que o entrevistado DI1
alegou “que o sistema é composto por muitas empresas, então a estratégia acaba se
diluindo demais e não funciona”, enquanto o entrevistado DI2 citou que “Ela tem muitas
objeções, muitos pontos de conflito. Eu acredito que estas objeções e conflitos devem
diminuir a partir desta reestruturação”, e o entrevistado DI3 afirmou que,
Depois que a consultoria saiu do processo, no momento de tocarmos a
implementação do que foi formulado, por conta própria, eu acho que se
formou um vácuo aí no meio, um vácuo que precisa ser preenchido. A gente
abandonou um pouco o plano, nos fixando só nos derivativos, nas metas.
Se perdeu a força.
Já os gerentes funcionais possuem dúvida quanto a este efetivo uso, destacando a
opinião do entrevistado GF3, que acha que a metodologia talvez seja utilizada em um nível
mais estratégico, apesar de achar que em uma conotação mais política, do que de busca
efetiva por resultados. O entrevistado também ressaltou que as reuniões gerenciais nunca
apresentam um item de pauta sobre a estratégia organizacional, ou sobre o alinhamento
entre as iniciativas e as estratégias.
O entrevistado GF2 afirmou que a metodologia de gestão estratégica não está sendo
utilizada, argumentando que,
nós possuímos uma metodologia de construção do planejamento
estratégico, não efetivamente uma gestão estratégica. A gente não “rodou”
o planejamento completo. O que nós temos de efetivo é a etapa de
construção, no restante são oportunidades a serem desenvolvidas.
Quanto à opinião dos gerentes de projetos, nota-se um posicionamento totalmente
contrário à atual forma de uso da metodologia corporativa de gerenciamento de projetos. Foi
citado que a preocupação é muito mais com o produto a ser entregue do que com a
metodologia em si, sendo que ela é encarada como mera burocracia, como pode ser
observado pela colocação do entrevistado GP1, “[...] depois se preenche a papelada, pois é
assim que é encarada a metodologia. Só que gerenciamento de projetos não é
130
documentação, deve ter planajamento prévio, com muita atenção, para nortear todo o
controle do projeto no futuro”.
O entrevistado GP2 respondeu na mesma linha, ao afirmar que “Me parece que o
gerenciamento de projetos serve como uma prestação de contas às vezes [...] Fazer
gerenciamento de projetos é usar templates. Não se olha os benefícios do uso do
documento. É só formalística, pró-forma, então não precisa”. No entanto, o entrevistado
salientou que a falha é tanto da metodologia em si quanto do seu uso, uma vez que ela é
muito complexa e ampla, porém as pessoas não se esforçam para utilizá-la da melhor forma
possível, buscando a sua evolução.
Os gerentes funcionais foram unânimes quanto ao uso não efetivo da metodologia de
gerenciamento de projetos. Foram destacados aspectos como uma percepção de evolução,
do uso parcial da metodologia, dos benefícios para aqueles projetos que a utilizam, em
termos de gestão, controle de previsto x realizado, etc. No entanto, chamou a atenção as
colocações do entrevistado GF3, de que “Infelizmente, nos maiores projetos não se utilizou,
se alegando burocratização, que o projeto tinha que ser mais volátil”, e do entrevistado GF1,
[...] porque nem todos aderiram à necessidade de se ter esta metodologia, é
uma questão cultural. Eu acho também que a metodologia pode ser
melhorada e customizada, dependendo do projeto. Ela é única, muito
engessada. Outra coisa são os critérios de definição se algo é ou não um
projeto, isso não está claro.
Conforme se pode observar, apesar da empresa ter dedicado tempo e esforço na
definição de metodologias para gestão estratégica e gerenciamento de projetos, percebe-se
quase que um total descrédito quanto aos seus usos, o que sugere também uma cultura
organizacional não voltada para a efetiva utilização das mesmas. Desta forma, este fator
crítico não é caracterizado no estudo de caso, bem como não apresenta indícios de
aplicabilidade.
q) FC17 - Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse pelos projetos
Dois dirigentes citaram que acompanham o andamento dos projetos através das
informações constantes no portal corporativo, bem como a composição do portfolio de
projetos da organização, com destaque à resposta do entrevistado DI1, que afirmou que “O
acompanhamento dos projetos pelos diretores é deficiente”.
Fora esta questão, as respostas referentes à comunicação entre dirigentes e
gerentes de projetos, explícita ou implicitamente, denotam uma comunicação um tanto
quanto de cima para baixo, conforme afirmou o entrevistado DI1, “A comunicação entre os
dirigentes e os gerentes de projetos é bastante vertical, de cima para baixo. O chefe
131
determina que se faça de determinada maneira, caracterizando uma coordenação mais
formal na condução dos projetos”.
O entrevistado DI2 citou que a comunicação entre dirigentes e coordenadores de
projetos precisa ser bastante aprimorada, pois falta diálogo, apesar de existirem algumas
exceções, enquanto o entrevistado DI3 comentou que, quando tem alguma dúvida sobre os
projetos, procura a solução de várias formas: e-mail, telefone, pessoalmente ou reunião,
além de procurar os coordenadores e questionar qualquer dúvida que tenha sobre o projeto.
Dois gestores funcionais responderam que possuem controles paralelos à
metodologia corporativa de gerenciamento de projetos, seja através de templates criados
dentro das áreas ou através de reuniões periódicas com as equipes, com ou sem os
documentos da metodologia. No entanto, os três gerentes funcionais ressaltaram que os
relatórios de progresso sugeridos pela metodologia são utilizados, com destaque à resposta
do entrevistado GF3, que
independente disso, seguindo o processo da metodologia, a gente reporta
os relatórios de progresso das iniciativas, sendo que os coordenadores me
copiam em todos os relatórios, para ciência. E depois a gente pode
consultar via portal, quando é publicado.
Desta forma, verificando um problema maior de envolvimento nos projetos por parte
dos dirigentes, no entanto um maior envolvimento por parte dos gerentes funcionais, se
enquadrou este fator crítico como não caracterizado no estudo de caso, porém
apresentando indícios de aplicabilidade.
r) FC18 - Obter patrocínio efetivo aos projetos
Os três dirigentes afirmaram que exercem o papel de patrocinadores de projetos. No
entanto, merece destaque e afirmação do entrevistado DI2,
eu penso que todos os projetos principais tem como patrocinador o diretor,
e nem poderia ser diferente. Tem que ser alguém de âmbito corporativo,
que tenha um cargo eletivo, responsabilidade estatutária, e tal. Me parece
que o sucesso da iniciativa passa por aí.
Em termos de entendimento do papel do patrocinador de projetos, chama a atenção
o entrevistado DI3, afirmando que liga pra saber como é que está o projeto, avalia o
andamento do projeto no portal e entra em contato com o coordenador do projeto em caso
de dúvidas, fazendo com que as coisas andem dentro do cronograma proposto.
No entanto, do ponto de vista dos gerentes de projetos, a percepção é um pouco
distinta, visto que não sinalizam um patrocínio tão efetivo quanto o ponto de vista dos
dirigentes. Foi colocado que é fundamental este tipo de apoio, uma vez que os gerentes de
132
projetos não tem autonomia de atuação, para que os projetos sejam executados da forma
adequada.
Para o entrevistado GP1, “Falta pro patrocinador, ele mesmo ter conhecimento do
papel dele como patrocinador do projeto”. O entrevistado argumentou que já teve
oportunidade de trabalhar com excelentes patrocinadores, no entanto também trabalhou
com alguns que ficaram só no papel, que nunca fizeram um questionamento sequer, que
nunca o procuraram para saber como estava o andamento do projeto.
Em termos dos motivos que levam a um efetivo patrocínio, o entrevistado GP2
comentou que,
a efetividade do apoio é muito baixa, muito distante. Pelo fato da
organização ser muito grande, o patrocinador acaba ficando também muito
distante e muito alheio até ao que tá acontecendo. Em alguns casos é mais
efetiva, quando o projeto tem uma pressão maior, daí o patrocinador se
envolve muito, até demais. Mas para a grande maioria, 80% dos projetos, é
uma distância tão grande que às vezes não tem envolvimento algum do
patrocinador.
Desta forma, uma vez que o caso em estudo apresenta tanto casos de patrocínio
efetivo, quanto casos de total desinteresse, além do desconhecimento por parte dos
patrocinadores, em alguns casos, do seu real papel, referente ao presente fator crítico se
verificou o enquadramento do mesmo como não caracterizado no estudo de caso, porém
apresentando indícios de aplicabilidade.
s) FC19 - Possuir comunicação e relacionamento interpessoal efetivos
Vários entrevistados referiram-se ao portal quando questionados a respeito da
comunicação corporativa, porém de formas e opiniões muito distintas. Foram salientados
aspectos positivos, conforme pode ser demonstrado abaixo:
• Entrevistado DI1: “Eu acho que temos formalmente um sistema de comunicação
interna, através do portal, onde disponibilizam todas as informações, as áreas e tudo mais
[...] eu acho que no portal tá muito bem comunicado”;
• Entrevistado DI3: “Eu acho que a empresa tem todos os mecanismos e meios de
não truncar a informação. A gente criou o portal, que eu acho que é uma ferramenta
poderosíssima [...];
• Entrevistado GP1: “A empresa tem uma grande vantagem, que é o portal, quando
bem utilizado. É uma ferramenta que traz uma grande facilidade. Com esta ferramenta, a
comunicação tá bem centrada”;
• Entrevistado GF3: “O portal é a principal ferramenta de comunicação corporativa”;
133
Porém, houve críticas em relação ao portal, como o excesso de informação, que
atrapalha principalmente os novos colaboradores. Em termos de críticas, chamou a etenção
a colocação do entrevistado GF2 quanto ao portal corporativo, dizendo que,
a empresa tem pecado neste aspecto por ter baseado a nossa comunicação
em uma ferramenta, que é o portal corporativo, quando na verdade a gente
deveria estar se preocupando com algo em um nível anterior, como a
cultura de comunicação, os processos de comunicação. Isso não está bem
claro, a gente acabou ignorando um pouco, abstraindo estes aspectos mais
amplos e partindo já para a ferramenta. Entretanto, as pessoas que
interagem com esta ferramenta têm diferentes níveis de conscientização em
relação a uma comunicação efetiva.
Já o entrevistado DI2 colocou o portal como uma ação isolada, tal quais as ações de
comunicação, argumentando que falta uma metodologia para a comunicação corporativa.
Neste sentido, foram citados pelos entrevistados também o jornal interno impresso da
empresa, além do uso de e-mail.
Foi salientado também a questão da grandeza da empresa, qua acaba dificultando a
comunicação, por mais que as ferramentas auxiliem neste sentido. No entanto, foi citado
pelo especialista GF1 que quando se fala em comunicação, não se deve deixar toda a
responsabilidade em cima da empresa, porque depende muito também das pessoas a
buscarem. O entrevistado falou que “Às vezes a gente vê dois colaboradores, um do lado do
outro, um corre atrás da informação, enquanto o outro fica sentado, esperando que alguém
diga para ele o que ele precisa”.
Já o entrevistado GP3 citou a questão dos problemas com as trocas de e-mails, visto
que o e-mail é uma ferramenta muito fria, o que pode gerar problemas de entendimento, a
ponto de às vezes até mesmo produtos saírem com problemas porque as pessoas não se
comunicaram devidamente, e nesse momento o que se faz é partir em busca de culpados.
O entrevistado também destacou que “Às vezes a gente tem que se impor e chegar mais
perto, fazer esta comunicação, esta ligação, ao invés de ficar só olhando, esperando as
coisas funcionarem”, além de que,
é muito difícil pegar um telefone, é muito difícil marcar uma reunião com as
pessoas. Se em determinados momentos tu não pegar todo mundo e
colocar numa sala, para fazer as pessoas se falarem e trabalharem juntas,
as coisas não fluem.
Chamou a atenção a postura e uma certa contradição do entrevistado GF3, ao dizer
que,
com a reestruturação, a gente está vendo o nível hierárquico sendo bem
mais respeitado. Não que antes não fosse respeitado, mas se via muitas
exceções, de determinadas funções, colaboradores, de ter acesso ao alto
escalão, diretamente, dependendo do assunto, sem passar muitas vezes
pelo gerente ou pelo coordenador, pela gestão intermediária. Isso gerava
alguns problemas de vez em quando. Hoje eu vejo a comunicação entre
níveis hierárquicos, nível vertical, vamos falar assim, fuindo de uma maneira
134
boa, transparente, considerando o nível de informação que se pode
repassar de um nível pro outro.
O mesmo entrevistado, mais adiante na entrevista, reclamou que,
o repasse da informação é difícil quando chega no gerente ou no
coordenador, pro restante da equipe, devido ao tamanho de algumas
equipes. Isso exige um esforço muito grande dos gestores para criar
vínculo, para conseguir uma aproximação mais interpessoal.
Com isso, se entendeu, a partir das respostas do entrevistado GF3, que a
comunicação vertical é tranquila e transparente, deste que passando rigidamente pela
escala hierárquica, e dentro do contexto dos dirigentes, gerentes e coordenadores de
equipes. No entanto, ao se tentar a comunicação para as equipes, essa comunicação não
ocorre efetivamente, gerando um grande esforço aos gestores.
Já quanto ao relacionamento interpessoal na organização, as opiniões foram
bastante no sentido de um bom relacionamento interpessoal, apesar de ressalvas quanto ao
momento atual de reestruturação, conforme o entrevistado DI1, afirmando que,
em termos de relacionamento interpessoal, eu diria que a empresa hoje
passa por um momento muito difícil neste sentido. Eu acho que já foi
excelente, foi bom, foi regular... acho que hoje a comunicação tá bem ruim
na empresa, deixando muito a desejar. Mas é uma transição.
Na mesma linha respondeu o entrevistado DI2, afirmando que o relacionamento
interpessoal precisa melhorar muito entre as organizações, bem como internamente, dentro
de cada empresa do sistema. O entrevistado afirmou que “Há também um diálogo
inadequado, não suficientemente harmonioso e harmônico, produtivo, entre as empresas do
sistema, e isso precisa ser aprimorado”.
No entanto, alguns entrevistados referiram-se ao relacionamento interpessoal na
empresa como positivo, sem grandes atritos na maioria dos casos, muito disso em função
da própria cultura da empresa. Neste sentido, o entrevistado DI3 afirmou, mais uma vez
citando a reestruturação, que,
por a gente ser uma empresa do interior, o relacionamento interpessoal faz
parte da cultura, tem uma sinergia muito grande de interrelacionamento
entre as pessoas. É uma empresa que acolhe muito bem, o relacionamento
é sempre muito tranquilo, muito efetivo. Só ressalvando essa época que a
gente tá, que estamos passando por uma contingência passageira. Mas
pela frente vem de novo, porque relacionamento faz parte da cultura da
empresa. Isso é muito forte aqui dentro.
Sobre esta questão da cultura de bom relacionamento interpessoal proveniente do
cooperativismo, vários comentários foram feitos no sentido disso caraterizar-se como um
diferencial para a empresa, em termos de acesso à gestão, um bom ambiente de trabalho,
se comparado a outras organizações de mesmo porte, com uma comunicação mais aberta,
efetiva e democrática, tanto entre pares, subordinados e superiores.
135
Neste sentido, o entrevistado GF3 citou que “entre gerentes, coordenadores e
gerentes, gerentes e diretores, e assim por diante, eu vejo que o relacionamento
interpessoal é muito tranquilo, com profissionalismo acima de tudo. Sempre que se precisou,
se teve acesso às pessoas”.
Porém, alguns problemas foram citados pelos entrevistados, no que tange ao
relacionamento interpessoal, conforme segue:
• Entrevistado GP3: “O que existe, que eu observo e lamento bastante, é que existe
muita procura por culpados né? Às vezes até estimulada pelo nível de gestão”;
• Entrevistado GF1: “[...] às vezes começa a ter alguns feudos. Acho que os projetos
ajudam neste sentido, fazendo a gente trabalhar numa forma mais horizontal”;
• Entrevistado GF2: “[...] esse calor humano que a empresa proporciona, de
integração, isso pode dificultar os cargos de gestão em termos de cobrança de resultados,
em função de uma certa dificuldade que pode dar de separar a amizade”.
Ao analisar as respostas dos entrevistados em relação à comunicação e
relacionamento interpessoal, verificou-se que, apesar de haver bons comentários em
termos, principalmente, de relacionamento interpessoal, devido muito ao fato da cultura da
empresa, existem algumas questões bastante delicadas quanto ao assunto. Uma delas diz
respeito ao impacto negativo da reestruturação neste aspecto, visto que, mesmo que
momentaneamente, percebe-se uma piora na comunicação e relacionamento interpessoal
na empresa no presente momento. Outra questão é o enfoque muito forte da comunicação
da organização baseada em uma ferramenta, que é o portal corporativo, que não representa
o sentido de comunicação na busca de aumento de maturidade em gerenciamento de
projetos. Para finalizar, percebe-se uma cultura, em algumas respostas, de dois tipos de
comunicação e relacionamento: aquela que ocorre entre o corpo diretivo, gestores e
coordenadores, que flui bem, de forma transparente, e aquela referente ao restante dos
colaboradores, que parece não fluir tão bem, tampouco ser transparente.
Desta forma, verificou-se que o fator crítico “Possuir comunicação e relacionamento
interpessoal efetivos”, a partir dos critérios de análise desta pesquisa, enquadra-se como
não caracterizado no estudo de caso, não havendo indícios claros de aplicabilidade.
As conclusões da avaliação dos fatores críticos serão confrontadas com a segunda
versão das relações, validada pelos especialistas, o que proporcionará a definição da
terceira e última versão da proposta de relações.
Concluída a análise das entrevistas desta pesquisa, na próxima seção será abordada
a análise documental que foi realizada.
136
4.2 ANÁLISE DOCUMENTAL
Nesta etapa da metodologia desta pesquisa foram avaliados os documentos
referentes às metodologias corporativas de planejamento estratégico e de gerenciamento de
projetos. Convém ressaltar que, em face da reestruturação que se iniciou dois meses após a
defesa do projeto, as referidas metodologias foram descontinuadas na organização. No
entanto, este fato não impediu que fosse feita uma análise desta documentação existente.
Em relação à metodologia corporativa de planejamento estratégico, trata-se de um
documento de quarenta e três páginas, apresentando os processos e as políticas do caso
em análise, em relação ao planejamento estratégico. O documento é bem elaborado,
contempla a proposta de um processo de gestão estratégica, inclusive utilizando modelos e
ferramentas como o Balanced Scorecard, análise ambiental, matriz SWOT (Strengths,
Weaknesses, Opportunities e Threats – Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) e
mapas estratégicos. Este aspecto caracteriza a existência do fator crítico “FO01 - Formular a
Estratégia Corporativa”.
É sugerido um alinhamento entre a estratégia organizacional e o gerenciamento de
projetos, inclusive sugerindo que os próprios ciclos plurianuais de planejamento estratégico
sejam tratados como projetos, respeitando, desta forma, a metodologia corporativa de
gerenciamento de projetos. Também sugere como a estratégia corporativa pode ser
desdobrada entre as empresas do sistema, de forma a ser assimilada e respeitada pelas
mesmas, visando o direcionamento dos esforços organizacionais para o alcance dos
objetivos estratégicos. Este aspecto sugere a aplicabilidade do fator crítico “FC05 -
Implementar a estratégia através de um portfolio corporativo, desdobrado em programas e
projetos estratégicos”.
No entanto, o documento enfatiza demais a questão da formulação da estratégia,
visto que as determinações referentes à implementação da estratégia são muito vagas, não
estabelecendo claramente como esta etapa da gestão estratégica pode ser efetivamente
viabilizada entre as empresas do sistema. Com isso, nota-se similaridade com o padrão
vigente nas organizações, sugerido pelo referencial teórico deste estudo, onde as empresas
são bastante criativas e criteriosas na formulação de suas estratégias, no entanto falham na
hora da execução, o que, inclusive, é um dos pilares motivacionais do tema e foco desta
pesquisa.
Já a metodologia corporativa de gerenciamento de projetos é fortemente baseda no
guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), desenvolvido pelo PMI (Project
Management Institute), referente às melhores práticas voltadas ao gerenciamento de
projetos. O documento da metodologia é extenso, com cento e trinta e quatro páginas,
137
sendo que a mesma contempla quatorze modelos de documentos, que devem ser utilizados
durante todo o ciclo de vida dos projetos, da sua iniciação até o seu encerramento. Isso
caracteriza a existência, no aspecto documental, do fator crítico “FC14 - Criar metodologias
de gerenciamento de projetos, programas e portfolio”.
Porém, do ponto de vista do pesquisador, trata-se de uma metodologia de difícil
implementação em face da complexidade da estrutura do sistema no qual o caso em estudo
está inserido, visto que os processos e os modelos de implementação são um tanto quanto
burocráticos, principalmente pelo fato da metodologia ter de ser executada manualmente,
através de planilhas e documentos, sem o auxílio de um sistema informatizado. Dada a
complexidade da metodologia referenciada, espera-se que a empresa possua maturidade
suficiente para dar início ao seu uso, do contrário o processo pode não obter o sucesso
esperado, em face de dificuldades de implementação e ausência de cultura propícia para
tanto. Esta questão torna difícil a aplicação do fator crítico “FC16 - Usar efetivamente as
metodologias definidas”.
Também chamou a atenção a questão da forma de aderência dos projetos com a
estratégia organizacional. Apesar da metodologia corporativa de planejamento estratégico,
conforme dito anteriormente, sugerir uma postura proativa em termos dessa aderência, o
que se verificou em um dos modelos de documentos da metodologia corporativa de
gerenciamento de projetos foi diferente, na medida em que é solicitado que se marque quais
objetivos do mapa estratégico corporativo serão atendidos pelo projeto. O problema maior é
que existe chance real de se marcar aderência a estratégias que não tem relação com o
projeto, ou o contrário, se deixar de marcar estratégias que seriam atendidas pelo projeto.
Como trata-se, conforme observado, da forma de se realizar a aderência entre a estratégia e
os projetos pela organização, redefiniu-se como não aplicável, a partir da análise
documental, o fator crítico “FC05 - Implementar a estratégia através de um portfolio
corporativo, desdobrado em programas e projetos estratégicos”. Convém lembrar que o fator
crítico foi redefinido em função de já ter sido definido anteriormente, conforme a análise da
metodologia corporativa de planejamento estratégico, como aplicável. No entanto, dada a
verificação do critério de alinhamento constante na metodologia corporativa de
gerenciamento de projetos, foi necessária uma reavaliação do mesmo.
Concluída a análise documental deste estudo, na próxima seção será abordada a
análise da observação direta.
138
4.3 OBSERVAÇÃO DIRETA
A idéia inicial desta pesquisa era utilizar a observação participante, conforme já havia
sido alinhado com o corpo diretivo do caso em estudo no momento da defesa do projeto
dessa dissertação (jul/2008). No entanto, da mesma forma que ocorreu com a análise
documental, em face da reestruturação que se iniciou dois meses após a defesa do projeto
no caso em estudo, não foi possível se realizar a observação participante inicialmente
pretendida. Desta forma, como forma de não abrir mão da fonte de evidência de
observação, o pesquisador optou por um processo de observação direta, realizada mais
informalmente.
Para fins de organização desta etapa da pesquisa, a análise da observação direta
dividiu-se, conforme dito anteriormente, sob três aspectos:
• Ambiente organizacional (reestruturação, clima organizacional);
• Utilização da metodologia corporativa de planejamento estratégico;
• Utilização da metodologia corporativa de gerenciamento de projetos.
Em relação ao ambiente organizacional, o clima foi de intensa movimentação,
principalmente quando se iniciou a fase de coleta de dados da pesquisa. Não é difícil
imaginar como está o ambiente de uma organização no meio de um intenso processo de
reestruturação, passando por uma redefinição total do papel da mesma perante o sistema
em que está inserida, envolvendo o redesenho de toda a sua estrutura e de seus processos.
Paralelamente a isso, ocorreu a demissão de vários profissionais, incluindo funcionários e
terceiros. Neste processo, o observador percebeu que as informações, em alguns
momentos, surgiram de forma desencontrada, gerando certo desconforto e um pouco de
ansidade nas pessoas.
No entanto, por esta questão tratar-se de um aspecto passageiro e situacional, o
mesmo não será considerado como motivo de criação de um novo fator crítico, visto que
isso fugiria do objetivo desta pesquisa, que é especificamente o de identificar fatores críticos
para a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos, de forma efetiva e perene,
e não situacional.
Em relação à metodologia corporativa de planejamento estratégico, notou-se que
não existia um consenso entre as empresas do sistema sobre o seu uso, além da mesma
representar um planejamento qüinqüenal, formulado no ano de 2005, sendo que até o ano
de 2008, quando foi descontinuada em função do início do processo de reestruturação, não
havia passado por nenhum processo de revisão formal. A metodologia estava disponível no
portal corporativo da empresa, com acesso por parte de todos os colaboradores, no entanto
sem nenhum incentivo aparente à sua leitura. Foi verificado que muitos colaboradores
139
sequer sabiam da sua existência. A partir destas constatações, verificou-se a não
caracterização do fator crítico “FC01 - Formular a Estratégia Corporativa”, porém
classificando-o como aplicável em função da cultura da empresa no sentido de alocar
esforços nesta formulação. Já o fator crítico “FC02 - Definir um plano estratégico de longo
prazo, com definição de metas e revisões”, caracterizou-se como não aplicável, uma vez
que aquilo que foi definido na formulação aparentemente foi abandonado, demonstrando
uma necessidade de mudança na cultura organizacional, para que seja possível esta ação.
Da mesma forma, o aspecto de “Comunicar constantemente estratégias, planos de longo
prazo, metas definidas e mudanças ocorridas”, referente ao fator crítico “FC03”, também se
caracterizou como não aplicável, uma vez que a comunicação da estratégia que foi
formulada não foi verificada, a partir da observação direta.
Em relação à prática do desdobramento da estratégia perante as entidades do
sistema, não se notou nenhuma evidência de que isso fosse implementado de alguma
forma. Neste sentido, sem consenso nem ações efetivas de estímulo, pelo menos do ponto
de vista do observador, a metodologia corporativa de planejamento estratégico não parece
ter alguma forma de efetividade quanto ao seu uso.
No entanto, vale ressaltar que muitos dos objetivos estratégicos do mapa estratégico
corporativo, constante no documento da metodologia, de alguma forma são seguidos por
algumas empresas do sistema, o que caracteriza um certo alinhamento com o que está
formalmente deliberado. No entanto, chama a atenção que este alinhamento se dá de uma
forma implícita, pelo menos em termos de referência ao documento ou de ações conjuntas
das entidades do sistema em prol do alcance dos objetivos definidos, pelo menos do ponto
de vista do pesquisador.
Quanto à metodologia corporativa de gerenciamento de projetos, pode se dizer que,
na prática, ela é parcialmente utilizada. Aparentemente, também fica difícil a verificação, do
ponto de vista do pesquisador, da relação custo x benefício deste uso, no que tange ao
esforço despendido. Isso porque o uso parece ser mais para cumprir uma formalidade
metodológica do que propriamente para se buscar um ganho efetivo à organização em
termos de atendimento aos prazos, custo, qualidade e escopo inicialmente definidos nos
projetos. Sendo assim, como houve indícios de aplicação verificados a partir da observação
direta, se enquadrou o fator crítico “FC16 - Usar efetivamente as metodologias definidas”
como aplicável.
Outra percepção é que a metodologia, apesar de possuir a denominação de
corporativa, parece não ser utilizada por todas as empresas do sistema, que seria o ideal
para fins de se obter efetivamente o retorno esperado com o seu uso. Isso sugere, do ponto
de vista do observador, pelo menos duas situações prováveis: ou existe um desalinhamento
a respeito do modo de encarar o gerenciamento de projetos, por parte das diversas
140
empresas que compõe o sistema, ou existe um descrédito, uma falta de patrocínio por parte
da alta gestão para que a metodologia seja efetivamente utilizada. Estas percepções dizem
respeito aos fatores críticos “FC17 - Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse
pelos projetos” e “FC18 - Obter patrocínio efetivo aos projetos”, que, dado o contexto
observado, sugere que os dois tornam-se aplicáveis no sentido de tentar solucionar este
problema, visto que se tratam não de fatos observados, porém de suposições do
observador.
Outro fator que provavelmente dificultou a implementação desta metodologia, do
ponto de vista do observador, foi o excesso de projetos constantes no portfolio corporativo,
da ordem de centenas. O que poderia melhorar, neste aspecto, seria a possibilidade de
customizar a metodologia conforme as características dos projetos em termos de porte,
retorno, número de empresas do sistema envolvidas, etc., visto que a metodologia, da forma
que se apresenta hoje, deve ser utilizada igualmente para qualquer que seja o tipo de
projeto. No entanto, presume-se que o caso em análise não apresenta critérios claros de
seleção e priorização de projetos, o que dificulta uma melhora neste portfolio. Além disso,
verificou-se também, até o momento do início da reestruturação, certa dificuldade de se
manter a execução dos projetos previstos. Como não foram identificados aspectos culturais,
a partir da observação direta, que impeçam a definição de critérios de seleção e priorização
claros, concluiu-se que o fator crítico “FC04 - Definir critérios de seleção e priorização
isentos e claros (livres de hierarquia, porte de projeto ou pressão política)” é aplicável ao
caso em estudo, a partir desta análise.
Convém ressaltar que, em função dessas limitações impostas pela atual conjuntura
do caso em estudo, em termos de análise documental e de observação direta, o
pesquisador buscou compensações, ampliando a aplicação das entrevistas semi-
estruturadas. Foi adicionado o perfil de entrevistados de gerentes funcionais, que não fazia
parte do projeto inicial desta pesquisa, além de ser incluída a etapa de validação dos
instrumentos de coleta juntamente ao grupo de pesquisas da PUCRS (item 3.4.4).
Após a demonstração da análise da terceira e última fonte de evidência deste estudo
de caso, na próxima seção será proposta a versão final das relações entre os fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional.
4.4 PROPOSTA DE RELAÇÕES (VERSÃO FINAL)
A partir dos resultados obtidos com a consolidação das análises das entrevistas
(seção 4.1), documental (seção 4.2) e da observação direta (seção 4.3), partiu-se para a
definição final da caracterização e aplicabilidade dos fatores críticos, de acordo com os
141
critérios definidos na seção 4.1, visando à versão final das relações entre os fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional.
No entanto, para que se efetuasse esta definição final, foi necessária a criação de
critérios que permitissem que se chegasse às conclusões das definições finais de
caracterização e aplicabilidade de cada fator crítico identicado nesta pesquisa,
isoladamente, através da consolidação dos resultados obtidos a partir das três fontes de
evidências deste estudo. Neste cenário, optou-se pela consolidação da situação do fator
crítico em relação à análise das fontes de evidências seguindo o critério de se manter a pior
situação evidenciada dentre as três, conforme a seguinte ordem:
• Melhor situação: Caracterizado (C);
• Situação intermediária: Aplicável (A);
• Pior situação: Não aplicável (N/A).
A partir do quadro de consolidação dos critérios de caracterização e aplicabilidade
(Quadro 15), respeitando o que foi definido, partiu-se para a versão final das relações entre
os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional, adequado ao caso em estudo.
FATOR CRÍTICO Entrev. Docum. Obs.Dir. Consolid.
FC01 - Formular a Estratégia Corporativa
C C A
A
FC02 - Definir um plano estratégico de longo
prazo, com definição de metas e revisões
C - N/A
N/A
FC03 - Comunicar constantemente estratégias,
planos de longo prazo, metas definidas e
mudanças ocorridas
A - N/A
N/A
FC04 - Definir critérios de seleção e priorização
isentos e claros (livres de hierarquia, porte de
projeto ou pressão política)
A - A
A
FC05 - Implementar a estratégia através de um
portfolio corporativo, desdobrado em programas
e projetos estratégicos
A N/A - N/A
FC06 - Verificar a contribuição estratégica das
entregas dos projetos
A - -
A
FC07 - Envolver os stakeholders organizacionais,
visando o atendimento de suas necessidades
C - -
C
FC08 - Fazer benchmarking com empresas mais
desenvolvidas em gerenciamento de projetos
N/A - -
N/A
FC09 - Gerir efetivamente os recursos
disponíveis
N/A - -
N/A
FC10 - Atender aos objetivos definidos para o
projeto
A - -
A
FC11 - Possuir sistema informatizado para
gerenciamento de projetos
A - -
A
FC12 - Criar um PMO corporativo efetivo, isento
e com poder
A - -
A
FC13 - Incentivar o conhecimento crescente em
gerenciamento de Projetos
(Metodologias/Treinamentos/Certificações)
A - -
A
FC14 - Criar metodologias de gerenciamento de
projetos, programas e portfolio
A C -
A
142
FC15 - Dar autonomia ao gerente de projetos
N/A - -
N/A
FC16 - Usar efetivamente as metodologias
definidas
N/A N/A A
N/A
FC17 - Buscar o envolvimento da alta gestão e o
interesse pelos projetos
A - A
A
FC18 - Obter patrocínio efetivo aos projetos
A - A
A
FC19 - Possuir comunicação e relacionamento
interpessoal efetivos
N/A - -
N/A
Legenda: C - Caracterizado / A – Aplicável / N/A – Não aplicável
Quadro 15 – Consolidação da análise dos fatores críticos
Fonte: Elaborado pelo autor
No entanto, para que fosse possível esta adequação, foi necessária uma definição
dos padrões de representação gráfica referentes à consolidação dos critérios de
caracterização e aplicabilidade definidos anteriormente, relacionados aos fatores críticos.
Esta representação gráfica se tornou necessária uma vez que a consolidação do Quadro 15
precisou ser representada em relação os fatores críticos constantes nas relações validadas
por especialistas (Versão 2) (item 3.3.1), que são apresentados de forma gráfica. Somente
desta forma tornou-se possível a construção da versão final das relações, a partir da versão
validada pelos especialstas, considerando a consolidação dos critérios de caracterização e
aplicabilidade definidos no quadro 15.
Desta forma, a representação adotada foi a seguinte:
• Caracterizado (C): o fator crítico permaneceu igual ao definido nas relações
validadas por especialistas (Versão 2);
• Aplicável (A): A borda do fator crítico ficou pontilhada, ao invés do traço contínuo
definido nas relações validadas por especialistas (Versão 2);
• Não aplicável (N/A): o fator crítico foi esmaecido em relação ao definido nas
relações validadas por especialistas (Versão 2).
As relações de causa e efeito definidas para as relações entre os fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional,
validadas por especialistas (Versão 2), por sua vez, assumem a representação do pior fator
crítico que interligam, seja ele de causa ou de efeito. Exemplo: caso uma relação de causa e
efeito saia de um fator crítico caracterizado (borda contínua) para um aplicável (borda
pontilhada), a relação de causa e efeito ficará pontilhada. Caso saia de um fator crítico não
aplicável (esmaecido) para um fator crítico caracterizado (borda contínua), a relação de
causa e efeito ficará esmaecida, e assim por diante. Sendo assim, respeitadas as
representações expostas, a versão final das relações entre os fatores críticos para a
maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional, ajustada
ao contexto do caso em estudo, a partir das análises realizadas, ficou conforme demonstram
as Figuras 17 e 18 abaixo:
143
Figura 17 – Versão final das relações – Seqüência de etapas validada pelos especialistas
Fonte: Elaborado pelo autor
Figura 18 – Versão final das relações - Mapa estratégico validado pelos especialistas
Fonte: Elaborado pelo autor
144
Após a definição da versão final das relações entre os fatores críticos para a
maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional, ajustada
ao contexto do caso em estudo, na próxima seção desta pesquisa será tratada a
aplicabilidade e contribuição das relações propostas em relação à organização.
4.5 APLICABILIDADE E CONTRIBUIÇÃO DAS RELAÇÕES PROPOSTAS
A partir da definição da versão final das relações entre os fatores críticos para a
maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional, ajustado
ao contexto do caso analisado, tornou-se possível o alcance do terceiro objetivo específico
desta pesquisa: “Avaliar a aplicabilidade e a contribuição das relações identificadas no
contexto do caso analisado”.
Avaliando preliminarmente a versão final das relações referente à sequência de seis
etapas sugeridas (Figura 17), ajustada ao contexto do caso em estudo, percebe-se que a
organização não apresenta a caracterização de nenhum fator crítico, sendo que dos seis
fatores críticos presentes, metade não são aplicáveis na organização, enquanto a outra
metade é apenas aplicável.
Quanto ao mapa estratégico dos fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos (Figura 18), preliminarmente nota-se a presença de apenas um,
dentre os 19 fatores críticos identificados nesta pesquisa, caracterizado neste caso em
estudo. Dos restantes, sete tratam-se de fatores críticos aplicáveis, enquanto os cinco
restantes não são aplicáveis.
No entanto, para que se atinjisse os objetivos propostos neste estudo, foi necessária
a realização de uma análise qualitativa mais aprofundada a respeito destes fatores,
confrontando com a situação evidenciada na fase de análise desta pesquisa. Esta análise foi
efetuada a partir dos critérios de aplicabilidade e contribuição definidos, seguindo a
sequência sugerida pelo modelo, iniciando pelo fator crítico “Formular a Estratégia
Corporativa”.
A formulação da estratégia corporativa existe de uma maneira bem definida. No
entanto, a partir da observação direta, se verificou que não existe consenso entre as
empresas do sistema sobre esta formulação, o que não permitiu que a definisse como
caracterizada na organização. A contribuição do estudo, neste aspecto, se dá no sentido de
que a empresa pode buscar plenamente este fator crítico, desde que alinhe as opiniões dos
dirigentes das várias empresas do sistema a respeito da formulação da estratégia
corporativa.
145
A etapa 1 das relações não foi possível na organização, visto que o fator crítico
“Definir um plano estratégico de longo prazo, com definição de metas e revisões” não se
aplica ao contexto estudado. Isso porque, a partir da observação direta, foi constatado que o
plano estratégico que foi definido no ano de 2005 não está em uso efetivo, além de não ter
passado por nenhum processo de revisão ou atualização. O problema maior é que, com a
não aplicabilidade deste fator crítico, as três etapas posteriores (etapas 2, 3 e 4) das
relações perdem totalmente a ligação com a estratégia formulada, comprometendo muito o
sucesso da formulação da estratégia organizacional, pelo menos no que se refere às
relações propostas.
Neste sentido, outra contribuição das relações à organização em estudo é o fato de
sugerir um tratamento mais adequado ao plano estratégico de longo prazo que foi definido,
buscando patrocínio para o mesmo, além de revisá-lo com prazos pré-definidos, refinando
constantemente as metas organizacionais a serem atingidas.
Porém, mesmo que a organização possuísse este fator crítico, nem tudo estaria
resolvido, visto que a etapa 2 das relações também não foi possível de ser caracterizada,
uma vez que o fator crítico “Comunicar constantemente estratégias, planos de longo prazo,
metas definidas e mudanças ocorridas” também não é aplicável no caso em estudo. Isso
porque foi verificado na observação direta que vários colaboradores sequer sabiam da
existência da metodologia de planejamento estratégico. Neste sentido, as relações
contribuem ao sugerir que a organização deve disseminar aos seus colaboradores o
planejamento estratégico definido, de forma que todos não somente saibam da sua
existência, porém, reconheçam e pratiquem os planos e as metas organizacionais.
Apesar da aplicabilidade do fator crítico “Definir critérios de seleção e priorização
isentos e claros (livres de hierarquia, porte de projeto ou pressão política)”, ficou
caracterizado que o mesmo não possui uma ligação com a formulação da estratégia
corporativa, visto que, conforme dito anteriormente, a existência de um plano estratégico
não é aplicável na organização, comprometendo mais ainda a etapa 3 das relações. Isso foi
constatado de fato a partir das entrevistas, quando ficou evidenciado que existem alguns
critérios de seleção e priorização de projetos, que, no entanto, não possuem ligação direta
com a metodologia corporativa de planejamento estratégico. O problema com isso é que,
mesmo que se utilizem estes critérios, nada garante que, através deles, a organização
conseguirá direcionar o seu portfolio de projetos no sentido de alcançar os seus objetivos
estratégicos. A contribuição das relações neste sentido é a sugestão de que os critérios de
seleção e priorização sejam definidos em função dos objetivos estratégicos corporativos, o
que pode parecer óbvio em um primeiro momento, mas que não se evidencia no caso em
estudo, a partir das relações e dos resultados obtidos com esta pesquisa.
146
Neste sentido, ficou da mesma forma totalmente comprometida, conforme as
relações propostas, a implementação da estratégia através de um portfolio corporativo
desdobrado em programas e projetos estratégicos (etapa 4), visto que não existe um plano
estratégico que norteie esta busca, ao mesmo tempo em que os critérios de seleção e
priorização não conduzem necessariamente à estratégia definida. Desta forma, sem um
portfolio corporativo definido, e sem critérios de seleção e priorização baseados na
estratégia organizacional, a etapa 5 fica extremamente comprometida, através da análise
dos fatores críticos constantes no mapa estratégico dos fatores críticos para a maturidade
em gerenciamento de projetos.
Avaliando a situação do caso em estudo em relação ao mapa estratégico proposto,
nota-se uma grande dificuldade de aplicação das relações propostas, da mesma forma que
ocorreu em relação à sequencia de etapas. Chama a atenção o fato de haver apenas um
único fator crítico identificado como caracterizado na organização, dentre os 19 avaliados
nesta pesquisa, que é “Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento de
suas necessidades”. Com certeza a caracterização deste fator crítico é bastante positiva
para a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos, visto que se trata de um
erro bastante cometido em termos de gerenciamento de projetos, o que acaba
caracterizando uma vantagem para a organização.
No entanto, cinco fatores críticos foram definidos, após as análises realizadas, como
não aplicáveis, conforme segue, com as respectivas contribuições sugeridas a partir do
modelo ao caso em estudo:
• Possuir comunicação e relacionamento interpessoal efetivos: a comunicação não
deve basear-se, fundamentalmente, em uma ferramenta tecnológica, visto que o resultado
disso reflete na situação verificada, onde a comunicação flui de maneira satisfatória apenas
entre dirigentes, gerentes e coordenadores, no entanto não acontece com a mesma
efetividade no nível das equipes, dos demais colaboradores;
• Dar autonomia ao gerente de projetos: apesar do posicionamento da grande
maioria dos entrevistados parecer favorável a este fator crítico, visto que foi evidenciada
uma total falta de autonomia para os gerentes de projetos, se notou certa tendência por
parte dos gerentes funcionais de resistirem a esta divisão de poder, o que demanda da
empresa um posicionamento mais concreto sobre o assunto;
• Fazer benchmarking com empresas mais desenvolvidas em gerenciamento de
projetos: os gerentes de projetos entrevistados desconhecem esta prática por parte da
organização, o que denota que poderia passar a ser utilizada, visto que trata-se de uma
empresa de grande porte do ramo financeiro, o que facilita até mesmo a prática de
benchmarking em empresas semelhantes;
147
• Usar efetivamente as metodologias definidas: a cultura organizacional, em face da
quase unanimidade em relação ao não uso efetivo das metodologias criadas, cujo motivo foi
entendido na análise documental, necessita ser trabalhada visando à solução do problema.
Caso contrário, a organização deve reavaliar o esforço dedicado à criação de metodologias
neste sentido, visto que o benefício, da forma que se encontra, é questionável;
• Gerir efetivamente os recursos disponíveis: falta de disponibilidade de recursos
para projetos, gestão de recursos no feeling, orçamentos incompletos e otimismo na hora de
orçar foram alguns dos problemas levantados que demonstram ao caso em estudo a
necessidade urgente de tratamento desta questão, visto que envolve diretamente a relação
custo x benefício advinda do gerenciamento de projetos.
O fato destes cinco fatores críticos não figurarem nem como aplicáveis tornou
bastante problemática a efetividade esperada com o uso do mapa estratégico dos fatores
críticos para a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos, em relação ao
contexto do caso em análise.
Conforme citado anteriormente, dos oito fatores críticos presentes para a
organização, apenas um é caracterizado no caso em estudo, sendo que os sete demais são
apenas aplicáveis. Vale lembrar que por isso, conforme as regras das relações de causa e
efeito definidas na seção 4.4., as mesmas herdaram o aspecto de serem apenas aplicáveis,
dada a situação dos fatores críticos aos quais estão ligadas. O resultado disso foi que a
organização apresenta condições de aplicar, de todas as possibilidades possíveis do mapa
estratégico, conforme a análise deste estudo de caso aplicada sobre as relações propostas,
apenas a seguinte combinação de fatores críticos:
• Obter patrocínio efetivo aos projetos: apesar de haver patrocinadores que não
patrocinam, até por desconhecimento de seu verdadeiro papel, em alguns casos evidenciou-
se um efetivo patrocínio. Neste aspecto, é interessante a organização investir no
esclarecimento do verdadeiro papel dos patrocinadores, além, é claro, de incentivá-los neste
sentido;
• Criar um PMO corporativo efetivo, isento e com poder: apesar de não existir um
PMO corporativo na organização, a importância dada pelos entrevistados ao fator crítico foi
extremanente enfática, além de existir uma crença que o resultado da reestruturação
propiciará uma estrutura favorável neste sentido. A contribuição das relações se dá a partir
da evidência destas opiniões em relação à organização. Além do mais, um dos dois fatores
críticos identificados como causa deste pelos especialistas é considerado aplicável à
organização (Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos);
• Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de
Projetos/Programas/Portolio (Processos/Treinamentos/Certificações): apesar de haver
iniciativas tímidas da organização na direção deste fator crítico, existe um grande desejo por
148
parte dos entrevistados de que a situação melhore neste sentido, o que o caracteriza como
aplicável. As relações contribuem no sentido de explicitar este fato a partir da análise
realizada, demonstrando também que um dos fatores críticos identificados como causa
deste pelos especialistas também é aplicável (Criar um PMO corporativo efetivo, isento e
com poder), o que fortalece ainda mais as ações neste sentido;
• Possuir sistema informatizado para gerenciamento de projetos: existe um sistema
na empresa que não é utilizado, e os gerentes de projetos da organização pedem
encarecidamente pelo seu uso. Este cenário demonstra que a organização deve dar
prosseguimento a esta questão, ainda mais que o único fator crítico identificado como causa
deste pelos especialistas (Incentivar o conhecimento crescente em gerenciamento de
Projetos/Programas/Portolio - Processos/Treinamentos/Certificações) apresenta-se como
aplicável na organização;
• Criar metodologias de gerenciamento de projetos, programas e portfolio: apesar
de ter criado uma metodologia de gerenciamento de projetos, pelo fato do caso em estudo
não possuir metodologias voltadas para gerenciamento de programas e portfolios, este fator
crítico enquadrou-se como aplicável. O fato extremamente favorável ao progresso do
mesmo na organização é que todos os quatro fatores críticos identificados como causa
pelos especialistas são aplicáveis, conforme se pode observar nas relações no contexto do
caso analisado;
• Atender aos objetivos definidos para o projeto: existem falhas reconhecidas no
processo de verificação deste fator crítico, porém existe também crença de que esta
situação vai melhorar a partir da reestruturação. Além do mais, é favorável o fato do único
fator crítico identificado pelos especialistas como causa deste (Possuir sistema
informatizado para gerenciamento de projetos), ser considerado igualmente aplicável na
organização;
• Buscar o envolvimento da alta gestão e o interesse pelos projetos: verificado por
parte dos gerentes funcionais, porém deficiente quanto ao envolvimento dos dirigentes, é
interessante se buscar este envolvimento e interesse por parte do nível mais estratégico
organizacional. A situação é favorável em termos de fatores críticos identificados como
causa deste pelos especialistas, com exceção de um muito importante, que é o uso efetivo
das metodologias disponíveis. Por outro lado, este fator crítico possui a relação de causa
mais forte de todas as relações no contexto do caso em análise, visto que é o único que tem
como causa o fator crítico “Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento
de suas necessidades”, único que foi enquadrado como caracterizado dentre os 19
analisados;
• Envolver os stakeholders organizacionais, visando o atendimento de suas
necessidades: este é o único fator crítico caracterizado na organização, além de um de seus
149
dois fatores críticos identificados como causa pelos especialistas ser aplicável na
organização.
A partir da análise dos fatores críticos constantes no mapa estratégico, partiu-se para
a sexta e última etapa das relações entre os fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional, que refere-se ao fator
crítico “Verificar a contribuição estratégica das entregas dos projetos”.
Este fator crítico, apesar de não existente na organização, conforme a análise
realizada nesta pesquisa, obteve uma grande aceitação por parte dos entrevistados quanto
à sua presença. Por este motivo ele foi considerado aplicável nesta pesquisa. No entanto,
deve ser ressaltado que é complicado verificar a contribuição estratégica se, por um lado,
constatou-se uma série de deficiências na organização a partir da formulação estratégica,
que dificultam o atendimento de seus objetivos. Por outro lado, vários dos fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos, constantes no mapa estratégico
construído especificamente para este fim, também não se aplicam ao caso em estudo, o que
gera uma série de deficiências em termos de ações necessárias para uma organização
atingir maturidade em gerenciamento de projetos.
Desta forma, constatou-se que a organização não apresenta condições de completar
um ciclo completo de relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento
de projetos e a gestão estratégica organizacional, conforme ficou evidenciado nesta análise
de aplicabilidade e contribuição das relações propostas. No entanto, a partir desta análise,
foi possível verificar a situação da organização a respeito dos fatores críticos avaliados, fato
que trouxe várias contribuições à mesma no sentido de buscar as relações sugeridas.
Assim, atingiu-se o objetivo geral desta pesquisa, de propor relações entre os fatores
críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional, considerando a sua aplicabilidade e contribuição no contexto do caso
analisado.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Após ter analisado as três fontes de evidências de dados coletadas (capítulo 4),
considerando o método escolhido (capítulo 3), com base no referencial teórico (capítulo 2) e
à luz dos objetivos traçados (capítulo 1), relacionam-se a seguir os principais resultados
alcançados. Após isso, discorre-se sobre as contribuições deste estudo, os limites da
pesquisa e algumas reflexões sobre a continuidade deste trabalho.
150
5.1 CONCLUSÕES
Este estudo, em função dos seus objetivos e delineamentos, agregou conhecimento
nas áreas relacionadas ao tema e ao foco desta pesquisa: para gestão estratégica e seus
modelos, propiciou um aprofundamento de sua aplicabilidade, com vistas aos fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos; para o gerenciamento de projetos,
propiciou uma visão dos fatores críticos à sua maturidade, com vistas aos modelos de
gestão estratégica organizacional.
Em relação aos objetivos da pesquisa, pode-se considerar que estes foram
plenamente atingidos, uma vez que se identificou fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos a partir da análise dos modelos e demais assuntos estudados
(seção 2.5), onde se buscou relações entre os mesmos e a gestão estratégica
organizacional (seção 2.6), a fim de analisar a aplicabilidade e a contribuição destas
relações no contexto do caso analisado, em uma situação prática (seção 4.5). Desta forma,
se atingiu o objetivo geral do trabalho, que consiste em propor relações entre os fatores
críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional (seção 4.4). Como consequência, respondeu-se à questão de pesquisa, que
buscava identificar as relações entre os fatores críticos para a maturidade em
gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional.
No entanto, para que se chegasse ao alcance dos objetivos propostos, várias etapas
foram realizadas, cada uma delas caracterizadas como de extrema importância. Para se
identificar os fatores críticos relativos ao primeiro objetivo específico, foi realizado um
intenso estudo teórico, para que se obtivesse embasamento suficiente para alcançá-lo. O
resultado foi a identificação de 19 fatores críticos a partir do referencial teórico, devidamente
justificados (seção 2.5), para que a pesquisa partisse para as próximas etapas apoiada em
uma base sólida e consistente.
A busca de relações, referente ao segundo objetivo específico, exigiu uma grande
atenção a respeito do se podia extrair de melhor dos modelos de gestão estratégica
abordados neste estudo, no sentido de conseguir atender ao objetivo proposto. Como
resultado, chegou-se a um modelo teórico proposto que conseguiu extrair o que de bom
cada modelo de gestão estratégica estudado poderia proporcionar, respeitadas as
características e limitações de cada um. Além disso, o modelo proposto acabou
harmonizando a união dos modelos de gestão estratégica estudados e dos fatores críticos
para a maturidade em gerenciamento de projetos, propiciando as relações entre o tema e o
foco desta pesquisa, o que permitiu que o pesquisador avançasse em direção ao objetivo
principal deste estudo.
151
No entanto, para que o objetivo principal deste estudo fosse alcançado, era
necessário analisar a aplicabilidade e a contribuição das relações identificadas no contexto
do caso analisado. Para isso, ocorreu a elaboração de roteiros semi-estruturados de
entrevistas, validados em duas instâncias, onde ficou evidenciada a validade destes
procedimentos, dada a quantidade de sugestões de melhorias levantadas, além da
qualidade obtida nas versões finais dos roteiros, após estas duas validações. Além disso,
buscando a triangulação de dados, optou-se por utilizar também na coleta e análise de
dados desta pesquisa as técnicas de análise documental e de observação direta.
O resultado deste processo de análise da aplicabilidade e contribuição das relações
propostas foi bastante satisfatório, na medida em que funcionou como uma espécie de
diagnóstico da situação da organização em estudo. Neste aspecto, constatou-se que a
organização tem muito a melhorar frente às relações sugeridas, conforme ficou
evidenciado.através da pesquisa, uma vez que foram identificadas uma série de melhorias
possíveis de serem buscadas, que de outra forma dificilmente seriam evidenciadas. E o
mais importante é que estas descobertas deram-se sob a luz do método científico,
usufruindo dos benefícios do cruzamento das análises das fontes de coleta de dados. Vale
ressaltar que esta situação dificilmente ocorreria no ambiente organizacional, dada a
urgência e comum falta de métodos com que os problemas são abordados e resolvidos, em
função do cada vez mais atribulado dia-a-dia a que as organizações estão submetidas.
É importante também ressaltar que esta pesquisa caracterizou-se como de caráter
extremamente situacional, porém não de forma deliberada por parte do pesquisador, mas
por força das circunstâncias, pois o contexto do caso em estudo mudou radicalmente do
começo da pesquisa para o final. O momento de reestruturação a que a empresa está
passando foi evidenciado em todos os momentos, advindo das três fontes de evidências
utilizadas. Esta situação, de alguma forma, prejudicou o andamento da pesquisa, visto que
exigiu uma mudança de procedimentos a serem aplicados, em relação ao que foi
inicialmente previsto e acertado internamente, junto aos atores da organização, no cenário e
momento anterior à reestruturação, desde o primeiro semestre de 2007. Procedimentos que
deveriam ser fáceis e simples tornaram-se difíceis e complexos.
No entanto, apesar do contexto do caso em análise, conforme detalhado na seção
3.1 deste estudo, chama a atenção o fato de todo este cenário não ter impedido a realização
desta pesquisa. Pelo contrário, estes acontecimentos acabaram por ampliar o desafio de
conduzir o estudo perante um contexto tão turbulento, fato que acabou catalizando os
esforços do pesquisador rumo ao objetivo de concluir a pesquisa com êxito. Como
resultado, todos estes fatos acabaram por tornar esta pesquisa ainda mais desafiante,
interessante e especial, na medida em que foi realizada sob a tensão natural de um
152
momento de reestruturação intensa, abordando temas de grande complexidade e interesses
conflitantes.
5.2 CONTRIBUIÇÕES DO ESTUDO
Tanto pelo referencial teórico quanto pela realização do estudo de caso, esta
dissertação objetivou contribuir em relação ao seu tema e foco, bem como em relação aos
seus aspectos metodológicos, de uma forma abrangente, para as relações entre o
gerenciamento de projetos e a gestão estratégica organizacional. Pelo fato de tratarem-se
de campos de conhecimento ainda em desenvolvimento, esta pesquisa oportunizou e
agregou informações novas e relevantes para maior compreensão sobre as relações entre
os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a gestão estratégica
organizacional, além de propor alternativas para a execução de pesquisas futuras sobre o
tema.
A principal contribuição para a teoria foi no sentido de atender à lacuna de estudos
referentes à efetiva implementação da estratégia organizacional, bem como do
relacionamento entre gerenciamento de projetos e gestão estratégica. Neste sentido, a
forma como o problema foi abordado caracteriza-se como uma contribuição efetiva, dada a
diferenciação no enfoque de relações entre o tema e foco desta pesquisa, através de um
estudo aprofundado sobre os modelos de maturidade em gerenciamento de projetos e de
gestão estratégica organizacional.
Verificou-se também contribuição para a gestão das organizações, na medida em
que as relações propostas abordam a formulação e a implementação da estratégia, através
de fatores críticos relacionados à maturidade em gerenciamento de projetos. Além disso, ao
se abordar estas relações da forma que foram utilizadas na análise de sua aplicabilidade e
contribuição no contexto do caso estudado (seção 4.5), notou-se que elas podem auxiliar no
diagnóstico da situação da organização a respeito das áreas abordadas pelas relações,
além de permitir que se identifique melhorias a serem implementadas, conforme a situação
desejada ou os fatores críticos que a organização identifica como necessários de serem
alcançados, em termos de maturidade em gerenciamento de projetos.
As contribuições para o pesquisador foram diversas, com destaque ao conhecimento
adquirido sobre os modelos de maturidade em gerenciamento de projetos, bem como sobre
os modelos de gestão estratégica abordados nesta pesquisa, sem falar no esforço que fez-
se necessário para identificar as formas de relações entre os mesmos. É importante
considerar também a possibilidade de publicações originadas a partir desta dissertação.
Uma vez que se fala muito de relações (ou alinhamento, aderência, etc.) entre tecnologia da
153
informação e estratégia organizacional, esta dissertação pode levantar um debate acerca
destas relações, porém com foco na maturidade em gerenciamento de projetos em relação
à estratégia organizacional.
5.3 LIMITAÇÕES DO ESTUDO
Embora se tenha buscado realizar um estudo completo para atender aos objetivos
desta pesquisa e se tenha tomado os cuidados metodológicos necessários, algumas
situações podem ser consideradas fatores limitantes às conclusões aqui elencadas, as quais
serão apresentadas a seguir e poderão contribuir para futuros estudos a serem realizados
sobre esse assunto:
• Apesar de realizar uma cobertura bastante abrangente sobre o gerenciamento de
projetos, sobretudo no que se refere aos modelos de maturidade, e sobre a gestão
estratégica organizacional, este trabalho não esgota a leitura dos temas abordados e
respectivas referências existentes;
• Mesmo tendo como suporte um amplo referencial teórico sobre modelos de
maturidade em gerenciamento de projeto e de gestão estratégica organizacional, a
interpretação do pesquisador ainda assim fica com alguma subjetividade, podendo sua
percepção influenciar o diagnóstico e os resultados deste estudo. Considerando-se o fato do
pesquisador pertencer ao quadro funcional da empresa em análise, mesmo validando os
instrumentos de coleta de dados de natureza qualitativa, existe a possibilidade de influência
na interpretação e análise qualitativa dos resultados;
• Embora o contexto da pesquisa indicasse que o estudo de caso único era
adequado, este pode ser considerado como um fator limitante desta pesquisa;
• As técnicas de coleta e análise de dados poderiam ser mais bem trabalhadas e
detalhadas, principalmente no que se refere à análise documental e observação direta;
• Por tratar-se de uma pesquisa situacional, realizada no meio de um intenso
processo de reestruturação, constitui-se como uma limitação deste trabalho a adoção de um
corte transversal para a obtenção de dados. O ideal seria coletar novamente os dados após
o final deste processo de reestruturação, até mesmo para verificar se as impressões dos
entrevistados a respeito deste processo procedem ou não, ou ainda se permanecem as
mesmas;
• As metodologias corporativas de gerenciamento de projetos e de gestão
estratégica, que serviram de base para a análise documental desta pesquisa, foram
descontinuadas no decorrer da mesma. Convém ressaltar que não se tem notícias
concretas se novas versões serão confeccionadas no processo de reestruturação.
154
O presente trabalho, contudo, permite que outros fatores e perspectivas
considerados nas relações sejam investigados e avaliados, de forma a motivar outras
propostas de estudo. Neste sentido, os aspectos indicados como fatores limitantes ao
estudo podem ser considerados como parte de um estudo maior, que necessita de
complementação em estudos futuros, assunto comentado na próxima seção desta pesquisa.
5.4 SUGESTÕES PARA CONTINUIDADE DA PESQUISA
Como continuidade para esta pesquisa, pode-se sugerir:
• Realizar um estudo de corte longitudinal, em uma organização que esteja
adotando um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos, analisando
comparativamente as relações propostas antes e depois da adoção deste modelo;
• Identificação de novos fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de
projetos ou criação de perspectivas específicas para o assunto no Balanced Scorecard;
• Por tratar-se de fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos,
presume-se que o uso destas relações e a busca das contribuições por elas sugeridas
aumentem a maturidade em gerenciamento de projetos. Desta forma, sugere-se um estudo
quantitativo a partir do uso destas relações, buscando um número cientificamente relevante
de casos para analisar sob este aspecto;
• Como exemplo, um dos assuntos mais abordados hoje, em termos de
gerenciamento de projetos, refere-se ao escritório corporativo de projetos, ou PMO. O mapa
estratégico dos fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos sugere que
possa ser usado por um PMO, dada a natureza de seus fatores críticos. Desta forma, estas
relações constantes no mapa estratégico poderiam ser utilizadas na implantação de um
PMO corporativo, a fim de verificar os resultados obtidos neste tipo de situação;
• Adequar as relações propostas às novas versões dos guias do PMI (Project
Management institute), válidas a partir do segundo semestre de 2009;
• Repetir a pesquisa em outro caso, porém utilizando a técnica de observação
participante, além de focar na efetividade dos roteiros de pesquisa utilizados neste estudo.
155
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160
APÊNDICE A – Protocolo de Pesquisa
I – IDENTIFICAÇÃO DA PESQUISA
TÍTULO:
Relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos e a
gestão estratégica organizacional
PESQUISADOR RESPONSÁVEL:
• Nome: Sady Darcy da Silva Junior
• Identidade: 5038637939 SSP/RS - CPF: 607.558.810-87
• Endereço: Rua Cláudio da Silva Pinto, 303 – Porto Alegre/RS – CEP 91770-545
• Fone: (51) 8183-9383
• E-mail: [email protected]
INSTITUIÇÃO RESPONSÁVEL:
• Universidade: Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS)
• Faculdade: Faculdade de Administração, Contabilidade e Economia (FACE)
• Curso: Mestrado em Administração e Negócios (MAN)
• Orientadora: Profa. Dra. Edimara Mezzomo Luciano
II – DESCRIÇÃO DA PESQUISA
QUESTÃO DE PESQUISA:
Quais são as relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento
de projetos e a gestão estratégica organizacional?
OBJETIVOS:
Objetivo Geral:
Propor relações entre os fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de
projetos e a gestão estratégica organizacional.
Objetivos Específicos:
O presente projeto de pesquisa tem como objetivos específicos:
a) Identificar fatores críticos para a maturidade em gerenciamento de projetos a partir
da análise dos modelos e demais assuntos estudados;
b) Identificar relações entre os fatores críticos identificados e a gestão estratégica
organizacional;
c) Avaliar a aplicabilidade e a contribuição das relações identificadas no contexto do
caso analisado.
161
FONTES DE INFORMAÇÃO:
• Entrevistas semi-estruturadas com gerentes de projetos, dirigentes e gerentes
funcionais
• Documentos da organização (caso analisado) inerentes ao contexto da pesquisa
• Observação direta
PRINCIPAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
• Gerenciamento de Projetos
o Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfolio – Project Management
institute/PMI, Kerzner, Dinsmore
• Modelos de Maturidade em Gerenciamento de Projetos
o OPM3 - PMI
o PMMM – Kerzner
o MMGP – Prado
o COBIT (Processo PO10) – IT Governance Institute/ITGI
• Gestão Estratégica Organizacional
o Formulação da Estratégia - Mintzberg, Ansoff e McDonnel
o Implementação da Estratégia – Kaplan e Norton
• Modelos de Gestão Estratégica
o Balanced Scorecard/Mapas Estratégicos – Kaplan e Norton
o Gerenciamento pelas Diretrizes/GPD – Campos
III – PLANO DE COLETA E ANÁLISE DE DADOS
PROCEDIMENTOS DE COLETA E ANÁLISE DE DADOS
• Elaborar os roteiros de entrevistas para gerentes de projetos, dirigentes e gerentes
funcionais;
• Realizar um pré-teste dos três roteiros com o grupo de pesquisa da PUCRS;
• Validar o roteiro de entrevistas para gerentes de projetos com especialistas em
gerenciamento de projetos;
• Validar os roteiros de entrevistas para dirigentes e gerentes funcionais com
especialistas em gestão estratégica;
• Contatar o caso estudado, oficializando o início da coleta de dados na empresa;
• Validar as relações propostas a partir do referencial teórico com os especialistas em
gerenciamento de projetos e gestão estratégica;
• Identificar os gerentes de projetos, dirigentes e gerentes funcionais respondentes das
entrevistas na empresa;
• Identificar os responsáveis pelos contatos e pela agenda dos gerentes de projetos,
dirigentes e dos gerentes funcionais na empresa;
• Agendar as entrevistas com os gerentes de projetos, dirigentes e dos gerentes
funcionais;
• Coletar os documentos referentes às metodologias de gestão estratégica e de
gerenciamento de projetos;
• Realizar e gravar as entrevistas com gerentes de projetos, dirigentes e dos gerentes
funcionais;
• Transcrever as gravações das entrevistas com gerentes de projetos, dirigentes e dos
gerentes funcionais;
• Realizar a observação direta;
• Fazer triagem e organizar material coletado;
• Analisar o material coletado, aplicando análise de conteúdo nas entrevistas transcritas
e analisando os documentos coletados e o resultado da observação direta;
162
• Documentar os resultados da análise;
• Ajustar as relações propostas, validadas com os especialistas, a partir dos resultados
da análise.
AGENDAR AS ENTREVISTAS E COLETA DE DOCUMENTOS:
• Identificar os entrevistados;
• Identificar os responsáveis pela agenda dos contatos na empresa;
• Entrar em contato com os entrevistados por telefone ou pessoalmente para uma breve
explanação do que se tratava a pesquisa e se havia interesse e disponibilidade para
participação na mesma;
• Após obter confirmação, solicitar com cada um deles, individualmente, a
disponibilidade de horários dos mesmos, avisando que a entrevista demandará algo
entre trinta e quarenta e cinco minutos;
• Após receber as disponibilidades, organizar as possíveis datas, cruzando com as
disponibilidades de salas de reunião da organização;
• Enviar os convites por e-mail, solicitando confirmação.
REALIZAR AS ENTREVISTAS E A COLETA DE DOCUMENTOS:
Entrevistas:
• Chegar ao local entre 10 e 15 minutos antes da entrevista;
• Agradecer pela disponibilidade e cooperação no estudo;
• Explicar o objetivo do trabalho, destacando que as informações obtidas não serão
associadas ao entrevistado, visto que o nome da organização não será revelado na
pesquisa;
• Informar que não será medido o conhecimento do entrevistado, mas sim a percepção
dele sobre os assuntos/questões abordados;
• Alinhar o significado de termos específicos das áreas em estudo, constantes nas
perguntas;
• Solicitar autorização para gravar a entrevista;
• Informação que seá utilizado um roteiro para guiar a entrevista, validado por três
especialistas;
• Iniciar e desenvolver a entrevista;
• Utilizar o roteiro de entrevistas como instrumento de coleta de dados;
• Identificar documentos que contribuem com a pesquisa para posterior coleta (ou
coletá-los na própria entrevista, se necessário e possível);
• Anotar os principais pontos destacados pelo entrevistado;
• Agradecer pela disponibilidade e cooperação no estudo e colocar-se à disposição para
eventuais dúvidas ou sugestões futuras;
• Encerrar a entrevista e a coleta de documentos, caso necessário e possível.
Documentos:
• Identificar os responsáveis pela documentação referente às metodologias de gestão
estratégica e de gerenciamento de projetos na empresa;
• Contatar os responsáveis para obter acesso à documentação, bem como a aprovação
de que informações/documentos podem ser divulgados na pesquisa;
• No caso de documentos oriundos das entrevistas, caso seja possível, ou até mesmo
necessário, coletar o documento na própria entrevista;
• Obter toda a documentação necessária para posterior análise.
163
Observação Direta:
• Avisar o caso em estudo da existência da pesquisa, e que a mesma terá um
procedimento de observação direta.
ANALISAR OS DADOS E OS RESULTADOS:
• Transcrever as gravações das entrevistas;
• Realizar análise de conteúdo (de avaliação) nas transcrições das entrevistas;
• Analisar os dados / Cruzar com as relações validadas pelos especialistas;
• Analisar os documentos coletados;
• Confeccionar o relato de observação direta;
• Consolidar os dados obtidos.
IV – COLETA DE DADOS
CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA:
• O caso em estudo não deverá ser identificado nesta pesquisa. Sendo assim, serão
demonstrados apenas algumas informeções de contextualização;
• Faturamento Anual: Aproximadamente R$ 63 milhões
• Número de funcionários: Em torno de 1.200
• Principais produtos e serviços: No início da pesquisa: normatizar e padronizar
procedimentos, pesquisar e analisar processos, coordenar as gestões e ações
normativas e institucionais, demandas jurídico-normativas, tecnológicas e de políticas
corporativas de supervisão, gestão de pessoas e expansão (empresa do Sistema
responsável pelas metodologias de gestão estratégica e gerenciamento de projetos).
No final da pesquisa: prestar serviços de tecnologia da informação.
• Região de atuação: Presta serviços para todas as demais empresas do sistema, em
todas as regiões de atuação no Brasil (dez estados brasileiros)
IDENTIFICAÇÃO DOS PERFIS DOS ENTREVISTADOS:
Gerentes de Projetos
• Entrevistado GP1: Funcionário da empresa há mais de oito anos, ocupando o cargo
de analista de projetos e com MBA em gerenciamento de projetos;
• Entrevistado GP2: Funcionário da empresa há aproximadamente sete anos, ocupando
o cargo de analista de projetos e com especialização em gestão estratégica de TI;
• Entrevistado GP3: Profissional terceirizado, atuando como gerente de projetos dentro
da empresa há aproximadamente um ano. Não possui curso de pós-graduação.
Dirigentes:
• Entrevistado DI1: Presidente da empresa, com aproximadamente vinte e oito anos de
experiência na empresa, exercendo o cargo há mais de oito anos;
• Entrevistado DI2: Vice-Presidente da empresa, com aproximadamente vinte e cinco
anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há aproximadamente nove anos;
• Entrevistado DI3: Diretor de Operações Corporativas, com aproximadamente vinte e
quatro anos de experiência na empresa, exercendo o cargo a aproximadamente
quatro anos.
164
Gerentes Funcionais:
• Entrevistado GF1: Gerente de Padronização Organizacional, com aproximadamente
onze anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há aproximadamente dois
anos e meio;
• Entrevistado GF2: Gerente Corporativo de Risco Operacional e Segurança, com
aproximadamente doze anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há
aproximadamente três anos;
• Entrevistado GF3: Gerente Corporativo de Desenvolvimento de Software, com
aproximadamente nove anos de experiência na empresa, exercendo o cargo há
aproximadamente três anos.
DOCUMENTOS ANALISADOS:
• Documentos identificados como necessários nas entrevistas;
• Políticas, normas e regimentos internos sobre segurança das informações
corporativas;
• Documentos referentes às metodologias de gestão estratégica e gerenciamento de
projetos;
• Processos existentes em uso referentes à gestão estratégica e ao gerenciamento de
projetos;
• Critérios de avaliação e seleção de projetos, bem como referentes ao alinhamento
estratégico.
165
QUADRO COMPARATIVO – FATOR CRÍTICO X ROTEIRO X QUESTÕES – GESTÃO ESTRATÉGICA
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO ROTEIRO QUESTÃO SEQ.
Gerentes de
Projetos
Como funciona o processo de formulação da estratégia
organizacional?
13
Qual a importância da existência de uma metodologia
corporativa de gestão estratégica?
1
Dirigente
Como é o processo de formulação das estratégias e metas
organizacionais?
2
Qual a importância da existência de uma metodologia
corporativa de gestão estratégica?
1
Formular a Estratégia Corporativa
Gerente
Funcional
Como funciona o processo de formulação da estratégia
organizacional?
2
Definir um plano estratégico de
longo prazo, com definição de
metas e revisões
Dirigente
De quanto em quanto tempo as estratégias e metas
organizacionais são definidas e revisadas?
3
Formulação da
Estratégia
Envolver os stakeholders
organizacionais, visando o
atendimento de suas
necessidades
Dirigente
Como a organização lida com a necessidade de atendimento
às demandas estratégicas dos stakeholders externos
(Centrais, Cooperativas, Associados…)?
4
Gerentes de
Projetos
Como se toma conhecimento das estratégias e das metas
organizacionais?
14
Dirigente
Como a empresa comunica aos colaboradores e aos
stakeholders externos suas estratégias e metas (Centrais,
Cooperativas, Associados…)?
5
Comunicação da
Estratégia
Comunicar constantemente
estratégias, planos de longo prazo,
metas definidas e mudanças
ocorridas
Gerente
Funcional
Como se toma conhecimento das estratégias e das metas
organizacionais?
3
Gerentes de
Projetos
Quais são os critérios organizacionais de seleção,
priorização e repriorização de projetos?
15
Qual a participação dos stakeholders externos na seleção e
priorização dos projetos organizacionais (Centrais,
Cooperativas, Associados…)?
6
GESTÃO
ESTRATÉGICA
Definição do
Portfolio
Definir critérios de seleção e
priorização isentos e claros (livres
de hierarquia, porte de projeto ou
pressão política)
Dirigente
O que define a importância de um projeto (Retorno, impacto,
aderência estratégica... - citar somente se necessário)?
7
166
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO ROTEIRO QUESTÃO SEQ.
Existem critérios definidos de priorização de investimentos
para projetos de maior importância? Em caso positivo, que
critérios são estes?
8
Como se garante que a seleção e priorização de projetos será
respeitada, livre de pressões e interferências políticas?
9
Definição do
Portfolio
(continuação)
Definir critérios de seleção e
priorização isentos e claros (livres
de hierarquia, porte de projeto ou
pressão política)
(continuação)
Dirigente
(continuação)
O que acontece no caso de necessidade de novos projetos
ou de repriorizações? Existem critérios definidos para estas
situações?
10
Gerentes de
Projetos
Como a empresa aborda a questão da implementação da
estratégia através de um portfolio composto por programas e
projetos estratégicos?
16
Dirigente
Como é o processo de implementação das estratégias
organizacionais?
11
Execução da
Estratégia
Implementar a estratégia através
de um portfolio corporativo,
desdobrado em programas e
projetos estratégicos
Gerente
Funcional
Como é o processo de implementação das estratégias
organizacionais?
4
Qual a contribuição das entregas dos projetos às estratégias
e metas organizacionais?
17
Gerentes de
Projetos
Qual a importância dos projetos sob sua responsabilidade no
atendimento às necessidades dos stakeholders externos
(Centrais, Cooperativas, Associados...)?
18
Como a empresa avalia a contribuição das entregas dos
projetos às estratégias e metas organizacionais?
12
Dirigente
Os resultados dos projetos executados servem como lições
aprendidas para a formulação de estratégias futuras
(retroalimentação)? Em caso positivo, de que forma?
13
Os resultados dos projetos executados servem como lições
aprendidas para a formulação de estratégias futuras
(retroalimentação)? Em caso positivo, de que forma?
5
GESTÃO
ESTRATÉGICA
(continuação)
Feedback
Estratégico
Verificar a contribuição estratégica
das entregas dos projetos
Gerente
Funcional
Como a empresa avalia a contribuição das entregas dos
projetos às estratégias e metas organizacionais?
6
Quadro 16 – Gestão estratégica – Fator crítico x Roteiro x Questões
167
QUADRO COMPARATIVO – FATOR CRÍTICO X ROTEIRO X QUESTÕES – GERENCIAMENTO DE PROJETOS
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO ROTEIRO QUESTÃO SEQ.
Benchmarking
em Gerenc.
de Projetos
Fazer benchmarking com empresas
mais desenvolvidas em
gerenciamento de projetos
Gerentes de
Projetos
Qual a situação atual da empresa em termos de prática de
benchmarking em gerenciamento de projetos, em relação às
demais organizações?
1
De uma forma geral, como os projetos são orçados? São
considerados aspectos como escopo, custo e prazo
previstos?
2
Como é realizado o acompanhamento do andamento dos
projetos sob sua responsabilidade, principalmente em termos
de escopo, custo, prazo e riscos?
3
Gerir efetivamente os recursos
disponíveis
Gerentes de
Projetos
Os recursos disponíveis aos projetos são geridos de forma
efetiva? O que poderia ser feito para tornar mais efetiva a
gestão de recursos?
4
Gerentes de
Projetos
Como se avalia se as entregas finais de um projeto realmente
atenderam aos objetivos inicialmente definidos para o
mesmo?
5
Gestão de
Recursos
Atender aos objetivos definidos
para o projeto
Gerente
Funcional
Como é verificado se as entregas finais de um projeto da sua
área realmente atenderam aos objetivos inicialmente definidos
para o mesmo?
7
Possuir sistema informatizado para
gerenciamento de projetos
Gerentes de
Projetos
Qual a situação da empresa em relação a sistemas de
informação para apoio ao gerenciamento de projetos?
6
Qual é a importância de um escritório corporativo de
projetos/PMO?
7
Gerentes de
Projetos
A estrutura organizacional facilita o gerenciamento de
projetos?
8
Qual é a importância de um escritório corporativo de
projetos/PMO?
14
Dirigente
A estrutura organizacional viabiliza adequadamente o
gerenciamento de projetos?
15
Qual é a importância de um escritório corporativo de
projetos/PMO?
8
GERENCIAM.
DE PROJETOS
Estrutura
Organizacional
Criar um PMO corporativo efetivo,
isento e com poder
Gerente
Funcional
A estrutura organizacional viabiliza adequadamente o
gerenciamento de projetos?
9
168
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO ROTEIRO QUESTÃO SEQ.
Qual é o incentivo da organização ao incremento do
conhecimento em gerenciamento de projetos?
9
Gerentes de
Projetos
Os gerentes de projetos da organização possuem
conhecimentos suficientes para uma gestão efetiva dos
projetos?
10
Dirigente
Os gerentes de projetos da organização possuem
conhecimentos suficientes para uma gestão efetiva dos
projetos?
16
Incentivar o conhecimento
crescente em gerenciamento de
projetos/programas/portfolio
(Processos/Treinamentos/
Certificações)
Gerente
Funcional
Os gerentes de projetos da organização possuem
conhecimentos suficientes para uma gestão efetiva dos
projetos?
10
Qual a importância da existência de uma metodologia
corporativa de gerenciamento de projetos?
11
Gerentes de
Projetos
Qual a situação da empresa em termos de gestão de
portfolio e programas?
12
GERENCIAM.
DE PROJETOS
(continuação)
Conhecimento
e Metodologia
Criar metodologias de
gerenciamento de projetos,
programas e portfolio
Gerente
Funcional
Qual a importância da existência de uma metodologia
corporativa de gerenciamento de projetos?
11
Quadro 17 – Gerenciamento de projetos – Fator crítico x Roteiro x Questões
169
QUADRO COMPARATIVO – FATOR CRÍTICO X ROTEIRO X QUESTÕES – CULTURA ORGANIZACIONAL
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO ROTEIRO QUESTÃO SEQ.
Qual o grau de autonomia dos gerentes de projetos?
Esta autonomia está adequada?
19
Gerentes de
Projetos
Quais são as principais dificuldades e barreiras
enfrentadas pelos gerentes de projetos da empresa na
gestão dos projetos organizacionais?
20
Dirigente
Qual o grau de autonomia dos gerentes de projetos da
organização?
17
Qual o grau de autonomia dos gerentes de projetos da
organização?
12
Autonomia do
Gerente de
Projetos
Dar autonomia ao gerente de
projetos
Gerente
Funcional
Como funciona a questão da alocação de
colaboradores da sua área em projetos? A quem eles
se reportam nesta situação?
13
Gerentes de
Projetos
A metodologia de gerenciamento de projetos está
sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em caso positivo, de
que forma?
21
Dirigente
A metodologia de gestão estratégica corporativa está
sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em caso positivo, de
que forma?
18
A metodologia de gestão estratégica corporativa está
sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em caso positivo, de
que forma?
14
CULTURA
ORGANIZACIONAL
Apoio Político-
Organizacional
Usar efetivamente as
metodologias definidas
Gerente
Funcional
A metodologia de gerenciamento de projetos está
sendo efetivamente utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em caso positivo, de
que forma?
15
170
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO ROTEIRO QUESTÃO SEQ.
Como se toma conhecimento de quais projetos
compõem o portfolio da organização?
19
Como é realizado o acompanhamento do andamento
dos projetos organizacionais?
20
Dirigente
Como é a comunicação entre os dirigentes e os
gerentes de projetos?
21
Buscar o envolvimento da alta
gestão e o interesse pelos
projetos
Gerente
Funcional
Como é realizado o acompanhamento do andamento
dos projetos da sua área?
16
Gerentes de
Projetos
Qual é a efetividade do apoio dos patrocinadores dos
projetos na organização?
22
Apoio Político-
Organizacional
(continuação)
Obter patrocínio efetivo aos
projetos
Dirigente
Que tipo de apoio executivo é dado aos projetos, em
termos de patrocínio?
22
Como é a comunicação corporativa na empresa? 23
Gerentes de
Projetos
Como é o relacionamento interpessoal dentro da
organização, vertical e horizontalmente?
24
Como é a comunicação corporativa na empresa? 23
Dirigente
Como é o relacionamento interpessoal dentro da
organização, vertical e horizontalmente?
24
Como é a comunicação corporativa na empresa? 17
CULTURA
ORGANIZACIONAL
(continuação)
Comunicação
Corporativa
Possuir comunicação e
relacionamento interpessoal
efetivos
Gerente
Funcional
Como é o relacionamento interpessoal dentro da
organização, vertical e horizontalmente?
18
Quadro 18 – Cultura Organizacional – Fator crítico x Roteiro x Questões
171
APÊNDICE B – Roteiro de Entrevistas – Gerentes de Projetos
• Agradecer pela disponibilidade e cooperação no estudo;
• Explicar o objetivo do trabalho e destacar que as informações obtidas não serão
associadas ao entrevistado;
• Informar que não se está medindo o conhecimento do entrevistado, mas sim a
percepção dele sobre os assuntos/questões;
• Alinhar o que significam os termos “stakeholders” e “escritório corporativo de
projetos/PMO”, constantes nas perguntas;
• Solicitar autorização para gravar a entrevista;
• Informar que será utilizado um roteiro para guiar a entrevista, validado por três
especialistas.
Questões Iniciais
• Nome:
• Idade:
• Tempo de empresa:
• Cargo atual:
• Tempo na função de Gerente de Projetos:
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO QUESTÃO SEQ.
Benchmarking
em
Gerenciamento
de Projetos
Fazer benchmarking
com empresas mais
desenvolvidas em
gerenciamento
de projetos
Qual a situação atual da empresa em
termos de prática de benchmarking em
gerenciamento de projetos, em relação
às demais organizações?
1
De uma forma geral, como os projetos
são orçados? São considerados
aspectos como escopo, custo e prazo
previstos?
2
Como é realizado o acompanhamento
do andamento dos projetos sob sua
responsabilidade, principalmente em
termos de escopo, custo, prazo e
riscos?
3
Gerir efetivamente
os recursos
disponíveis
Os recursos disponíveis aos projetos
são geridos de forma efetiva? O que
poderia ser feito para tornar mais efetiva
a gestão de recursos?
4
Gestão de
Recursos
Atender aos
objetivos definidos
para o projeto
Como se avalia se as entregas finais de
um projeto realmente atenderam aos
objetivos inicialmente definidos para o
mesmo?
5
Possuir sistema
Informatizado
para gerenciamento
de projetos
Qual a situação da empresa em relação
a sistemas de informação para apoio ao
gerenciamento de projetos?
6
GERENC.
DE
PROJETOS
Estrutura
Organizacional
Criar um PMO
corporativo efetivo,
Qual é a importância de um escritório
corporativo de projetos/PMO?
7
172
isento e com poder
A estrutura organizacional facilita o
gerenciamento de projetos?
8
Qual é o incentivo da organização ao
incremento do conhecimento em
gerenciamento de projetos?
9
Incentivar o
conhecimento
crescente em
gerenciamento de
projetos/programas/
portfolio (Processos/
Treinamentos/
Certificações)
Os gerentes de projetos da organização
possuem conhecimentos suficientes
para uma gestão efetiva dos projetos?
10
Qual a importância da existência de uma
metodologia corporativa de
gerenciamento de projetos?
11
Conhecimento
e Metodologia
Criar metodologias
de gerenciamento
de projetos,
programas e
portfolio
Qual a situação da empresa em termos
de gestão de portfolio e programas?
12
Formulação da
Estratégia
Formular a
Estratégia
Corporativa
Como funciona o processo de
formulação da estratégia
organizacional?
13
Comunicação
da Estratégia
Comunicar
Constantemente
estratégias, planos
de longo prazo,
metas definidas
e mudanças
ocorridas
Como se toma conhecimento das
estratégias e das metas
organizacionais?
14
Definição do
Portfolio
Definir critérios
de seleção e
priorização isentos
e claros (livres
de hierarquia,
porte de projeto
ou pressão política)
Quais são os critérios organizacionais
de seleção, priorização e repriorização
de projetos?
15
Execução da
Estratégia
Implementar a
estratégia através
de um portfolio
corporativo,
desdobrado em
programas e
projetos estratégicos
Como a empresa aborda a questão da
implementação da estratégia através de
um portfolio composto por programas e
projetos estratégicos?
16
Qual a contribuição das entregas dos
projetos às estratégias e metas
organizacionais?
17
GESTÃO
ESTRAT.
Feedback
Estratégico
Verificar a
contribuição
estratégica
das entregas
dos projetos
Qual a importância dos projetos sob sua
responsabilidade no atendimento às
necessidades dos stakeholders externos
(Centrais, Cooperativas, Associados...)?
18
Qual o grau de autonomia dos gerentes
de projetos? Esta autonomia está
adequada?
19
CULTURA
ORGANIZ.
Autonomia do
Gerente de
Projetos
Dar autonomia
ao gerente
de projetos
Quais são as principais dificuldades e
barreiras enfrentadas pelos gerentes de
projetos da empresa na gestão dos
projetos organizacionais?
20
173
Usar efetivamente
as metodologias
definidas
A metodologia de gerenciamento de
projetos está sendo efetivamente
utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em caso
positivo, de que forma?
21
Apoio Político-
Organizacional
Obter patrocínio
efetivo aos projetos
Qual é a efetividade do apoio dos
patrocinadores dos projetos na
organização?
22
Como é a comunicação corporativa na
empresa?
23
Comunicação
Corporativa
Possuir
comunicação
e relacionamento
interpessoal efetivos
Como é o relacionamento interpessoal
dentro da organização, vertical e
horizontalmente?
24
• Agradecer e colocar-se à disposição para eventuais dúvidas ou sugestões futuras;
• Encerrar a entrevista e a coleta de documentos, caso necessário e possível;
• Explicar de que forma e os resultados serão compartilhados com o entrevistado e
quando isso ocorrerá.
174
APÊNDICE C – Roteiro de Entrevistas – Dirigentes
• Agradecer pela disponibilidade e cooperação no estudo;
• Explicar o objetivo do trabalho e destacar que as informações obtidas não serão
associadas ao entrevistado;
• Informar que não se está medindo o conhecimento do entrevistado, mas sim a
percepção dele sobre os assuntos/questões;
• Alinhar o que significam os termos “stakeholders” e “escritório corporativo de
projetos/PMO”, constantes nas perguntas;
• Solicitar autorização para gravar a entrevista;
• Informar que será utilizado um roteiro para guiar a entrevista, validado por três
especialistas.
Questões Iniciais
• Nome:
• Idade:
• Tempo de empresa:
• Cargo atual:
• Tempo no cargo de Dirigente:
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO QUESTÃO SEQ.
Qual a importância da existência de
uma metodologia corporativa de gestão
estratégica?
1
Formular a
Estratégia
Corporativa
Como é o processo de formulação das
estratégias e metas organizacionais?
2
Definir um plano
estratégico de longo
prazo, com definição
de metas e revisões
De quanto em quanto tempo as
estratégias e metas organizacionais são
definidas e revisadas?
3
Formulação da
Estratégia
Envolver os
stakeholders
organizacionais,
visando o
atendimento de suas
necessidades
Como a organização lida com a
necessidade de atendimento às
demandas estratégicas dos
stakeholders externos (Centrais,
Cooperativas, Associados…)?
4
Comunicação
da Estratégia
Comunicar
constantemente
estratégias, planos
de longo prazo,
metas definidas e
mudanças ocorridas
Como a empresa comunica aos
colaboradores e aos stakeholders
externos suas estratégias e metas
(Centrais, Cooperativas,
Associados…)?
5
Qual a participação dos stakeholders
externos na seleção e priorização dos
projetos organizacionais (Centrais,
Cooperativas, Associados…)?
6
GESTÃO
ESTRAT.
Definição do
Portfolio
Definir critérios de
seleção e priorização
isentos e claros
(livres de hierarquia,
porte de projeto ou
pressão política)
O que define a importância de um
projeto (Retorno, impacto, aderência
estratégica... - citar somente se
necessário)?
7
175
Existem critérios definidos de
priorização de investimentos para
projetos de maior importância? Em
caso positivo, que critérios são estes?
8
Como se garante que a seleção e
priorização de projetos será respeitada,
livre de pressões e interferências
políticas?
9
O que acontece no caso de
necessidade de novos projetos ou de
repriorizações? Existem critérios
definidos para estas situações?
10
Execução da
Estratégia
Implementar a
estratégia através de
um portfolio
corporativo,
desdobrado em
programas e projetos
estratégicos
Como é o processo de implementação
das estratégias organizacionais?
11
Como a empresa avalia a contribuição
das entregas dos projetos às
estratégias e metas organizacionais?
12
Feedback
Estratégico
Verificar a
contribuição
estratégica das
entregas dos
projetos
Os resultados dos projetos executados
servem como lições aprendidas para a
formulação de estratégias futuras
(retroalimentação)? Em caso positivo,
de que forma?
13
Qual é a importância de um escritório
corporativo de projetos/PMO?
14
Estrutura
Organizacional
Criar um PMO
corporativo efetivo,
isento e com poder
A estrutura organizacional viabiliza
adequadamente o gerenciamento de
projetos?
15
GERENC.
DE
PROJETOS
Conhecimento
e Metodologia
Incentivar o
conhecimento
crescente em
gerenciamento de
projetos/programas/
portfolio (Processos/
Treinamentos/
Certificações)
Os gerentes de projetos da organização
possuem conhecimentos suficientes
para uma gestão efetiva dos projetos?
16
Autonomia do
Gerente de
Projetos
Dar autonomia ao
gerente de projetos
Qual o grau de autonomia dos gerentes
de projetos da organização?
17
Usar efetivamente as
metodologias
definidas
A metodologia de gestão estratégica
corporativa está sendo efetivamente
utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em
caso positivo, de que forma?
18
Como se toma conhecimento de quais
projetos compõem o portfolio da
organização?
19
CULTURA
ORGANIZ.
Apoio Político-
Organizacional
Buscar o
envolvimento da alta
gestão e o interesse
pelos projetos
Como é realizado o acompanhamento
do andamento dos projetos
organizacionais?
20
176
Como é a comunicação entre os
dirigentes e os gerentes de projetos?
21
Obter patrocínio
efetivo aos projetos
Que tipo de apoio executivo é dado aos
projetos, em termos de patrocínio?
22
Como é a comunicação corporativa na
empresa?
23
Comunicação
Corporativa
Possuir
comunicação e
relacionamento
interpessoal efetivos
Como é o relacionamento interpessoal
dentro da organização, vertical e
horizontalmente?
24
• Agradecer e colocar-se à disposição para eventuais dúvidas ou sugestões futuras;
• Encerrar a entrevista e a coleta de documentos, caso necessário e possível;
• Explicar de que forma e os resultados serão compartilhados com o entrevistado e
quando isso ocorrerá.
177
APÊNDICE D – Roteiro de Entrevistas – Gerentes Funcionais
• Agradecer pela disponibilidade e cooperação no estudo;
• Explicar o objetivo do trabalho e destacar que as informações obtidas não serão
associadas ao entrevistado;
• Informar que não se está medindo o conhecimento do entrevistado, mas sim a
percepção dele sobre os assuntos/questões;
• Alinhar o que significa o termo “escritório corporativo de projetos/PMO”, constante nas
perguntas;
• Solicitar autorização para gravar a entrevista;
• Informar que será utilizado um roteiro para guiar a entrevista, validado por três
especialistas.
Questões Iniciais
• Nome:
• Idade:
• Tempo de empresa:
• Cargo atual:
• Tempo no cargo de Gerente Funcional:
DIMENSÃO VARIÁVEL FATOR CRÍTICO QUESTÃO SEQ.
Qual a importância da existência de
uma metodologia corporativa de gestão
estratégica?
1
Formulação da
Estratégia
Formular a
Estratégia
Corporativa
Como funciona o processo de
formulação da estratégia
organizacional?
2
Comunicação
da Estratégia
Comunicar
constantemente
estratégias, planos
de longo prazo,
metas definidas e
mudanças ocorridas
Como se toma conhecimento das
estratégias e das metas
organizacionais?
3
Execução da
Estratégia
Implementar a
estratégia através de
um portfolio
corporativo,
desdobrado em
programas e projetos
estratégicos
Como é o processo de implementação
das estratégias organizacionais?
4
Os resultados dos projetos executados
servem como lições aprendidas para a
formulação de estratégias futuras
(retroalimentação)? Em caso positivo,
de que forma?
5
GESTÃO
ESTRAT.
Feedback
Estratégico
Verificar a
contribuição
estratégica das
entregas dos
projetos
Como a empresa avalia a contribuição
das entregas dos projetos às
estratégias e metas organizacionais?
6
178
Gestão de
Recursos
Atender aos
objetivos definidos
para o projeto
Como é verificado se as entregas finais
de um projeto da sua área realmente
atenderam aos objetivos inicialmente
definidos para o mesmo?
7
Qual é a importância de um escritório
corporativo de projetos/PMO?
8
Estrutura
Organizacional
Criar um PMO
corporativo efetivo,
isento e com poder
A estrutura organizacional viabiliza
adequadamente o gerenciamento de
projetos?
9
Incentivar o
conhecimento
crescente em
gerenciamento de
projetos/programas/
portfolio (Processos/
Treinamentos/
Certificações)
Os gerentes de projetos da organização
possuem conhecimentos suficientes
para uma gestão efetiva dos projetos?
10
GERENC.
DE
PROJETOS
Conhecimento
e Metodologia
Criar metodologias
de gerenciamento de
projetos, programas
e portfolio
Qual a importância da existência de
uma metodologia corporativa de
gerenciamento de projetos?
11
Qual o grau de autonomia dos gerentes
de projetos da organização?
12
Autonomia do
Gerente de
Projetos
Dar autonomia ao
gerente de projetos
Como funciona a questão da alocação
de colaboradores da sua área em
projetos? A quem eles se reportam
nesta situação?
13
A metodologia de gestão estratégica
corporativa está sendo efetivamente
utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em
caso positivo, de que forma?
14
Usar efetivamente as
metodologias
definidas
A metodologia de gerenciamento de
projetos está sendo efetivamente
utilizada? Em caso negativo, a que
fatores isso pode ser atribuído? Em
caso positivo, de que forma?
15
Apoio Político-
Organizacional
Buscar o
envolvimento da alta
gestão e o interesse
pelos projetos
Como é realizado o acompanhamento
do andamento dos projetos da sua
área?
16
Como é a comunicação corporativa na
empresa?
17
CULTURA
ORGANIZ.
Comunicação
Corporativa
Possuir
comunicação e
relacionamento
interpessoal efetivos
Como é o relacionamento interpessoal
dentro da organização, vertical e
horizontalmente?
18
• Agradecer e colocar-se à disposição para eventuais dúvidas ou sugestões futuras;
• Encerrar a entrevista e a coleta de documentos, caso necessário e possível;
• Explicar de que forma e os resultados serão compartilhados com o entrevistado e
quando isso ocorrerá.
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