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Conforme Garcia (2004), a Nota Fiscal é o documento que comprova a
realização da operação, pois nela está contida toda a informação necessária para identificar o
remetente, o destinatário, a unidade da Federação ou país de origem e destino, o produto que
está sendo comercializado, sua quantidade, seu peso bruto e liquido, o meio de transporte
utilizado, além de servir de base para o controle fiscal da operação, em todos os níveis do
governo. Na exportação direta, é emitida a Nota Fiscal de exportação, pelo produtor ou
fabricante que fatura diretamente para o importador no exterior. Na exportação indireta, o
produtor ou fabricante emite a Nota Fiscal de Venda para uma trading company ou comercial
exportadora, com o fim especifico de exportação, citação obrigatória na Nota Fiscal, e a
trading company ou comercial exportadora é que emitirá a nota fiscal de exportação fazendo
referência à Nota Fiscal de Venda no Mercado Interno, mencionada acima. A Nota Fiscal
também é utilizada para acobertar a circulação da mercadoria no mercado interno, desde a
saída da empresa até o local de embarque.
Para Garcia (2004), no Romaneio de Embarque, são descritos individualmente
os volumes das embalagens de transporte, indicando seus respectivos conteúdos, pesos bruto e
líquido, dimensões e numeração dos volumes, em ordem seqüencial. É utilizado para uso
externo e serve de controle do produto que está sendo comercializado com o Exterior em
comparação com a Nota Fiscal e o Registro de Exportação.
O Registro de Exportação – RE é o documento preenchido eletronicamente no
Sistema Integrado de Comercio Exterior - SISCOMEX, onde é informada toda a característica
da operação sob o aspecto comercial, fiscal e cambial. Mediante o Registro de Exportação, é
verificada toda a informação contida nos demais documentos fiscais, servindo de instrumento
de comparação necessário na fiscalização dos tributos. O Registro de Exportação contém
todas as informações sobre a operação de exportação, tais como: tipo de produto, classificação
fiscal, regime aduaneiro, (se a exportação for realizada através dele), quantidade do produto,
descrição do produto, peso líquido e bruto, moeda estrangeira negociada, país de destino,
enfim, toda informação necessária para que seja autorizada a exportação. Os fiscos federal e
estadual utilizam o Registro de Exportação para comparar com os demais documentos fiscais
emitidos dentro de um procedimento fiscal denominado Despacho Aduaneiro de Exportação,
que serve de base para o desembaraço aduaneiro do produto. Sobre o Despacho Aduaneiro de
Exportação, este será abordado no item referente à fiscalização tributária no capitulo seguinte.