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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM ECONOMIA
Sandro Cezer Pereira
AVALIAÇÃO DO SISTEMA FPE UTILIZADO
PELA
CONTADORIA E AUDITORIA GERAL
DO
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
Porto Alegre
2006
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1
Sandro Cezer Pereira
AVALIAÇÃO DO SISTEMA FPE UTILIZADO
PELA
CONTADORIA E AUDITORIA GERAL
DO
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
Porto Alegre
2006
Dissertação submetida ao Programa de Pós-
Graduação em Economia da Faculdade de
Ciências Econômicas da UFRGS, como
quesito parcial para obtenção do grau de
Mestre em Economia, modalidade
Profissionalizante, com ênfase em
Controladoria.
Orientador : Prof. Denis Borenstein
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DADOS INTERNACIONAIS DE CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO (CIP)
Responsável: Biblioteca Gládis W. do Amaral, Faculdade de Ciências Econômicas
da UFRGS
P436a Pereira, Sandro Cezer
Avaliação do Sistema FPE utilizado pela contadoria e
auditoria geral do Estado do Rio Grande do Sul / Sandro
Cezer Pereira. – Porto Alegre, 2006.
66 f. : il.
Ênfase em Controladoria.
Orientador: Denis Borenstein.
Dissertação (Mestrado profissional em Economia) -
Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Faculdade de
Ciências Econômicas, Programa de Pós-Graduação em
Economia, Porto Alegre, 2006.
3
Sandro Cezer Pereira
AVALIAÇÃO DO SISTEMA FPE UTILIZADO
PELA
CONTADORIA E AUDITORIA GERAL
DO
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
Aprovada em de 2006.
Prof. Dr. Denis Borenstein - Orientador
UFRGS
Prof. Dr. Eugênio Lagemann
UFRGS
Prof. Dr. Paulo Shmidt
UFRGS
Prof. Dr. Adolfo Alberto Vanti
UNISINOS
(Professor visitante)
Dissertação submetida ao Programa de Pós-
Graduação em Economia da Faculdade de
Ciências Econômicas da UFRGS, como
quesito parcial para obtenção do grau de
Mestre em Economia, modalidade
Profissionalizante, com ênfase em
Controladoria.
4
Ao Concluir este trabalho, quero agradecer ...
…
ao professor Denis Borenstein, meu orientador, por sua paciência e
perseverança em me ajudar em um momento tão importante de minha
vida, por ter me ajudado a concluir este trabalho
…
a CAGE – Contadoria e Auditoria Geral do Estado – em especial ao Sr.
Edemar Castamann, que tanto me auxiliou e contribuiu para que
pudesse atingir a conclusão deste trabalho
…
ao professor Roberto Tadeu Morais, pelo incentivo que sempre me deu
para continuar indo além como docente e como colega de trabalho
…
às Faculdades de Taquara, pelo incentivo que me deram em todos os
aspectos, desde o ingresso no programa de mestrado até a sua
conclusão
…
ao amigo e colega de curso e trabalho Arno Uszacki, pelo sempre
apoio nos momentos de dúvida e incerteza na aquisição de novos
conhecimentos.
5
RESUMO
O presente trabalho procura avaliar o sistema de informações
FPE – Finanças Públicas Estaduais – que doravante chamarei de FPE, medindo-o
através do nível de satisfação de seus usuários, ou seja, dos colaboradores da
CAGE. O referencial teórico estudado neste trabalho conta com pesquisa
bibliográfica sobre os respectivos temas: Os Sistemas de informações Gerenciais
nas organizações, a Controladoria e seu papel nas organizações e a Avaliação de
Sistemas de Informações. Levando-se em conta a importância dos sistemas de
informação nas organizações, principalmente em órgãos públicos estaduais como o
caso da CAGE, torna-se primordial a avaliação destes sistemas a fim de demonstrar
seu sucesso e garantir a sua continuidade, bem como fundamentar possíveis
mudanças em sua estrutura, se necessário. O método aplicado para avaliação do
sistema FPE é baseado na satisfação dos usuários finais do sistema e na verificação
do cumprimento dos fatores chave de sucesso do órgão. Deste modo, a pesquisa
tem o objetivos de medir o impacto no usuário final do sistema FPE e o seu papel no
cumprimento dos objetivos da organização em questão – CAGE – identificando os
resultados alcançados com a utilização do sistema.
Palavras-Chaves:
Tecnologia, Economia, Contabilidade.
6
ABSTRACT
This paper aims at evaluating the FPE information system used in
CAGE – The General State Auditing and Accounting Department – by measuring the
level of satisfaction of its users, the collaborators of CAGE. The theoretical
references of this paper consist of a bibliographical research about the following
themes: The Managing Information Systems in organizations, the Control
Department and its role in organizations and the Evaluation of Information Systems.
Considering the importance of information systems in organizations, mainly in state
public departments as CAGE, the evaluation of these systems becomes essential so
as to demonstrate its success and guarantee its continuity, as well as found possible
changes in its structure, if necessary. The method applied for the evaluation of the
FPE system is based on the satisfaction of its end users and on the verification of the
achievement of the key factors of success of the department. Thus, the research has
as objective to measure the impact of the end user of the FPE system and its role in
the achievement of these objectives in the organization – CAGE – identifying the
results obtained with the use of the system.
Keywords:
Technology, Economy, Accounting.
7
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – ESTRUTURA DA CAGE........................................................ 34
FIGURA 2 – ESTRUTURA DO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA –CAGE 37
FIGURA 3 – MÉDIA DOS 12 ITENS DO QUESTIONÁRIO................................. 49
FIGURA 4 – MÉDIAS DOS 4 CONSTRUCTOS................................................... 49
8
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 – ÍNDICES DO ALPHA DE CRONBACH............................................... 45
TABELA 2 – COMPARAÇÃO ENTRE OS COEFICIENTES ALFA DE
CRONBACH DE CADA CONSTRUCTO, PARA OS ESTUDOS DO SISTEMA
FPE E DE TORKZADEH; DOLL.............................................................................. 45
TABELA 3 – RESULTADO DO ALPHA DE CRONBACH........................................ 46
TABELA 4 – RESULTADO POR VARIÁVEIS DOS CONSTRUCTOS................... 46
TABELA 5 – VARIÁVEL PRODUTIVIDADE DAS TAREFAS.................................. 47
TABELA 6 – VARIÁVEL INOVAÇÃO DE IDÉIAS.................................................... 47
TABELA 7 – SATISFAÇÃO DO USUÁRIO............................................................. 48
TABELA 8 – CONTROLE GERENCIAL................................................................... 48
TABELA 9 – MÉDIA GERAL DAS QUESTÕES....................................................... 48
TABELA 10 – QUESTÃO 01.................................................................................... 50
TABELA 11 – QUESTÃO 02.................................................................................... 50
TABELA 12 – QUESTÃO 03.................................................................................... 51
TABELA 13 – QUESTÃO 04 ................................................................................... 51
TABELA 14 – QUESTÃO 05.................................................................................... 52
TABELA 15 – QUESTÃO 06.................................................................................... 52
TABELA 16 – QUESTÃO 07.................................................................................... 53
TABELA 17 – QUESTÃO 08.................................................................................... 53
TABELA 18 – QUESTÃO 09.................................................................................... 54
TABELA 19 – QUESTÃO 10.................................................................................... 54
TABELA 20 – QUESTÃO 11.................................................................................... 55
TABELA 21 – QUESTÃO 12.................................................................................... 55
9
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – REQUISITOS PRINCIPAIS SEGUNDO NACAGAWA...................... 24
QUADRO 2 – CONSTRUCTOS SEGUNDO TORKZADEH E DOLL...................... 32
QUADRO 3 – SUBDIVISÃO DOS QUATRO CONTRUCTOS SEGUNDO
TORKZADEH E DOLL............................................................................................. 44
QUADRO 4 – ANÁLISE DO SISTEMA FPE – QUESITO AUTOMATIZAÇÃO DE
PROCESSOS........................................................................................................... 56
QUADRO 5 – ANÁLISE DO SISTEMA FPE, QUESITO AGILIZAÇÃO DE
ATIVIDADES............................................................................................................ 57
QUADRO 6 – ANÁLISE DO SISTEMA FPE, QUESITO MAIOR PRODUÇÃO...... 57
QUADRO 7 – ANÁLISE DO SISTEMA FPE, QUESITO MENOR NÚMERO DE
ERROS..................................................................................................................... 58
10
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AFE – Administração Financeira do Estado
AFE I – Administração Financeira do Estado I
AFE II – Administração Financeira do Estado II
ASP - Microsoft Active Server Pages
CADIN – Cadastro Informativo de Pendências
CAGE – Contadoria e Auditoria Geral do Estado
CFIL - Cadastro Informativo de Impedidos de Licitar
DAUD – Divisão de Auditoria
DCAD – Divisão de Controle da Administração Direta
DCRC – Divisão do Controle da Receita e de Custos
DEO - Divisão de Estudos e de Orientação
DGS – Divisão de Gerenciamento de Sistemas
DILEG – Divisão de Informações Legais e Gerenciais
DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício
DRS – Divisão de Redes e Suporte
DST - Divisão de Sistemas e Tecnologia
ERP - Enterprise Resource Planning
FPE – Finanças Públicas Estaduais
GRP – Government Resource Planning
PROCERGS – Cia de Processamentos de Dados do Rio Grande do Sul
SEFA – Secretaria da Fazenda
SI - Sistema de Informação
SIG - Sistema de Informações Gerenciais
TI - Tecnologia da Informação
VB6 – Microsoft Visual Basic 6
11
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO................................................................................................... 13
2 OBJETIVOS...................................................................................................... 15
2.1 OBJETIVO GERAL......................................................................................... 15
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................... 15
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO......................................................................... 16
3.1 SI E CONTROLADORIA................................................................................ 16
3.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS............................................. 18
3.3 A IMPORTÂNCIA DO SIG NAS ORGANIZAÇÕES....................................... 20
4 CONTROLADORIA........................................................................................... 21
4.1 A CONTROLADORIA NAS ORGANIZAÇÕES............................................... 21
4.2 O PAPEL DO CONTROLLER NAS ORGANIZAÇÕES.................................. 21
4.3 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES LIGADOS A CONTROLADORIA........ 23
4.4 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS FINANCEIROS............. 25
4.5 AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS................. 26
5 MÉTODO DA PESQUISA................................................................................. 31
5.1 MÉTODO PARA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA CAGE 31
6 O SISTEMA FPE............................................................................................... 34
6.1 DIVISÃO DE CONTROLE DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA – DCAD............. 35
6.2 DIVISÃO DO CONTROLE DA RECEITA E DE CUSTOS – DCRC ............... 35
6.3 DIVISÃO DE ESTUDOS E DE ORIENTAÇÃO – DEO................................... 35
7 DIVISÃO DE GERENCIAMENTO DE SISTEMAS – DGS................................ 36
7.1 OBJETIVOS.................................................................................................... 36
7.2 DIVISÃO DE INFORMAÇÕES LEGAIS E GERENCIAIS – DILEG................ 36
8 DIVISÃO DE AUDITORIA – DAUD................................................................... 37
8.1 OBJETIVOS.................................................................................................... 37
9 DIVISÃO DE SISTEMAS E TECNOLOGIA - DST:........................................... 38
12
9.1 OBJETIVOS.................................................................................................... 38
9.2 DIVISÃO DE REDES E SUPORTE - DRS:.................................................... 38
9.3 O SISTEMA DE INFORMAÇÃO UTILIZADO NA CAGE - FPE 39
9.4 IMPLEMENTAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA CAGE............ 40
10 AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO FPE DA CONTADORIA
GERAL DO ESTADO........................................................................................... 43
10.1 ETAPAS DA PESQUISA.............................................................................. 43
10.2 ANÁLISE DO SISTEMA FPE........................................................................ 55
11 CONCLUSÃO.................................................................................................. 59
REFERÊNCIAS .............................................................................................. 62
APÊNDICE ..................................................................................................... 65
13
1 INTRODUÇÃO
Com a constante evolução tecnológica pela qual a sociedade tem passado, os
Sistemas de Informações Gerenciais têm, a cada dia, se tornado ferramentas cada
vez mais importantes na tomada de decisões, bem como no que diz respeito a dar o
conhecimento necessário aos seus gestores, de como comportarem-se em um
mercado cada vez mais competitivo.
Inúmeros são os projetos em TI (Tecnologia da Informação), que envolvem
não só a questão das ferramentas, mas também a questão de mão de obra, culturas
organizacionais, dos comportamentos setorizados dentro das organizações, etc. É
importante lembrar que o sucesso ou fracasso de um projeto em TI está intimamente
ligado com a utilização dos sistemas de informações e suas aplicabilidades dentro
da organização em que está inserida.
Como saber se o SIG (Sistema de Informações Gerenciais) que está
implantado em uma organização, realmente vem ao encontro daquilo que a
organização precisa saber? Como medir se este sistema realmente se adequa à
realidade e à cultura organizacional a que serve? Considerar fatores tais como
mapear processos organizacionais, analisar sistemicamente os setores envolvidos
em sua utilização, bem como os seus usuários, torna-se indispensável para o
sucesso de um SIG. Uma séries de informações são advindas de sistemas de
informações e estas devem ter um formato altamente preciso e tempestivo. Para
isso, é necessário que a organização tenha um bom sistema de informação,
concatenado e interligado de modo a oferecer tais informações, no momento certo.
Avaliar os sistemas em uso, embora não seja uma tarefa fácil, torna-se
indispensável para que se possa traçar um perfil do tipo de informações que circula
dentro de uma organização, de modo que estas sejam extraídas e utilizadas em sua
mais alta amplitude. Vários métodos foram criados para avaliar os sistemas de
informação, porém, o que tem mostrado maior eficácia, é o que trata a satisfação
dos usuários dos sistemas de informação como fator preponderante de análise de
sua capacidade, além de ser o instrumento mais utilizado.
14
A CAGE – Contadoria Geral do Estado – órgão ligado a Secretaria da
Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul, vem desde a década de 70 sendo a
pioneira, no que diz respeito a implantação de sistemas de informações contábeis e
gerenciais, traçando estudos, unindo equipes e mapeando processos com o intuito
de atingir seus fatores chave de sucesso, através de tecnologia e equipes que se
preocupam em trabalhar em prol da produtividade e obtenção de melhores
resultados. O produto final disso é o sistema de informações utilizado pela CAGE – o
FPE - Finanças Públicas Estaduais.
O objetivo deste trabalho é avaliar a satisfação dos usuários do FPE nos mais
diversos setores da CAGE, atentando para seus aspectos e observando como este
sistema é capaz de gerar as informações necessárias ao funcionamento do órgão,
bem como se tal sistema vem em auxílio a ele.
Para tanto, foi feito um estudo baseado no método de Torkzadeh e Doll
(1999), procurando medir tanto o nível de satisfação dos usuários, como as
possíveis percepções em relação a utilização do mesmo, visualizando a ferramenta
FPE como uma possibilidade na melhoria de processos e maximização de
resultados.
15
2 OBJETIVOS
Este capítulo dará enfoque aos objetivos gerais e específicos deste trabalho,
abordando os principais objetos de pesquisa do mesmo.
2.1 OBJETIVO GERAL
O objetivo geral deste trabalho é avaliar o Sistema de Informação utilizado na
CAGE – Contadoria e Auditoria Geral do Estado – órgão ligado à Secretaria da
Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul, através de uma pesquisa de satisfação
junto a seus colaboradores.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Avaliar o impacto da implementação de um Sistema de Informações
Gerenciais dentro de um órgão público, bem como as mudanças que esta
implementação cria nos processos de trabalho existentes dentro dos eventos
principais do órgão avaliado.
• Avaliar se o Sistema de Informações em uso é, de fato, uma ferramenta útil
na obtenção de informações que gerem o conhecimento necessário à CAGE.
• Observar quais as percepções por parte dos colaboradores da CAGE quanto
à utilização do sistema de informação como ferramenta tecnológica, através
de uma pesquisa de satisfação junto aos mesmos.
16
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Segundo Laudon (1990) um sistema de informação pode ser definido,
tecnicamente, como um conjunto de componentes inter-relacionados, que coleta (ou
recupera), processa, armazena e distribui informação para dar suporte à tomada de
decisão e ao controle da organização. Além de apoiar, coordenar e controlar a
tomada de decisões, os sistemas de informação também podem ajudar os gerentes
e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos
produtos.
Conforme Saccol e Souza (2003) entre os sistemas de Informação
disponíveis atualmente no mercado, os Sistemas Integrados de Gestão, conhecidos
como Enterprise Resource Planning (ERP), vêm recebendo continuamente a
atenção de profissionais e acadêmicos da área de administração, devido à sua
proposta de unir e disponibilizar informações para toda a organização, tornando-se
uma base informacional de diversas empresas. Ainda segundo estes autores, isso
reforça a necessidade de se conhecer quais as reais decorrências da adoção dessa
tecnologia nas organizações, especialmente considerando-se a realidade brasileira
do uso desses sistemas.
Albertin e Albertin (2005) na obra Tecnologia da Informação, desafios da
tecnologia da informação aplicada aos negócios, afirmam que a Tecnologia da
Informação (TI) tem sido considerada como um dos componentes mais importantes
do ambiente empresarial atual, sendo que as organizações brasileiras têm utilizado
ampla e intensamente esta tecnologia tanto em nível estratégico quanto operacional.
3.1 SI E CONTROLADORIA
Segundo Beuren (2002, p.22) o cumprimento da missão de uma organização
refere-se à própria razão de sua existência e está intimamente relacionada com
variáveis ambientais, atreladas a sua atividade principal. Ainda segundo a autora, é
ao controller, mais do que qualquer outro profissional, que os gestores se dirigem
17
para obter orientações quanto à direção e ao controle das atividades empresariais,
visto ser ele o responsável pelo sistema de informações da empresa. No entanto,
não é atribuição sua dirigir a organização, pois essa tarefa é dos gestores, mas é de
sua competência mantê-los informados sobre os eventos passados, o desempenho
atual e os possíveis rumos da empresa.
Segundo Arima (2002, SCHMIDT), para qualquer que seja a atividade de uma
instituição, sempre haverá três categorias de sistemas de informação necessárias,
proporcionando um controle eficaz, são elas as funções estratégicas, táticas e
operacionais. Estes sistemas, no entanto, devem ser implantados de forma a surtir
eficácia, concatenados com a cultura da empresa.
No âmbito de controladoria, os Sistemas de informações contábil-financeiros
são equivalentes ao sistema da empresa (Sistemas Integrados). Possuem diversas
informações oriundas do ambiente tanto externo quanto interno da empresa. Tais
sistemas de informação devem conter uma boa estrutura de banco de dados capaz
de comportar as informações necessárias ao gerenciamento da organização por
seus gestores, servindo como ferramenta primordial ao controller no sentido deste
lançar mão de relatórios, cenários, gráficos e projeções capazes de serem criados
por um sistema de informação.
Segundo Carnachione Junior (2001), nota-se que os sistemas de informação
relacionados a gestão econômica preocupam-se em armazenar os dados, as
informações, uma série de parâmetros de configuração e ajustes, além do principal
elemento: O conhecimento. A forma de como armazenar este conhecimento é uma
das partes primordiais do banco de dados dos sistemas de informações gerenciais,
voltados à gestão econômica.
Ligado a isto está a questão da recuperação de dados, através de um
gerenciador de banco de dados. Para isso, deve-se levantar aspectos voltados ao
desempenho, confiança e consistência dos dados, assim como segurança em sua
manutenção e acesso. Uma forma de manter seguras as informações em um
sistema, é a política de segurança de modo que determinados grupos de usuários,
organizados hierarquicamente, tenham um acesso restrito a determinado tipo de
informação, bem como sua manipulação. Ainda segundo Junior (2001), a
distribuição das informações deve ser algo presente, uma vez que se espera poder
descentralizar o sensoriamento de dados, captando-os de forma mais aproximada
18
ao evento no qual está ligado, bem como a sua área de responsabilidade, agilizando
processos.
3.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
Segundo Arima (2002, SCHMIDT), a evolução tecnológica, conjugada às
mudanças de paradigma do mercado, tem criado diversas formas de posicionamento
e postura dos administradores e executivos nas organizações. A manutenção de
informações neste novo processo que se vivencia, onde deparando-se com uma
economia extremamente concorrencial, acaba por exigir que diversos tipos de
informações sejam disponibilizadas através dos mais variados recursos, gerando
oportunidades através de informações consistentes e de fácil acesso que gerarão o
conhecimento das empresas a seus gestores. Para tanto, os sistemas de
informações gerenciais tornam-se ferramentas indispensáveis a estes processos.
Observa-se que quanto maior uma organização, maior será o número de
informações pertinentes ao controle de desempenho e obtenção de metas
previamente planejadas. Em nada difere um órgão público, já que seus
colaboradores têm como objetivo atingir resultados, perseguindo metas. Torna-se
então necessária a implementação de ferramentas que consigam processar e
armazenar, de forma eficaz, o grande volume de dados que surgem dos processos
de trabalho desta organização, independentemente de tratar-se de um órgão público
ou privado. Os Sistemas de Informações assumem um papel de principal
ferramenta, capaz de unir todos estes quesitos diante da obtenção de informações
para alcançar resultados, de forma rápida e precisa.
Por outro lado, na grande maioria dos casos, a implementação de um sistema
de informações, bem como sua manutenção, torna-se algo complexo que leva a
altos investimentos por parte das empresas que o utiliza. Quando trata-se da área
pública, tais investimentos oneram em licitações, projetos e constantes avaliações
de desempenho quanto à obtenção de resultados e atingimento dos fatores-chave
de sucesso. Outro fator importante é o mapeamento de processos que ocorrem
dentro das instituições, um dos aspectos que podem levar ao sucesso ou fracasso
de um Sistema de Informação. A implementação de Sistemas de Informações sem
19
uma devida mudança de cultura, principalmente no que diz respeito aos processos
de trabalho ligados a eventos principais, acaba por não criar nenhum efeito positivo.
São um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos,
documentos e comunicações que coleta, valida, executa
operações, transforma, armazena, recupera e apresenta dados
para uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e
outros processos gerenciais para vários propósitos
administrativos. (CRUZ, 2000, p. 55).
Sistema de Informação (SI) são os processos nos quais ocorrem
transformações de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória
da empresa, além de proporcionar um embasamento para uma direção
administrativa a fim de alcançar os resultados esperados. Qualquer colaborador que
utilize um sistema de informação ou a informação produzida por ele própio é
considerado um “usuário final”.
Sistemas de informação são componentes relacionados entre
si atuando conjuntamente para coletar, processar e prover
informações aos sistemas e/ou processo de decisão,
coordenando, controlando, analisando e visualizando
processos internos às organizações. (LAUDON; LAUDON,
1990, p. 37).
Um Sistema de Informação (SI) possui três componentes considerados
principais: dados, sistemas de processamento de dados e canais de comunicação.
Os dados são obtidos em um primeiro momento pelo SI de seu ambiente e referidos
como entradas. Produtos produzidos, quantidades, fornecedores, matérias primas
usadas em um determinado espaço de tempo são exemplo de dados. O sistema de
processamento de dados executa o processamento e transformação destes dados
em conjuntos de informações relevantes. E, por fim, o canal de comunicações
fornece os meios de transmissão de informações de um componente do sistema
para outro.
20
3.3 A IMPORTÂNCIA DO SIG NAS ORGANIZAÇÕES
Devido à sua facilidade de uso e à sua capacidade de interligar
pessoas a informações de todas as partes do mundo, a Internet
está transformando a cara da computação, criando a base para
novos tipos de produtos, serviços e relacionamentos entre
organizações e alterando o modo como as pessoas obtêm
informação, conduzem negócios, se comunicam, colaboram
entre si e até mesmo gastam seu tempo livre. [...] a Internet
tornou-se a principal ferramenta de solução de problemas e
está ampliando drasticamente o papel dos sistemas de
informação nos negócios e na vida cotidiana. (LAUDON;
LAUDON, 1990, p. 4).
Torna-se indispensável, em todas as organizações, o processamento aplicado
aos dados que, trabalhados e tabulados, poderão gerar informações valiosas a
todos de gestão. Essas informações terão papel importantíssimo quando na tomada
de decisões e principalmente na definição dos objetivos das organizações. Baseado
nisso, pode-se considerar que o Sistema de Informação trará, dentre outros, os
seguintes benefícios às organizações:
• Diminuição nos custos operacionais;
• Maior acesso às informações (gerando relatórios mais rápidos, precisos
e seguros), o que auxiliará na tomada de decisões;
• Melhor monitoramento de processos administrativos, não permitindo que
estes sejam boicotados, fraudados ou até mesmo ignorados;
• Redução no grau de centralização de decisões na empresa;
• Maior interação entre clientes e fornecedores;
• Criação de cenários e projeções, observando-se melhor os efeitos das
decisões.
21
4 CONTROLADORIA
O capítulo a seguir falará sobre a Controladoria, seu histórico e sua
importância nas organizações, bem como o papel do Controller nas mesmas.
4.1 A CONTROLADORIA NAS ORGANIZAÇÕES
Graças à grande expansão que as organizações tomaram, criando assim um
ambiente de grande complexidade de informações e controles a serem observados,
os administradores financeiros passaram a ter uma responsabilidade maior,
aumentando suas atividades dentro dessas organizações, através da obtenção e
controle de informações precisas, ligadas a contabilidade e finanças, obtendo assim
a função de informar ao alto escalão da empresa o desempenho atual da mesma.
Esta tarefa envolve o controller dentro do processo de gestão da empresa, fazendo
com que trabalhe com várias ferramentas, tais como construção de cenários,
aplicações e avaliações de pesquisas operacionais, etc.
Segundo Mosimann e Fisch (1999), enquanto órgão administrativo, a
controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo
decisório, colaborar com os gestores em seus esforços de obtenção da eficácia de
suas áreas quanto aos aspectos econômicos e assegurar a eficácia empresarial,
também sob aspectos econômicos, por meio da coordenação dos esforços dos
gestores das áreas.
4.2 O PAPEL DO CONTROLLER NAS ORGANIZAÇÕES
Observa-se então que um dos papéis do controller é dar aos gestores
orientações quanto à direção e ao controle de atividades empresariais, já que é ele o
responsável pelo sistema de controle de informações da empresa, ligados à área
contábil, devendo ter assim, a capacidade de fazer tarefas que lhe são delegadas
neste setor, bem como também saber delegar da mesma forma.
22
Segundo Nakagawa, os modernos conceitos de Controladoria indicam que o
controller desempenha sua função de controle de maneira muito especial, isto é,
organizando e reportando dados relevantes, exercendo, assim, uma força ou
influência que induz os gerentes a tomarem decisões lógicas e consistentes com a
missão e os objetivos da empresa. O Controller tem uma grande tarefa e
responsabilidade diante de si, já que é ele o responsável pela coleta de informações
na área contábil, que devem ser precisas e levadas ao conhecimento aos gestores
das organizações. Tais registros e informações estão ligados à área de registros
contábeis e fiscais, folha de pagamento, contas a receber, contas a pagar, rotinas de
apuração de custos, etc. Muitas vezes confundem-se as responsabilidades do
controller com as de um tesoureiro. O controller pode fornecer informações
financeiras à vários tipos de colaboradores a quem as interesse, como gestores,
credores, acionistas, etc. No entanto, é o tesoureiro quem gerencia os recursos
financeiros da empresa, tanto os que existem dentro da organização quanto o que
precisa contrair junto a credores, acionistas, investidores, governo ou outras formas
de crédito.
Controladoria é a área que administra as informações sobre gestão
econômica dentro da empresa. Não é um órgão capaz de substituir as funções de
um gestor dentro da organização, porém o Controller interfere no comportamento
das pessoas dentro da organização. (SCHMIDT, 2002) influenciando-as de modo
positivo ou negativo. Assim, como ferramentas de controle podem apontar para
índices positivos, os mesmos também podem apontar para índices negativos. Assim,
a controladoria, para que possa ter uma interação na obtenção de bons resultados
por parte da empresa, deve engajar-se diretamente no processo de gestão, já que a
mesma torna-se um setor de extrema importância no que tange à obtenção de
resultados, colaborando com a plena estabilização e busca de metas e fatores a
serem alcançados.
Algumas funções que podem ser apontadas para a controladoria são a de
observar resultados das atividades econômicas realizadas, demonstrando sua
influência no resultado final da instituição às quais pertence, integrar-se aos
processos de gestão no que diz respeito à elaboração e consolidação do orçamento
(BUTZKE, 2004), garantir que as formas de apuração e obtenção de resultados
sejam precisas, demonstrando situações fidedignas com a realidade da empresa e
também, oferecer formas para que os gestores da organização tenham como
23
conhecer os resultados e as alternativas, podendo então alcançar os objetivos da
empresa.
As tarefas do controller, por assim dizer, estão intimamente ligadas a
assegurar o desempenho esperado pelos gestores da empresa, através de ações
eficazes em seu atingimento, quando este não estiver sendo alcançado. Além disso,
a comparação entre resultados já realizados e resultados esperados, o apontamento
dos desvios e suas principais causas e a escolha da melhores ações a serem
tomadas para o bom desempenho da empresa, são tarefas que o controller deve ter
sempre em mente.
Tais processos deixam para a controladoria a análise que seja capaz de
observar se cada área da empresa está atingindo seus objetivos dentro do que foi
orçado em um primeiro momento, através de formas de planejamento que
proporcionem os melhores resultados das organizações.
Para tanto, o uso de sistemas de informações gerenciais muito tem a
contribuir para o desenvolvimento de tais atividades, pertinentes ao controller.
Com o avanço tecnológico, a cada momento a sociedade
passa a dispor de novas tecnologias desenvolvidas com o
intuito de auxiliar nas mais diversas tarefas. Podem ser
evidenciadas, assim, as tecnologias desenvolvidas para a
produção de informações. (CORNACHIONE JÚNIOR, 2001,
p.23)
4.3 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES LIGADOS À CONTROLADORIA
Os sistemas de Informações ligados à Controladoria são sistemas que
integram padrões, orçamentos e contabilidade têm por características incluir e suprir
todas as funções chave e atividade da empresa com informações que irão gerar
conhecimento aos gestores não apenas de caráter voltado a contabilidade e a
situação financeira, mas também ligados à natureza física e qualitativa, de avaliação
de variáveis de ambiente interno e externo.
Ainda segundo Nacagawa (1993), a adequação de um sistema de
informações gerenciais ao processo de planejamento e controle requer o
preenchimento de três requisitos fundamentais.
24
Quadro 1 – Requisitos Principais segundo Nacagawa
• Forma
Trata –se do conteúdo, isto é, da
utilidade e confiabilidade das informações
• Idade
Trata-se do intervalo entre a data do fato
relatado e a data da informação, ou seja,
no momento da tomada de decisões as
informações devem ser consistentes e de
fácil acesso
• Freqüência
Trata da periodicidade da informação
Fonte: NACAGAWA, Masayuki. Introdução à Controladoria: conceitos, sistemas,
implementação – São Paulo: Atlas, 1993
Atualmente, o processo de gestão tornou-se uma das principais ferramentas
no processo decisório. Toda e qualquer decisão necessita de informações precisas
para que possam ser analisadas antes de serem postas em prática e embasadas,
durante sua execução. Os sistemas de informações surgem então como ferramenta
de apoio dos gestores em todos os processos decisórios da organização.
A tomada de decisão sobre os negócios, bem como todos os eventos ligados
à área econômica, podem se realizar em diversos estágios, tais como quando a
decisão antecede a execução de um evento, caracterizando-se como uma decisão
de planejamento. Quando tal decisão ocorre no momento em que se efetiva,
observa-se a ação no processo decisório de execução e quando esta ocorre após o
evento ter ocorrido, então se diz que é uma decisão de controle.
Na área da Contabilidade, os sistemas de informações contábil-financeiros
são análogos ao sistema empresa. (SCHMIDT, 2002). O que ocorre é que estes
recebem uma série de informações externas, como, e se tratando de uma fábrica, o
armazenamento, furação, fresamento, as manutenções feitas em uma máquina,
todos são fatores que influenciam dentro do sistema contábil, através dos custos em
que implicam e que são armazenados dentro de um sistema de informação. Quando
estas tarefas são armazenadas dentro de um subsistema de custos, a formação do
preço final ou preço de venda de um produto, teria como influência todos esses
fatores, a fim de garantir assim uma maior margem de lucro.
25
Os sistemas contábeis são constituídos de diversos outros subsistemas
interligados entre si, e servem aos mais diversos setores de uma organização.
Através deles, é possível ter-se vários demonstrativos e relatórios capazes de refletir
as ações e os eventos das empresas, bem como traçar metas e objetivos ligados
aos fatores chave de sucesso das mesmas. Essas informações são extremamente
importantes em um mercado altamente competitivo, sendo que as mesmas devem
ser provenientes de uma única base de dados, a qual deve ter a capacidade de
gerar tais informações de forma precisa e eficaz ao controllers e gestores da
organização.
4.4 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS FINANCEIROS
O SIG de Finanças tem como principal característica gerenciar as atividades
financeiras de uma organização, criando assim um cenário futuro capaz de prever as
reais necessidades da organização, através de um monitoramento e devida
aplicação de recursos.
Os dados que alimentam tais sistemas são obtidos através de todas as
aplicações contábil-financeiras de nível operacional, como por exemplo faturamento,
contas a receber, compras, contas a pagar, folha de pagamento, custos, etc. A forma
de processamento desses dados permite a mensuração de algumas informações,
como por exemplo:
• Fluxo de caixa, com comparativos de entradas e saídas dos últimos
períodos, fazendo com que seja possível criar um cenário financeiro.
• DRE por centros de custos
• Estatísticas financeiras de controle
• Balanços Patrimoniais
Os sistemas de informações gerenciais vêm contribuir para a melhoria da
qualidade da informação disponível dentro da organização, apesar de muitas vezes
não ser a informação ideal. Porém os SIGs possuem uma interligação muito grande
com fluxos físicos e arquivos de dados operacionais da empresa.
26
4.5 AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
Avaliar o desempenho de um sistema de informações não é uma tarefa rápida
e tranqüila. Como foi dito antes, é preciso avaliar processos, culturas
organizacionais, traçar objetivos e metas e identificar fatores chave de sucesso que
definam a necessidade da implementação e que mostrem se é válido ou não mantê-
lo dentro de uma organização.
A avaliação dos sistemas de informações gerenciais torna-se uma tarefa
importante para verificar a real necessidade e funcionalidade ligadas às
necessidades da organizações, seja na contribuição para o atingimento da missão
da organização, seja como o alcance dos fatores chave de sucesso, através de uma
devida coleta de dados ligados aos processos e aos principais eventos destas
organizações.
Oliveira 1992 apud Bio diz
[...] a essência do planejamento e do controle é a tomada de
decisões. Esta, por sua vez, depende de informações
oportunas de conteúdo adequado e confiável. Isso pressupõe
certo grau de consciência por parte dos executivos sobre os
processos decisórios em que estão envolvidos e o
desenvolvimento de um sistema de informação sintonizado
com as necessidades de informação desses processos
decisórios. (1985, p 45).
Pode-se então perceber que deve existir uma maior compreensão do
potencial global da informação, buscando-se um constante aperfeiçoamento dos
dados a serem disponibilizados, através de um sistema de informação. As
organizações fazem uso dos mais variados dados dentro de seu processo decisório,
o que torna de fundamental importância a qualidade das ferramentas que fazem a
coleta e o armazenamento de dados.
Um sistema de Informação pode ter sua avaliação baseada em duas
premissas. A primeira delas é a que aborda a sua qualidade técnica e a segunda a
que avalia sua adequação dentro do contexto organizacional a que serve. Sabe-se
que a implantação de um sistema de informação acarreta uma série de mudanças
organizacionais, tais como uma mudança na tomada de decisões por parte da
27
organização, as quais o sistema é que fornece as informações necessárias para seu
embasamento, bem como a satisfação do usuário final, já que estes têm seu
desempenho e interação junto aos sistemas, um fator de melhoria ou piora no
desempenho organizacional.
Observa-se então a importância dos sistemas de informação nas
organizações e como sua avaliação interfere no sucesso de sua utilização ou
fracasso, ao repetirem-se erros continuados. Quando fala-se em qualidade de
serviços, nota-se a importância da análise de um sistema de informação, já que este
deve ser capaz de oferecer informações capazes de dar o conhecimento real da
organização aos gestores da mesma.
Nota-se que mesmo com a inúmera gama de benefícios que os SIGs podem
trazer às organizações, ainda existe um número muito grande de projetos que não
consolidam seus principais objetivos. “Com o crescimento da dimensão dos sistemas
aumentou também a sua complexidade, criando problemas de qualidade e
manutenção dos softwares desenvolvidos”. (ALBERTIN; ALBERTIN, 2005, p.90).
Segundo Dias (2002) existem múltiplas dimensões relacionadas ao uso de
sistemas de informação que podem ser qualificadas. A autora afirma que se pode
utilizar monitores em rede local, rede servidora mainframe e sistemas de
gerenciamento de rede ou analisador de tráfego, quando se define a utilização como
uma percentagem de capacidade, ou em termos absolutos, baseada estritamente no
número de usuários conectado ao sistema.
Outra forma de se avaliar um SIG é a que leva em conta o nível de serviço.
Vários sistemas têm um nível de serviço específico, através de sua disponibilidade
para com o usuário final. A metrificação do tempo em que o sistema ficou fora do ar
durante um determinado período em que deveria ficar operante, demonstra uma
redução em sua disponibilidade, reduzindo também seu nível de utilização e
obtenção de resultados.
Dias (2002) afirma que não existe nenhuma medida global que retrate
claramente a utilização dos sistemas de informação. A questão tem que ser
predefinida focalizando determinado interesse de pesquisa sobre o sistema, por
exemplo hardware, software, redes, e outros ou então seu foco deverá ser voltado a
seus usuários e usuários em potencial de tais sistemas de informação. Avaliando o
porquê, como e quando utilizam tais sistemas.
28
Segundo Löbler e Moraes (2004), alguns temas devem ser levados em conta
para que se possam avaliar os Sistemas de informação, tais como:
• Entender o mecanismo humano e organizacional de decisão de investimento
dentro das organizações;
• Possibilitar uma melhor adequação da tecnologia e integração com o sistema
de negócios;
• Entender o conceito de valor e suas múltiplas facetas;
• Avaliar as questões políticas associadas como o orçamento e capital
decisório;
• Entender os benefícios do sistema de informação para com a organização
que o adota;
• Identificar detalhadamente os custos voltados a sua implantação;
• Entender o escopo e impacto do desenvolvimento do plano de TI;
• Entender a integração dos módulos e de que forma o sistema irá gerar as
informações;
• Prover recurso que venham a colaborar com a gestão de TI;
Ainda Jiang; Klein e Discenza (2002 apud Löbler ; Moraes, 2004). a forma de
avaliar um sistema de informação que mais tem dado resultados é a avaliação de
seu usuário final. Inclusive sendo a mais utilizada na literatura ligada a sistemas de
informação.
Segundo Oliveira (1999), não é uma tarefa fácil elencar o conjunto de itens
que os executivos das empresas devem considerar quando do controle e da
avaliação do SIG, principalmente quando se trata de sua implantação. Entretanto,
torna-se interessante ressaltar alguns itens a fim de uma análise mais efetiva. São
eles:
• Quando o sistema será concluído e entregue aos usuários?
• Qual será o custo de sua implantação?
• Quais as principais funções que deverão ser desempenhadas pelo
SIG?
• Qual a capacidade do sistema em se tratando de ferramenta no auxilio
à resolução de problemas?
29
• Qual a diminuição de despesas e maximização de resultados que o
sistema proporcionará?
Segundo Butzke (2004), a avaliação de um sistema de informações
gerenciais é uma tarefa indispensável para verificar a adequação deste às
necessidades da organização, avaliando também sua contribuição para que possa
ser atingida a missão da organização. Sem uma forma adequada, tornar-se-á
complicado mensurar o investimento aplicado em tecnologia da informação, não
podendo-se observar se os resultados obtidos através da implantação de um
sistema de informação, foram alcançados e se este contribuiu para a obtenção de
resultados da empresa.
Laudon e Laudon (1990) afirmam que os critérios de maior relevância para
avaliação de um sistema de informação são os seguintes:
• Grandes níveis de utilização do sistema pelos usuários;
• Satisfação do usuário no que diz respeito à adequação da
funcionalidade do sistema;
• Atitudes que favoreçam tanto a usuários quanto à equipe de TI;
• Capacidade de ser uma ferramenta útil no alcance dos objetivos da
empresa, ou seja, em que nível o sistema é capaz de cumprir com
suas obrigações, para as quais foi projetado;
• Retorno financeiro de seu investimento, diminuição de custos e
aumento de lucratividade.
Butzke (2004), coloca que o método mais utilizado para medir a satisfação do
usuário em relação a um sistema de informação é o desenvolvido por Doll e
Torkzadeh em 1988, que tem por preocupação maior a medição da satisfação do
usuário final do sistema de informação, baseado em fatores que são:
• Conteúdo do Sistema
• Acurácia
• Formato
• Facilidade de uso (interface)
• Pontualidade
Segundo Massada (2000 apud BUTZKE 2004), esse instrumento traz
vantagens comparando-se com instrumentos semelhantes, tais como:
30
• A identificação da natureza multidimensional do impacto da tecnologia
da informação em nível individual de usuário final;
• Trata-se de um instrumento fácil de ser aplicado, próprio para
pesquisas de cunho acadêmico e avaliações de sistemas comerciais;
• Tem sua utilização inserida a uma gama de aplicações e contextos.
Segundo Rehbein (2002), um sistema pode ser avaliado em duas principais
perspectivas: a) sua qualidade técnica b) seu ajuste ao contexto organizacional.
Ainda segundo Rehbein (2002), a avaliação de um sistema de informação é
fundamental para caracterizar seu sucesso e garantir a continuação de sua
utilização, sendo assim, a avaliação de sistemas de informação é algo cada vez
mais importante, na medida em que as organizações adotam posicionamentos cada
vez mais voltados à qualidade na prestação de seus serviços. Mesmo com sistemas
de informações de altíssimo nível e qualidade técnica, ainda é grande o número de
projetos que acabam por não atingir um grau de satisfação considerável junto a seus
usuários finais, gerando frustrações e prejuízos às organizações que os adotam.
Daí a importância de medir-se e avaliar-se os sistemas de informações
gerenciais nas organizações, bem como o nível de satisfação de seus usuários.
31
5 MÉTODO DA PESQUISA
Abordar-se-á a neste capítulo, a realização das pesquisa feita como
instrumento de aquisição de informações e avaliação de dados referente ao
propósito desta dissertação.
5.1 MÉTODO PARA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA CAGE
Para o atingimento do propósito desta dissertação, o estudo fez-se em duas
partes: A primeira trata da investigação bibliográfica sobre os aspectos ligados à
controladoria, o papel do controller nas organizações, bem como sobre os sistema
de informações e sua inter-relação com a controladoria, e seu papel como
ferramenta junto aos controllers.
Esta investigação bibliográfica fez-se através de pesquisa junto a bibliografias
que tratam da conceituação do que é controladoria, de como os sistemas de
informação ajudam nesta área e também, fez-se uma pesquisa utilizando artigos e
reportagens ligados à implantação e avaliação de sistemas de informação.
Outro aspecto também foi uma entrevista com o Sr. Edemar Castamann
(Agente Fiscal do Tesouro do Estado), onde foi possível ter uma idéia de como foi a
implantação do sistema, que ocorrreu na década de 70, as dificuldades, ampliações
e evoluções do sistema em questão.
Os bons ou maus resultados extraídos através da implantação de um sistema
de informação podem ser medidos através da informação obtida do impacto no nível
de satisfação em seu usuário final. Para medir-se o nível de satisfação do usuário do
FPE, será utilizado um instrumento desenvolvido por Torkzadeh e Doll (1999),
composto por quatro constructos, apresentados no quadro abaixo
32
Quadro 02 – Constructos segundo Torkzadeh e Doll
DIMENSÕES DEFINIÇÃO DO CONSTRUCTO
Produtividade
Em que medida a utilização do sistema
interfere na produção do usuário em
determinada unidade de tempo.
Inovação
Em que medida a utilização do sistema
ajuda a criar ou tentar expressar novas
idéias em seu trabalho.
Satisfação do usuário
Em que medida a utilização do sistema
ajuda na criação de valor para os clientes
internos e externos à organização.
Controle Gerencial
Em que medida a utilização do sistema
ajuda a regular processos e
desempenho.
Fonte: Adaptado de BUTZKE, 2004 que fez uso das idéias de TORKZADEH; DOLL, 1999.
Foram distribuídos 50 questionários junto aos colaboradores da
CONTADORIA GERAL DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL – CAGE,
localizada no município de Porto Alegre – RS. Destes 50 questionários, retornaram
45 respondidos, sendo estes distribuídos baseados nos quatro constructos, através
de 12 itens (questões fechadas).
A avaliação deste sistema foi feita com a constatação do atingimento dos
fatores chave de sucesso da CAGE, que são: Automatizar processos, maior
agilidade, menor número de erros e uma maior produção (ver capítulo 6). Para isto,
tomou-se como base a metodologia aplicada por Rockart (1979).
Entende-se por fator chave de sucesso aquilo que ocorre junto aos negócios
para que os mesmos atinjam sucesso em sua área de atuação. São eventos,
processos, ações ligadas ao funcionamento de cada organização, sendo assim,.
Importantes para o seu funcionamento.
33
Cada organização tem sua realidade e sua cultura, sendo assim, cada uma
delas possui fatores chave de sucesso próprios, bem como seus executivos, que
dentro de áreas diferenciadas, possuem visões diferentes em relação a este fatores.
Rockart (1979) tentou elencar estes fatores chave de sucesso através de
pesquisas com os principais executivos ligados a área de sistemas de informações
das mais variadas organizações, buscando analisar as semelhanças existentes nas
opiniões que estes executivos esboçaram através destas pesquisas assim como nas
identificações que estes fizeram em relação ao que, em seus pontos de vista, eram
fatores chave de sucesso.
Os fatores chave de sucesso que estão sendo analisados neste trabalho,
serão os ligados ao FPE, sistema utilizado pela CAGE, voltado a satisfação de seus
usuários em sua utilização. Para isso, foi enviada a pesquisa para 50 participantes,
por e-mail e os mesmos, responderam a mesma e enviaram por e-mail também.
A avaliação do cumprimento dos fatores chave de sucesso da CAGE baseou-
se na resposta dos usuários em relação à utilização do sistema e como este,
auxiliando no processo e desenvolvimento dos principais eventos e processos
ligados a CAGE, verificando se este sistema é válido como ferramenta útil para os
colaboradores do órgão.
Os fatores chave de sucesso, o histórico de implantação e evolução do
sistema, estão esboçados no capítulo 6 deste trabalho.
34
Figura 01 – Estrutura da CAGE
Fonte: Rio Grande do Sul. Secretaria da Fazenda, RS. Sefaz, 2005
6 O SISTEMA FPE
A Contadoria e Auditoria Geral do Estado – CAGE é o órgão do governo
estadual, ligado a Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul
encarregado do controle interno do governo estadual (auditoria e contabilidade da
Administração Pública Estadual). Orienta o administrador público quanto à utilização
dos recursos públicos
6.1
6.2
6.3
7
7,2
7,2
35
A CAGE está distribuída em 6 divisões, como tarefas específicas para
um melhor atendimento quanto às necessidades dos contribuintes, que são:
(fonte: RS. Sefaz, 2005)
6.1 DIVISÃO DE CONTROLE DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA - DCAD
·Contabilidade e auditoria da administração direta.
·Controle da execução orçamentária.
·Cadastro de credores do Estado.
·Assuntos relacionados com as seccionais da CAGE.
·Empenhos, liquidações, credores e garantias contratuais (Seccional junta a
SEFA).
6.2 DIVISÃO DO CONTROLE DA RECEITA E DE CUSTOS – DCRC
·Implementações de ações ligadas ao controle e auditoria das receitas do
Estado.
·Desenvolvimento, implementação e gerenciamento do Sistema de
Contabilidade de Custos da Administração Pública Estadual.
·Gerenciamento o Sistema da Capacidade de Avaliação Financeira - SISCAF e
emissão do certificado de Capacidade Financeira Relativa de Licitantes.
6.3 DIVISÃO DE ESTUDOS E DE ORIENTAÇÃO – DEO
·Desenvolvimento de estudos, orientação e emissão de normas sobre
assuntos relacionados à matéria contábil, financeira, orçamentária, patrimonial,
administrativa e, sobre controle interno do Estado.
·Emissão de parecer sobre matéria atinente à área de controle interno.
·Gerenciamento do Cadastro Informativo das pendências perante órgãos e
entidades da Administração Pública Estadual - CADIN/RS.
·Gerenciamento do Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar
com a Administração Pública Estadual.
·Gerenciamento do Sistema de Informações da CAGE
·Promoção de cursos e desenvolvimento de ações voltadas ao
desenvolvimento da gestão pública.
36
7 DIVISÃO DE GERENCIAMENTO DE SISTEMAS - DGS
Abaixo, será apresentado um breve histórico sobre a Divisão de
Gerenciamento de Sistemas - DGS, apresentando as principais atividades do setor.
7.1 OBJETIVOS
·Gerenciamento do Sistema de Administração Financeira do Estado - AFE.
·Gerenciamento dos Módulos do Sistema Finanças Públicas do Estado - FPE
relativos ao Controle Interno do Estado.
·Assessoramento e treinamento dos usuários dos sistemas informatizados
utilizados pela administração pública do Estado, pertinentes à contabilidade e
execução orçamentária.
·Administração dos recursos de informática no âmbito da CAGE.
7.2 DIVISÃO DE INFORMAÇÕES LEGAIS E GERENCIAIS – DILEG
·Análise e interpretação dos elementos integrantes do Balanço Geral do
Estado, assim como, avaliação dos balanços das empresas estaduais;
·Elaboração de relatórios e demonstrativos financeiros referentes à
Administração Pública Estadual, exigidos em norma legal e/ou requisitados por
autoridade superior;
·Acompanhamento da análise e da execução orçamentária do setor
governamental, com vistas ao fornecimento de informações de natureza
gerencial e para fins estatísticos;
·Manutenção atualizada do plano de contas, bem como os ementários de
receita e de despesa, aplicáveis às entidades que compõem o setor
governamental;
·Estabelecimento de normas acerca de escrituração contábil no âmbito da
Administração Pública Estadual; e,
·Efetuar a vinculação dos recursos públicos, na forma da lei.
37
8 DIVISÃO DE AUDITORIA – DAUD
Abaixo, far-se-á um breve resumo sobre a Divisão de Auditoria – DAUD,
apontando seus objetivos e principais atividades desempenhadas, bem como sua
estrutura.
8.1 OBJETIVOS
·Realização de auditoria contábil, financeira, orçamentária, operacional e
patrimonial nas Autarquias, Fundações e Sociedades de Economia Mista
(Administração Indireta).
·Orientação e emissão de informações à Administração Indireta.
·Acompanhamento dos registros contábeis das Autarquias e Fundações.
Além destes, existe um órgão responsável pela área de informática da
Secretaria da Fazenda (compra e distribuição de equipamentos, suporte técnico,
sistemas, parceria com a PROCERGS, que serve também a CAGE, chama-se
Supervisão de Sistemas de Informação - SSI , sua estrutura é a seguinte:
Este órgão é distribuído em duas divisões, que são:
Figura 2: Estrutura do Departamento de Informática – CAGE
Fonte: Rio Grande do Sul. Secretaria da Fazenda, RS. Sefaz, 2005
38
9 DIVISÃO DE SISTEMAS E TECNOLOGIA - DST:
Neste capítulo, será abordada a Divisão de Sistemas e Tecnologia da CAGE,
e específico, falar-se-á sobre o sistema FPE.
9.1 OBJETIVOS
Tratar dos assuntos relacionados com o desenvolvimento de sistemas
(Possuem como função a criação e adaptação dos sistemas a serem
utilizados de acordo com as necessidades da SEFA, bem como a criação de
páginas na Internet, com a colaboração da PROCERGS.
9.2 DIVISÃO DE REDES E SUPORTE - DRS:
Tem por fim dar todo o suporte referente à informática aos usuários da SEFA,
assistência técnica, manutenção, e criação de novas estruturas de instalações de
rede para informatização de toda a Secretaria
9.3 O SISTEMA DE INFORMAÇÃO UTILIZADO NA CAGE - FPE
O FPE é um sistema de gestão integrado que tem como objetivo
proporcionar ao Estado do Rio Grande do Sul o gerenciamento e controle da
execução orçamentária, financeira e patrimonial do Estado, procurando alcançar o
incremento em termos de eficiência, eficácia, economicidade e efetividade,
permitindo maior transparência na gestão dos recursos públicos.
O sistema atende os poderes: Executivo, Legislativo, Judiciário e o
Ministério.Público, sendo administrado pela Contadoria e Auditoria-Geral do Estado -
CAGE e Departamento da Despesa Pública Estadual - DDPE, órgãos da Secretaria
da Fazenda do RS, com apoio tecnológico da Companhia de Processamento do
Estado do Rio Grande do Sul.
39
O FPE é composto basicamente pelos seguintes módulos:
o Programação Orçamentária;
o Execução da Receita;
o Execução da Despesa;
o Contabilidade;
o Contabilidade de Custos;
o Contas a Pagar;
o Movimentação Financeira;
o Caixa Único;
o Cadastro Informativo de Pendências – CADIN;
o Cadastro Informativo de Impedidos de Licitar – CFIL;
o Convênios;
o Contratos;
o Administração de Materiais ;
o Data Warehouse.
9.3.1 Características Tecnológicas do Sistema FPE
O FPE é considerado um Government Resource Planning - GRP, isto é, um
sistema modular de gestão integrada governamental. Possui acesso via Intranet e
sua arquitetura é composta de três camadas independentes. Possui interface gráfica
com o usuário, regras de negócio e banco de dados relacional.
Além disso, o FPE permite extração de dados para serem utilizados e
importados em outros aplicativos, tais como o pacote do Office, etc. Trata-se de uma
ferramenta moderna por utilizar a tecnologia de banco de dados relacional e ao
mesmo tempo é flexível na obtenção e fornecimento de informações. Possui
Interface Web, linguagem ASP (Microsoft Active Server Pages), Javascript e HTML.
Possui ainda componentes COM+ (versão 5.0), codificados em VB6 (Microsoft
Visual Basic 6), e seu banco de dados é o MS-SQL-Server 2000 (versão 8.0).
40
O FPE foi implantado sobre Windows 2000 nas versões Data Center e
Advanced Server, estando em migração para Windows 2003 nas versões Enterprise
e Server.
9.4 IMPLEMENTAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA CAGE
Até o início da década de 70, com a criação da então PROCERGS - Cia. de
Processamentos de Dados do Rio Grande do Sul, a Secretaria da Fazenda, bem
como a Contadoria Geral do Estado CAGE não possuíam nenhum tipo de sistema
de informação. Os primeiros esboços da utilização do que parecia ser um sistema de
informação era regido por processos tais como os de digitação de planilhas que
eram enviados em lotes para a PROCERGS onde então eram digitados para
alimentar um sistema, Dentro de um ambiente monousuários, esta alimentação de
dados não era em tempo real, ou seja, o atraso em muitos registros e informações
era algo constante na época.
A primeira versão de um sistema de informação utilizado pela CAGE foi o
AFE I, que foi utilizado durante a década de 70 e 80. Para a criação deste sistema,
foi montada uma equipe técnica de analistas de sistemas e especialistas na área
contábil dentro da própria Secretaria da Fazenda, onde eram mapeados os
principais processos do órgão que então eram estudados pelos analistas de
sistemas e repassados aos programadores.
Para tanto, foi necessária a ajuda de técnicos da Secretaria da Fazenda de
São Paulo, a fim de auxiliarem na criação deste sistema de informação. Este sistema
veio substituir os chamados sistemas monousuários por um único sistema on-line,
que pudesse armazenar todas as informações e gerar relatórios úteis e de fácil
compreensão.
Houve então o que se pode chamar de uma quebra de paradigmas dentro do
órgão, já que a idéia era tentar colocar uma série de processos complexos, que são
os ligados a contabilidade e envolvem uma série de fechamentos e conferências,
dentro de um sistema. Além disto, as informações deveriam ser consistentes,
precisas dentro de um contexto global.
Uma das maiores dificuldades encontradas dentro da CAGE, foi a criação, por
parte dos colaboradores, de processos paralelos de trabalho. O que aconteceu, é
que após o sistema ser implementado, os usuários ainda utilizavam as planilhas
41
manuais como principal ferramenta de trabalho, isso fazia com que o sistema não
fosse alimentado na mesma freqüência, o que gerava uma certa inutilidade do
mesmo. O que foi feito para sanar este problema, foi a retirada das máquinas
manuais dos setores e a colocação apenas de terminais com o sistema instalado, a
fim de “forçar” os colaboradores a utilizarem o sistema de forma plena.
Com o uso pleno do sistema, através do aprendizado de como era seu
funcionamento, criou-se uma cultura de automatização de processos, onde foi
possível então, fazer um novo mapeamento dos mesmos a fim de melhorar e
ampliar a capacidade do sistema. Pode-se dizer que a partir deste momento, o AFE I
foi consolidado na Secretaria da Fazenda.
Uma vez implementado, alguns ajustes foram necessários, o primeiro deles,
seria o de criar uma interface que fosse amigável para com o colaborador, ou seja,
de fácil utilização. O segundo, seria o de dar credibilidade ao sistema, através de
consistências que averiguassem os dados nele contidos e processados, e assim
surge então o AFE II.
Após um profundo mapeamento de eventos e processos, além de uma
identificação dos fatores chave de sucesso da CAGE, procurou-se criar uma base
para o sistema que tivesse critérios de validação instituídos pela própria CAGE, já
que a complexidade de processos era muito grande. Houve então uma
customização do sistema, através de um estudo melhorado, dentro do que se podia
fazer através do sistema de informação.
Os principais fatores chave de sucesso compreendidos pela CAGE, são
os seguintes:
• Automatizar processos – Fazer com que todos os processos manuais
sejam plenamente substituídos, com eficiência, por processos
automatizados, de fácil acesso.
• Maior produção – Como o número de servidores público tem
diminuído, em função da não ocorrência de concursos e contratações,
um número menor de pessoas deve gerar um número maior de
resultados. Para tanto, o Sistema de Informação deve servir como
ferramenta para o atingimento desta meta.
42
• Maior agilidade – Um número maior de informações a qual devem ser
acessados de forma fácil, rápida e que devem ter precisão em seu
conteúdo.
• Menor número de erros – Através de um banco de dados consistente,
obter-se informações precisas com alto grau de confiabilidade. Através
destes fatores chave de sucesso, a CAGE procura obter um número
cada vez maior de informações, com o máximo de precisão e agilidade.
43
10 AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO FPE DA
CONTADORIA GERAL DO ESTADO
Neste capítulo, far-se-á uma analise dos resultados da pesquisa feita sobre o
Sistema FPE junto a seus usuários, quanto a satisfação em sua utilização.
10.1 ETAPAS DA PESQUISA
A pesquisa de satisfação dos usuários do FPE foi realizada a partir de duas
etapas. A primeira delas foi efetuada através de uma entrevista realizada com o
superintendente da divisão de Tecnologia da Informação da CAGE, Senhor Edemar
Castaman (Agente Fiscal do Tesouro do Estado), onde foram investigados os
processos para a implantação do sistema, bem como sua implantação e evolução
dentro da organização na qual se insere - CAGE – onde pode-se averiguar também
os fatores chave de sucesso da organização, analisando-se a ferramenta como fator
de contribuição para o atingimento dos mesmos.
A segunda etapa constituiu-se na utilização de um instrumento de pesquisa já
utilizado por Torkzadeh e Doll (1999), no qual foram avaliados pontos tais como o
impacto da utilização do sistema FPE na CAGE, assim como a relação aos fatores
chave de sucesso do órgão em questão, a partir de sua utilização.
Com o intuito de medir-se a satisfação dos usuários do sistema de informação
FPE, foi feito uso do instrumento desenvolvido por Torkzadeh e Doll (1999), tendo-se
como base os resultados obtidos através da aplicação de um questionário (Vide
Apêndice) que foi aplicado em cinqüenta colaboradores da Contadoria e Auditoria
Geral do Estado. Tal instrumento foi embasado por quatro constructos:
Produtividade, inovação, satisfação, inovação e controle gerencial.
Os quatro constructos se subdividem em três itens, ligados às questões
aplicadas no questionário de satisfação dos usuários do FPE.
44
Quadro 3 – Subdivisão dos quatro contructos segundo Torkzadeh e Doll
Constructos Questões Definição do constructo
Produtividade
Variáveis: P1, P2, P3
7, 4, 8 Em que medida a utilização do sistema
interfere na produção do usuário em
determinada unidade de tempo
Inovação de idéias
Variáveis: I1, I2, I3
12, 9, 5 Em que medida a utilização do sistema
ajuda a criar ou tentar expressar novas
idéias em seu trabalho
Satisfação do Usuário
Variáveis: C1, C2, C3
2, 10, 11 Em que medida a utilização do sistema
ajuda na criação de valor para os clientes
internos e externos da organização
Controle Gerencial
Variáveis:M1, M2, M3
1, 6, 3 Em que medida a utilização do sistema
ajuda a regular processos e desempenhos
Fonte: TORKZADEH, G.; DOLL, W.J. The development of a toll for measuring the perceived impact of
information technology on work. Omega, v. 27,n. 3, p. 327-339, 1999.
Os itens do questionário foram organizados aleatoriamente, para que as
pessoas nas quais o mesmo foi aplicado não fossem induzidas ao resultado que
pretendia-se obter através dos constructos. As alternativas oferecidas para resposta,
contendo colocações sobre o impacto da utilização do sistema em suas atividades
profissionais, foram organizadas em escala Likert, de cinco pontos:
1 = Nada
2 = Um Pouco
3 = Moderadamente
4 = Muito
5 = Muitíssimo
O questionário (Vide Apêndice), foi encaminhado para 50 usuários,
colaboradores da Contadoria e Auditoria Geral do Estado – CAGE, através de e-mail
e respondidos e reenviados por e-mail também. Dos 50 questionários, retornaram
respondidos através de e-mail, 45.
10.1.1 Análise da Consistência do Instrumento de Pesquisa
A forma de avaliar a consistência interna do instrumento de pesquisa que teve
como base o valor obtido para o índice Alpha de Cronbach, compreende uma escala
45
que varia de 0 a 1. Os coeficientes Alpha de correlação demonstram a confiabilidade
da aplicação dos questionários em relação a cada constructo. Conforme George e
Mallery (apud Gliem;Gliem, 2003), o coeficiente Alpha de Cronbach classifica-se
conforme a seguinte condição:
Tabela 1 – Índices do Alpha de Cronbach
Índice Abordagem
0,9 <alfa 1
Excelente
0,8 < alfa 0,9
Bom
0,7 < alfa 0,8
Aceitável
06 < alfa 0,7
Questionável
0,5 < alfa 0,6
Pobre
0 < alfa 0,5
Inaceitável
Fonte: TORKZADEH, G.; DOLL, W.J. The development of a toll for measuring the perceived impact of
information technology on work. Omega, v. 27,n. 3, p. 327-339, 1999.
Logo, conforme Torkzadeh e Doll (1999) em seu estudo, considerou-se Alpha
acima de 0,70 como satisfatório para a análise de consistência do instrumento. Os
constructos apresentaram os sequintes resultados, tendo sua comparação de
resultado baseada nos resultados originais dos autores Torkzadeh e Doll.
Tabela 2: Comparação entre os Coeficientes Alpha de Cronbach de cada
constructo, para os estudos do sistema FPE e de Torkzadehe Doll
ALPHA DE CRONBACH
Constructos
Estudo do
Sistema FPE
Estudo Torkzadeh & Doll (1999)
Produtividade 0,927 0,93
Inovação de idéias 0,914 0,95
Satisfação do Usuário 0,911 0,96
Controle Gerencial 0,927 0,93
Instrumento (12 questões) 0,971
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
46
Os autores Torkzadeh; Doll (1999), quando fizeram utilização destes
instrumentos para medir a satisfação de diversos usuários, acabaram por encontrar
coeficientes de Alpha de Cronbach entre 0,93 e 0,96 para cada constructo.
10.1.2 Análise dos Resultados da Pesquisa
Tabela 3 - Resultado do Alpha de Cronbach
Alpha de Cronbach Nº de Itens
α = 0,971 12
Tabela 4 - Resultado por Variáveis dos Constructos
Questões Média Desvio Padrão
Esse sistema me ajuda no controle do
processo de trabalho?
3,8 1,0
Esse sistema melhora meu serviço? 3,6 1,1
Esse sistema ajuda o meu desempenho
(qualidade) no controle do processo de
trabalho?
3,7 1,0
Esse sistema melhora minha
produtividade?
3,6 1,1
Esse sistema me coloca diante de idéias
inovadoras para melhorar ou simplificar o
trabalho de meu setor?
3,6 1,2
Esse sistema melhora o controle do
processo do meu trabalho?
3,8 1,0
Esse sistema economiza meu tempo? 3,5 1,1
Esse sistema me possibilita executar mais
trabalho do que seria possível sem ele (não
existência de sistema)?
3,5 1,2
Esse sistema me permite sugerir novas
idéias para desenvolvimento dos trabalhos?
3,6 1,0
Esse sistema melhora a minha satisfação 3,5 1,1
47
continuação
na condição de usuário?
Esse sistema vai ao encontro das minhas
necessidades como usuário?
3,6 1,0
Esse sistema me ajuda a criar e por em
prática novas idéias para meu trabalho ou
para meu setor?
3,4 1,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
A seguir, seguirá a análise das questões com seus respectivos resultados:
Tabela 5 – Variável Produtividade das Tarefas
VARIÁVEIS DE CONSTRUCTO N MÉDIA DESVIO
PADRÃO
Produtividade das Tarefas 3,53
P1
Esse sistema economiza meu
tempo? 45 3,5 1,1
P2
Esse sistema melhora minha
produtividade? 45 3,6 1,1
P3
Esse sistema me possibilita
executar mais trabalho do que
seria possível sem ele (não
existência de sistema)?
45 3,5 1,2
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Tabela 6 – Variável Inovação de idéias
VARIÁVEL DE CONSTRUCTO N MÉDIA DESVIO
PADRÃO
Inovação de idéias 3,53
I1
Esse sistema me ajuda a criar e
por em prática novas idéias
para meu trabalho ou para meu
setor?
45 3,4 1,0
I2
Esse sistema me permite
sugerir novas idéias para
desenvolvimento dos trabalhos
45 3,6 1,0
I3
Esse sistema me coloca diante
de idéias inovadoras para
melhorar ou simplificar o
trabalho de meu setor?
45 3,6 1,2
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
/continua
48
Tabela 7 - Satisfação do Usuário
VARIÁVEL DE CONSTRUCTO N MÉDIA DESVIO
PADRÃO
Satisfação do Usuário 3,57
C1
Esse sistema melhora meu
serviço? 45 3,6 1,1
C2
Esse sistema melhora a minha
satisfação na condição de
usuário?
45 3,5 1,1
C3
Esse sistema vai ao encontro
das minhas necessidades como
usuário?
45 3,6 1,0
Tabela 8 – Controle Gerencial
VARIÁVEL DE CONSTRUCTO N MÉDIA DESVIO
PADRÃO
Controle Gerencial 3,77
M1
Esse sistema me ajuda no
controle do processo de
trabalho?
45 3,8 1,0
M2
Esse sistema melhora o
controle do processo do meu
trabalho?
45 3,8 1,0
M3
Esse sistema ajuda o meu
desempenho (qualidade) no
controle do processo de
trabalho?
45 3,7 1,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Tabela 9 – Média Geral das Questões
Média Geral 3,6
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
49
Figura 04: Médias dos 4 Constructos
Fonte: Rio Grande do Sul. Secretaria da Fazenda, RS. Sefaz, 2005
3,4
3,45
3,5
3,55
3,6
3,65
3,7
3,75
3,8
Produtividade
das Tarefas
Inovação de
idéias
Satisfação do
Usuário
Controle
Gerencial
Seqüência1
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
3,7
3,8
3,9
1
P1 P2 P3 I1 I2 I3 C1 C2 C3 M1 M2 M3
Figura 03: Média dos 12 itens do questionário
Fonte: Rio Grande do Sul. Secretaria da Fazenda, RS. Sefaz, 2005
50
Tabela 10 – Questão 01
Questão Opção Fr %
Nada 1 2,2
um pouco 4 8,9
moderadamente 11 24,4
muito 18 40,0
muitíssimo 11 24,4
Esse sistema me ajuda no
controle do processo de
trabalho?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão número 01, onde perguntou-se como o sistema ajuda seus
usuários no controle do processo de trabalho, 40% respondeu que ajuda muito,
enquanto que apenas 2,2% respondeu que não. Na grande maioria das respostas,
obteve-se um resultado positivo com relação à utilização dos sistema no que diz
respeito ao FPE ser uma ferramenta que auxilie de forma efetiva o controle dos
processos de trabalho
Tabela 11 – Questão 02
Questão Opção Fr %
nada 01 2,2
um pouco 06 13,3
moderadamente 13 28,9
muito 15 33,3
muitíssimo 10 22,2
Esse sistema melhora
meu serviço?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão 02, tivemos um índice de 33% correspondente a melhoria que o
serviço tem com a utilização do sistema FPE. É válido lembrar que alguns dos
colaboradores, ao responderem as pesquisas, colocaram certa insatisfação neste
quesito, alegando que a falta de integração de alguns de seus módulos acaba por
ocasionar uma dificuldade e até mesmo certo retrabalho. Este fator auxiliou talvez no
fato de que como ferramenta de melhoria no processo de trabalho, o FPE não
alcançar um resultado tão satisfatório.
51
Tabela 12 – Questão 03
Questão Opção Fr %
nada 2 4,4
um pouco 2 4,4
moderadamente 14 31,1
muito 18 40,0
muitíssimo 9 20,0
Esse sistema ajuda o meu
desempenho (qualidade)
no controle do processo
de trabalho?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão número 03, perguntou-se quanto à melhoria do desempenho dos
processos de trabalho com a utilização do sistema. 40% respondeu que o FPE ajuda
muito, enquanto que apenas 4,4% respondeu que não ajuda em nada. Cabe
salientar que vários setores foram entrevistados, ou seja, receberam os e-mails com
as pesquisas. Setores tais como biblioteca, onde o índice de utilização do FPE é
baixo, também participaram desta amostragem, o que justifica este índice de 4,4%.
Tabela 13 – Questão 04
Questão Opção Fr %
nada 4 8,9
um pouco 2 4,4
moderadamente 13 28,9
muito 17 37,8
muitíssimo 9 20,0
Esse sistema melhora
minha produtividade?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão número 04, avaliou-se a questão da melhora de produtividade no
ambiente de trabalho com a utilização do sistema FPE. 37,8% dos entrevistados,
bem como 20% dos mesmos, responderam que o FPE melhora muito e muitíssimo
respectivamente a produtividade, mostrando a eficácia e satisfação de seus usuários
neste quesito.
52
Tabela 14 – Questão 05
Questão Opção Fr %
nada 4 8,9
um pouco 4 8,9
moderadamente 9 20,0
muito 19 42,2
muitíssimo 9 20,0
Esse sistema me coloca
diante de idéias inovadoras
para melhorar ou
simplificar o trabalho de
meu setor?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão de número 05, houve o questionamento sobre o sistema ser uma
forma de colocar seus usuários diante de formas inovadoras de gerenciar seus
processos, customizando e agilizando seus setores através destes processos, 28
dos 45 entrevistados responderam que ele consegue gerar estas impressões muito
ou muitíssimo, o que torna a ferramenta funcional neste aspecto.
Tabela 15 – Questão 06
Questão Opção Fr %
nada 1 2,2
um pouco 2 4,4
moderadamente 14 31,1
muito 17 37,8
muitíssimo 11 24,4
Esse sistema melhora o
controle do processo do
meu trabalho?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão 06, os usuários do sistema FPE foram questionados quanto à
melhoria dos processos com a utilização do sistema. Chegou-se a um índice de
62,2% com a soma dos entrevistados que responderam que o sistema auxilia muito
ou muitíssimo neste aspecto, o que comprova sua eficácia neste quesito.
53
Tabela 16 – Questão 07
Questão Opção Fr %
nada 4 8,9
um pouco 2 4,4
moderadamente 12 26,7
muito 20 44,4
muitíssimo 7 15,6
Esse sistema economiza
meu tempo?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão 07, que fala quanto à economia de tempo, 44,4% responderam
que economiza-se muito tempo com a utilização do sistema, enquanto que 15,6%
afirmam que economiza-se muitíssimo tempo com a utilização do FPE.
Tabela 17 – Questão 08
Questão Opção Fr %
nada 5 11,1
um pouco 3 6,7
moderadamente 11 24,4
muito 16 35,6
muitíssimo 10 22,2
Esse sistema me
possibilita executar mais
trabalho do que seria
possível sem ele (não
existência de sistema)?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão 08, levantou-se o quesito aumento na execução e conclusão de
mais tarefas com a utilização do FPE, 35,6% dos 45 entrevistados responderam que
o sistema auxilia muito enquanto que 22,2% responderam que auxilia muitíssimo.
11% responderam que não auxilia em nada, mas isto deve-se ao fato de alguns
setores, como antes havia sido citado, não utilizarem o sistema de forma tão efetiva,
por terem processos de trabalho diferenciados, tais como a biblioteca, por exemplo.
54
Tabela 18 – Questão 09
Questão
Opção
Fr %
nada 2 4,4
um pouco 1 2,2
moderadamente 18 40,0
muito 15 33,3
muitíssimo 9 20,0
Esse sistema me permite
sugerir novas idéias para
desenvolvimento dos
trabalhos?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Já na questão 09, onde se levou em conta que se avaliou o sistema como
fonte geradora de novas idéias no desenvolvimento do trabalho, constatou-se que a
mesma age de forma moderada, concentrando 40% das respostas na opção
“moderadamente” do questionário.
Tabela 19 – Questão 10
Questão Opção Fr %
nada 2 4,4
um pouco 6 13,3
moderadamente 12 26,7
muito 16 35,6
muitíssimo 9 20,0
Esse sistema melhora a
minha satisfação na
condição de usuário?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão 10, quando à satisfação do usuário, 35,6% consideram-se muito
satisfeitos enquanto que 20% consideram-se muitíssimo satisfeitos com o sistema
FPE dentro da Contadoria Geral do Estado.
55
Tabela 20 – Questão 11
Questão Opção Fr %
nada 1 2,2
um pouco 6 13,3
moderadamente 12 26,7
muito 19 42,2
muitíssimo 7 15,6
Esse sistema vai ao
encontro das minhas
necessidades como
usuário?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Na questão 11, quanto ao sistema conseguir sanar as necessidades de seus
usuários, 42,2% dos entrevistados disseram que se sentem muito satisfeitos,
enquanto que somente 2,2% dos entrevistados disseram que consideram-se nada
satisfeitos com o sistema FPE neste quesito.
Tabela 21 – Questão 12
Questão Opção Fr %
nada 3 6,7
um pouco 3 6,7
moderadamente 15 33,3
muito 19 42,2
muitíssimo 5 11,1
Esse sistema me
ajuda a criar e por em
prática novas idéias para
meu trabalho ou para meu
setor?
Total 45 100,0
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Quanto à criação de idéias novas, avaliada na questão 12, somando-se as
opções muito e muitíssimo, conseguiu-se um índice de 53,3% de aprovação, o que
mostra a ferramenta como uma geradora de inovações para seus usuários.
10.2 ANÁLISE DO SISTEMA FPE
Através das pesquisas enviadas para os colaboradores da CAGE –
Contadoria e Auditoria Geral do Estado – baseado no método de Torkzadeh; Doll
(1999), obteve-se resultados bastante satisfatórios quanto à utilização do Sistema
FPE. Uma vez feita a tabulação das questões, obteve-se um resultado do Alpha de
Cronbach de 0,971, considerado excelente, já que pela ótica dos autores
56
anteriormente citados, o Alpha entre 0,9 e 1 é considerado excelente como índice
de desempenho de um sistema de Informação.
Outro ponto positivo observado a partir da pesquisa é o fato de o sistema, em
10 das 12 questões, obter um índice de satisfação alto ou altíssimo, o que denota
uma satisfação plena dos usuários quanto à utilização do FPE.
Quanto aos fatores chave de sucesso da CAGE, anteriormente avaliados e
observados através de entrevista com o Sr. Edemar Castamann (Agente Fiscal do
Tesouro do Estado), pode-se chegar as seguintes conclusões, observando-se o
período anterior e posterior à implantação do sistema:
Quadro 04 – Análise do Sistema FPE – Quesito Automatização de Processos.
Automatização processos
Antes da Implantação Depois da Implantação
Não existia nenhum tipo de
automatização, todos os dados eram
planilhados e subdivididos em vários
subsistemas monousuários, o que
gerava duplicidade de informações, por
haverem várias bases de dados
diferentes, além de um retrabalho por
parte do lançamento destas. Outro fator
que preponderava era o tempo para
execução de processos, bem como suas
consultas, que eram lentas e dependiam
de várias subconsultas, realizadas por
vários colaboradores.
Existe uma base de dados única,
alimentada por todos os setores da
organização, criando assim, um sistema
de consultas único, capaz de fornecer as
informações de forma precisa e
ordenada, sem que haja a necessidade
de várias pessoas lançarem ou
fornecerem a mesma informação. O
retrabalho extinguiu-se, pois todos os
dados são lançados diretamente no
sistema, fazendo com que as planilhas
fossem abandonadas, já que o sistema
dá suporte a seus colaboradores para
que estes possam lançar uma vez só
cada informação, em uma base de dados
única.
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
57
Quadro 5 – Análise do Sistema FPE, quesito Agilização de atividades.
Agilização de atividades
Antes da Implantação Depois da Implantação
Existia dificuldade e morosidade no
acesso às informações, impossibilidade
de previsão de tempo quanto à execução
de processos bem como dificuldade ao
acesso à bases de dados
Rapidez na execução de tarefas, já que o
retrabalho foi extinto, com a utilização de
uma base de dados única e um
gerenciador de banco de dados com boa
performance. Outro fator que contribui
com a maior agilidade é o fato de os
usuários do FPE terem acesso via
Intranet, a todas as informações
pertinentes ao seu setor, o que acaba
com problemas tais como distância, em
relação a consultas, que antes só podiam
ser feitas localmente.
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Quadro 6 - Análise do Sistema FPE, quesito Maior produção
Maior produção
Antes da Implantação Depois da Implantação
Havia um excesso de retrabalho, o que
ocasionava que um número maior de
pessoas acabava por executar duas
vezes a mesma tarefa ou seja,
planilhavam-se dados e depois estes
mesmos dados eram relançados em um
sistema monousuário
Fim do retrabalho, ou seja, menos
pessoas são necessárias para executar o
mesmo processo de trabalho. Através de
uma base de dados única, é possível que
mais informações sejam lançadas de
forma segura e precisa, sem que haja
uma conferência maior, já que o sistema
dá este suporte de fechamento e
consistência das informações
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
58
Quadro 7 - Análise do Sistema FPE, quesito Menor número de erros.
Menor número de erros
Antes da Implantação Depois da Implantação
Não havia nenhum sistema de
fechamento ou verificação da
consistência das informações. Isto fazia
com que informações fossem lançadas
duas ou mais vezes de forma errada,
sem que fosse possível se ter certeza do
que estava sendo lançado.
Com um sistema seguro e integrado, foi
possível criar-se rotinas de consistência
capazes de analisar e processar
informações, conferindo-se assim os
dados ali lançados a ponto de gerar
relatórios precisos voltados às
necessidades do órgão em questão.
Diminui-se o número de erros, já que os
dados são lançados uma só vez em uma
única base de dados, através de um
sistema que confere e faz fechamento
das informações ao fim de cada
lançamento.
Fonte: Pesquisa de satisfação dos Usuários do Sistema FPE
Através destes estudos, pode-se verificar o sucesso do FPE como um
sistema de informação capaz de gerar as informações e relatórios de forma precisa,
o que torna o FPE uma ferramenta capaz de auxiliar e melhorar os fatores chave de
sucesso da CAGE.
59
11 CONCLUSÃO
A pesquisa feita neste trabalho teve como objetivo avaliar o Sistema de
Informação FPE utilizado pela Contadoria e Auditoria Geral do Estado – CAGE –
órgão ligado à Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul. A avaliação
do sistema foi feita em duas etapas: A primeira, através de entrevista realizada com
o superintendente da divisão de Tecnologia da Informação da CAGE, Sr. Edemar
Castamann (Agente Fiscal de Finanças do Estado), momento em que foi averiguado
o histórico de implementação e evolução do sistema FPE. Em um segundo
momento, foi utilizado um instrumento de pesquisa já utilizado por Torkzadeh e Doll
(1999). Neste instrumento, foram avaliados fatores tais como o impacto e a
contribuição do sistema FPE em relação aos fatores chave de sucesso da CAGE, a
partir de sua plena utilização.
A avaliação do sistema FPE foi feita através de análise dos fatores chave de
sucesso da CAGE, bem como da realização de seus processos, avaliando-se a sua
realização antes e depois da implantação do sistema em todos os setores da
organização.
Tal análise foi feita através de um questionário com doze itens, sendo que
estes procuravam avaliar o índice de satisfação dos usuários do sistema FPE em
relação a sua utilização. A percepção dos usuários do sistema FPE foi medida
através de quatro constructos criados por Torkzadeh e Doll (1999), que são
Produtividade, Inovação de idéias, Satisfação do Usuário e Controle Gerencial
Através do objeto de pesquisa, obteve-se resultados satisfatórios em todos os
itens analisados, fazendo assim com que se pudesse demonstrar a eficácia do
sistema FPE como uma ferramenta útil na realização dos processos da CAGE, bem
como na agilização dos mesmos, proporcionando uma maximização de resultados.
Com a pesquisa, os usuários do sistema FPE responderam, por exemplo, quando
questionados em relação a melhoria dos processos com a utilização do mesmo,
estarem contentes com os resultados obtidos, somando 62,2% das respostas, entre
muito e muitíssimo satisfeitos com o sistema FPE.
60
Outro fator que chama a atenção, é o que aparece na questão “Esse sistema
me ajuda no controle do processo de trabalho?” obteve-se uma média de 3,8 (em
uma escala de (1 a 5) o que indica um elevado índice de aceitação por parte de
seus usuários.
Mais um quesito que chama a atenção quanto ao sistema e seu desempenho,
é quando pergunta-se se o sistema melhora o controle do processo do trabalho,
obteve-se uma média de 3,8 no grau de satisfação de seus usuários quanto a sua
utilização, o que demonstra já um outro fator preponderantemente positivo com
relação ao sistema FPE.
Aspectos tais como os impactos do sistema dentro da CAGE foram
analisados através de entrevistas informais com o Sr. Edemar Castamann (Agente
Fiscal de Finanças do Estado). Observou-se que o sistema foi construído e
implantado através de um mapeamento de processos identificados dentro da CAGE,
bem como entrevistas feitas internamente junto aos colaboradores do órgão, além
da avaliação de fatores chave de sucesso, que foram elencados em quatro
principais, que são: automatização de processos, maior produção, maior agilidade e
menor número de erros.
O sucesso do sistema de informação FPE foi medido através dos resultados
alcançados pelo nível de satisfação de seus usuários, ou seja, dos colaboradores da
CAGE. Pode-se observar um índice de aceitação bastante elevado, com médias
como de 3,57 (escala de 1 a 5) no quesito satisfação do usuário e de 3,77 no quesito
controle gerencial.
Esta boa aceitação enquanto sistema de informações, por parte dos usuários,
deve-se ao fato de que os colaboradores têm autonomia para poderem optar sobre
aspectos tais como melhorias dos módulos do FPE, integração sistema,
interatividade, etc.
O estudo feito por Tokzadeh e Doll (1999) mostra como índice ideal para a
produtividade de 0,93; o FPE, através da tabulação de dados, apresentou um índice
de 0,927 o que o torna plenamente satisfatório. Já no constructo inovação de idéias,
o estudo de Tokzadeh e Doll (1999) apresenta um índice de 0,95, enquanto que o
sistema FPE apresenta como índice 0,914, considerado um bom índice para o
quesito.
61
Quanto ao controle gerencial, obteve-se uma média de aceitação de 3,77, o
que mostra que o sistema, enquanto ferramenta gerencial, tem uma aceitação por
parte de seus usuários muito boa, mostrando sua eficácia.
É válido lembrar que setores tais como biblioteca, não tão ligados a área
administrativa ou a seus processos, também foram investigados, e mesmo com a
pouca utilização dos colaboradores destes setores em relação ao sistema, o índice
de aceitação do sistema foi alto, o que denota uma excelente aceitação por parte
dos usuários em relação ao FPE.
A CAGE – Contadoria e Auditoria Geral do Estado também está realizando
uma pesquisa de satisfação junto a seus usuários internos, com o intuito de efetuar
melhorias na implantação e prospecção do sistema em relação a sua utilização nos
mais variados setores do órgão em questão. Para a CAGE, o sucesso do sistema
FPE está baseado na satisfação de seus usuários em relação à ferramenta, no que
tange a solução de problemas e melhoria na qualidade de serviços e processos de
trabalho.
Como sugestão, a partir da investigação feita nesta dissertação, pode-se
observar a importância da melhoria do sistema e alguns itens, tais como a
flexibilidade do sistema FPE em permitir a sugestão de novas idéias para
desenvolvimento dos trabalhos, pode-se constatar, através da pesquisa, um
percentual de 40% das respostas a esta questão concentrado na opção
“moderadamente”. Este fator deve ser avaliado pelo órgão, a fim de observar quais
as melhorias seriam necessárias, ou quais os motivos que levam estes usuários a
ter esta percepção.
Assim, é possível entender, que os objetivos geral e específico estabelecidos
para a realização deste trabalho foram atingidos, apresentando assim o alto índice
de satisfação do sistema e sua qualidade enquanto ferramenta de tecnologia da
informação, em se tratando de servir a um órgão público estadual.
62
REFERÊNCIAS
ALBERTIN, Alberto Luiz; ALBERTIN, Rosa Maria de Moura (Org.). Tecnologia da
Informação: desafios da tecnologia de informação aplicada aos negócios. São
Paulo: Atlas, 2005.
BAUREN, Ilse Maria. O papel da controladoria no processo de gestão. In: SCHMIDT,
Paulo (Org.). Controladoria: agregando valor para a empresa. Porto Alegre:
Bookman, 2002.
BIO, Sérgio R. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas,
1985.
BUTZKE, Sidnei Altair. Avaliação do Sistema de Informaões Gerenciais
Orçamentárias do Banco do Brasil. Porto Alegre: UFRGS, 2004. Dissertação
(Mestrado em Economia) – Programa de Pós-Graduação em Economia,
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65
APÊNDICE - PESQUISA DE SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS DO
SISTEMA FPE
Prezados colaboradores da Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande
do Sul:
Meu nome Sandro Cezer Pereira, sou professor do Curso de Administração e
Matemática das Faculdades de Taquara e faço parte do Programa de Mestrado em
Controladoria da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Estou desenvolvendo
a Dissertação de conclusão do curso, sob orientação do Prof. Dr. Denis Borenstein,
e o tema escolhido é AVALIAÇÃO DO SISTEMA FPE UTILIZADO PELA
CONTADORIA E AUDITORIA GERAL DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL.
Com a finalidade de embasar essa avaliação do sistema, principalmente
quanto ao impacto no seu usuário, convido-o(a) a participar dessa pesquisa
científica respondendo às perguntas abaixo acerca do sistema de informação. Não é
necessária sua identificação, lembre-se que sua participação é fundamental para o
sucesso das conclusões sobre este estudo.
As perguntas são adaptações de instrumento desenvolvido pelos
pesquisadores Torkzadeh; Doll (1999) para avaliação do impacto dos sistemas de
informações sobre os usuários finais.
Instrução: Por favor, marque com um “X” a resposta que melhor se enquadra
no desempenho de seu trabalho, usando a seguinte escala:
nada = 1 Um pouco = 2 moderadamente = 3 muito = 4 muitíssimo = 5
1) Esse sistema me ajuda no controle do processo de trabalho?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
2) Esse sistema melhora meu serviço?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
3) Esse sistema ajuda o meu desempenho (qualidade) no controle do
processo de trabalho?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
66
4) Esse sistema melhora minha produtividade?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
5) Esse sistema me coloca diante de idéias inovadoras para melhorar ou
simplificar o trabalho de meu setor?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
6) Esse sistema melhora o controle do processo do meu trabalho?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
7) Esse sistema economiza meu tempo?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
8) Esse sistema me possibilita executar mais trabalho do que seria possível
sem ele (não existência de sistema)?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
9) Esse sistema me permite sugerir novas idéias para desenvolvimento dos
trabalhos?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
10) Esse sistema melhora a minha satisfação na condição de usuário?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
11) Esse sistema vai ao encontro das minhas necessidades como usuário?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
12) Esse sistema me ajuda a criar e por em prática novas idéias para meu
trabalho ou para meu setor?
nada ( 1 ) um pouco ( 2 ) moderadamente ( 3) muito ( 4) muitíssimo ( 5 )
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